La creazione di un'esperienza memorabile per l'evento non inizia con l'inizio dell'evento, ma nel modo in cuiprima il primo oratore sale sul palco. Un forte coinvolgimento prima dell'evento è uno dei modi migliori per creare un'atmosfera di entusiasmo, aumentare il tasso di affluenza e garantire che i partecipanti siano pronti a partecipare.

In questo blog esploreremo 12 idee creative di coinvolgimento pre-evento, classificate per difficoltà e complete di costi stimati, strumenti suggeriti e passaggi per aiutarvi a realizzarle.

Perché il coinvolgimento prima dell'evento è importante

Il coinvolgimento pre-evento è più di un semplice riscaldamento: è la base di un evento di successo. Prima che il vostro evento inizi ufficialmente, il pubblico si sta già formando delle impressioni, definendo le aspettative e decidendo quanto partecipare.

Ecco perché il coinvolgimento pre-evento dovrebbe essere una priorità assoluta inimpegno per l'evento strategia:

1. Aumenta la partecipazione ai prossimi eventi

Alcuni post strategici sui social media, video teaser o sondaggi pre-evento possono aumentare significativamente l'attesa e ridurre l'abbandono, soprattutto per i partecipanti agli eventi virtuali.

• Esempio: Invio di un promemoria del calendario tramite cellulareapp per eventi 48 ore prima dell'evento può aumentare la partecipazione fino al 25%.

2. Crea partecipanti meglio preparati e più coinvolti

Fornire contenuti prima dell'evento, come anteprime dei relatori, punti salienti dell'agenda e sondaggi interattivi, aiuta ad allineare le aspettative e a far entrare il pubblico nella giusta mentalità. Questo porta a un maggiore coinvolgimento dei partecipanti e a opportunità di networking più produttive durante l'evento.

• Suggerimento: Utilizzate l'app dell'evento per proporre contenuti curati in base agli interessi dei partecipanti raccolti attraverso i primi RSVP o i sondaggi.

3. Crea un legame emotivo con il tema dell'evento

Gli eventi più coinvolgenti creano un senso di appartenenza. Costruendo una narrazione o una missione prima dell'inizio dell'evento, si stabilisce uno scopo condiviso che aumenta il coinvolgimento del pubblico e l'investimento emotivo.

• Caso d'uso: Per una conferenza a tema sostenibilità, inviate settimanalmente consigli ecologici, contenuti dietro le quinte o consentite ai partecipanti di votare le iniziative ecologiche legate all'evento.

4. Generazione di un'eco sui social media e di un valore post-evento

Sfruttate i social media fin dall'inizio per iniziare le conversazioni utilizzando l'hashtag dell'evento, condividendo i teaser degli oratori o ospitando campagne di conto alla rovescia. In questo modo non solo si genera entusiasmo, ma si crea una banca di contenuti generati dagli utenti che possono essere utilizzati in seguito per condividere i momenti salienti dell'evento e per supportare i sondaggi e i resoconti post-evento.

• Valore continuo: Queste interazioni iniziali contribuiscono a creare una comunità, che aumenta il ROI e incoraggia la partecipazione per.

5. Fornisce preziose informazioni agli organizzatori di eventi

Attraverso sondaggi pre-evento, social listening e data tracking, gli organizzatori possono raccogliere informazioni utili sulle preferenze, gli interessi e le aspettative dei partecipanti. Utilizzate le informazioni per modificare la strategia dei contenuti, consigliare le sessioni e persino perfezionare la logistica, il tutto prima dell'inizio dell'evento.

12 idee creative per il coinvolgimento prima dell'evento

Ogni idea comprende una valutazione della difficoltà, una stima dei costi, i tempi di realizzazione e le modalità per massimizzare l'impatto.

1. Video di benvenuto personalizzati (con camei di oratori)

• Difficoltà: ★★☆☆☆
• Costo stimato: $300-$2.000 (a seconda della scala e del livello di personalizzazione)
• Tempo richiesto: 1-2 settimane

Cos'è:

Creare brevi messaggi video personalizzati con relatori, ospiti o leader di settore che danno il benvenuto ai partecipanti.per nome oazienda. Ideale per ospiti di alto valore, clienti top o relatori.

Perché funziona:

• Aggiunge un'esperienza VIP per i partecipanti
• Incoraggia la partecipazione precoce e il buzz
• Aumenta il coinvolgimento sui social media quando i destinatari condividono i loro video di benvenuto personalizzati
• Particolarmente efficace per i partecipanti a eventi virtuali che hanno bisogno di un aggancio emotivo più forte.

Come eseguire:

• Utilizzare strumenti di personalizzazione video
• Pre-registrazione di script di base con brevi slot personalizzati per nomi o menzioni aziendali
• Segmentare i partecipanti per ruolo o interesse e creare modelli di video per gruppo
• Incorporato in e-mail pre-evento o tramite l'app per eventi mobile

Suggerimenti per i professionisti:

• Mantenete i video sotto i 60 secondi
• Menzionare i titoli delle sessioni, il tema dell'evento o un saluto personalizzato in base all'azienda o alla regione del partecipante.
• Utilizzate i camei dei relatori per aggiungere un valore a sorpresa e aumentare i tassi di apertura

Cose da evitare:

• Non diffondete video generici in massa, questo vanifica lo scopo della personalizzazione.
• Evitate la creazione all'ultimo minuto, ci vuole tempo per il rendering e la revisione dei video in scala.

2. Lasciate che i partecipanti votino sulle sessioni, i relatori o i gadget

• Difficoltà: ★☆☆☆☆
• Costo stimato: Gratuito-$500
• Tempo richiesto: 3-7 giorni

Cos'è:

Permettete ai partecipanti di votare per selezionare gli argomenti dell'agenda, le sessioni di breakout, i relatori principali o persino il tipo di gadget che riceveranno. Si tratta di una divertente attività di coinvolgimento dei dipendenti anche per gli eventi interni.

Perché funziona:

• Incoraggia l'interazione precoce
• Contribuisce a modellare l'evento in base agli interessi dei partecipanti
• Fa sentire gli ospiti ascoltati e valorizzati
• Un modo perfetto per raccogliere i dati dei sondaggi prima dell'evento e aumentare la partecipazione.

Come eseguire:

• Utilizzate il software di gestione eventi di Azavista per creare sondaggi rapidi
• Porre 1-3 domande per mantenere la semplicità (ad esempio, "Per quale keynote sei più eccitato?").
• Legate i risultati alle e-mail promozionali: "Ecco cosavoi votato!".
• Promemoria push tramite l'app dell'evento e i canali dei social media

Suggerimenti per i professionisti:

• Mantenere le scelte chiare e stimolanti, aggiungendo foto dei relatori o descrizioni delle sessioni.
• Ricompensare i votanti con un piccolo incentivo (come l'accesso anticipato ai contenuti o la partecipazione a un concorso).
• Considerate un concorso sui social media per il voto per aumentare la portata del voto

Cose da evitare:

• Non fate un sondaggio eccessivo. Limitare le richieste pre-evento a 1-2 sondaggi al massimo.
• Evitate di utilizzare opzioni vaghe o ampie: la specificità stimola la partecipazione.

3. "Caselle evento "Mystery Mail

• Difficoltà: ★★★☆☆
• Costo stimato: $25-$50 per partecipante (possibilità di sconti per grandi quantità)
• Tempo richiesto: 3-4 settimane (pianificazione, approvvigionamento, imballaggio e spedizione)

Cos'è:

Inviate ai partecipanti una mystery box brandizzata che alluda al tema dell'evento o che includa oggetti di scena, strumenti e sorprese da utilizzare durante l'evento. Ideale per creare attesa in eventi virtuali, ibridi e di persona.

Perché funziona:

• Aggiunge un livello tattile ed emozionale all'esperienza dell'evento
• Migliora l'impegno durante le sessioni multiple (in particolare i laboratori o i giochi).
• Incoraggia la condivisione sui social media e l'unboxing buzz
• Costruisce connessioni e comunità prima ancora che l'evento abbia inizio

Come eseguire:

• Collaborare con aziende di gifting
• Articoli da includere: oggetti di scena per l'evento, magliette o cappellini con il marchio, snack salutari, prodotti per il benessere, quaderni o articoli specifici per la sessione.
• Legare i contenuti alle sessioni: ad esempio, una maschera per gli occhi per un workshop sul benessere mentale o dei foglietti adesivi per una sessione di brainstorming.

Suggerimenti per i professionisti:

• Includere una nota scritta a mano o un messaggio dell'altoparlante per dare un tocco personale.
• Utilizzare codici QR sulla scatola che rimandano ai dettagli dell'evento o ai contenuti precedenti all'evento.
• Menzionare la consegna nelle e-mail di coinvolgimento prima dell'evento per creare un'anticipazione.

Cose da evitare:

• Non riempite troppo la scatola, mantenetela pertinente e leggera.
• Evitare snack specifici per la regione o articoli che potrebbero creare problemi di spedizione.

4. Concorsi pre-evento (foto/trivia)

Difficoltà: ★★☆☆☆
Costo: $100-$1.000 per i premi
Tempo richiesto: 1-2 settimane

Cos'è:

Prima dell'evento, organizzate un semplice concorso per generare entusiasmo e stimolare la partecipazione attiva attraverso i canali.

• Concorso fotografico: Chiedete ai partecipanti di condividere foto a tema (ad esempio, "La vostra scrivania da casa" o "L'abbigliamento ispirato al tema dell'evento") sui social media utilizzando l'hashtag dell'evento.
• Sfida trivia: Pubblicate una domanda a quiz giornaliera o settimanale relativa ai relatori dell'evento, alla storia dell'azienda o ai titoli delle sessioni. Utilizzate l'app o il sito web dell'evento per inviare le domande.

Perché funziona:

• Aumenta il coinvolgimento del pubblico e la partecipazione dei partecipanti
• Crea slancio per il vostro prossimo evento
• Ottimo modo perpromuovere il vostro evento sito web e creare un'eco attraverso i post sui social media

Suggerimenti:

• Presentate i vincitori del concorso sull'app del vostro evento o in una sessione dal vivo
• Collegate le domande di trivia ai vostri workshop interattivi o alle sessioni di breakout
• Offrire incentivi, come l'accesso ai VIP o il marchio di fabbrica.

5. Sfide dell'apprendimento gamificato

Difficoltà: ★★★☆☆
Costo: $500-$1.500
Tempo richiesto: 2-3 settimane

Cos'è:

Create un "gioco di apprendimento" prima dell'evento per introdurre le aree di contenuto chiave, i relatori o gli strumenti che verranno utilizzati durante l'evento.

Esempi:

• Quiz giornalieri o flashcard sul tema dell'evento
• Caccia al tesoro video sul sito web dell'evento
• Contenuti sbloccabili o suggerimenti relativi alle sessioni di breakout

Perché funziona:

• Preparare i partecipanti a workshop interattivi più significativi
• Aumenta il coinvolgimento durante l'evento e raccoglie informazioni preziosedati dei partecipanti
• Mantenere il pubblico impegnato con compiti piccoli e digeribili.

Strumenti:

Utilizzate le funzionalità di gamification di Azavista per automatizzare la consegna delle sfide, assegnare i punti e monitorare i progressi attraverso il vostrotecnologia per eventi piattaforma.

6. Mini sfide di benessere

Difficoltà: ★☆☆☆☆
Costo: Gratuito - 30 dollari a persona
Tempo richiesto: 1 settimana

Cos'è:

Le sfide di benessere sono un modo leggero e inclusivo per aumentare il coinvolgimento iniziale dei partecipanti e dimostrare che avete a cuore il loro benessere.

Esempi:

• Controllo quotidiano dell'idratazione o del movimento
• Sessioni virtuali di mindfulness o breathwork
• Competizione sul conteggio dei passi tra le squadre (particolarmente divertente negli eventi ibridi)

Perché funziona:

• Incoraggia la partecipazione attiva già prima dell'inizio dell'evento.
• Favorisce la salute mentale e il successo dell'evento mantenendo basso lo stress
• Offre un'alternativa a leadup pesanti dal punto di vista del contenuto

Suggerimento:

Tracciate la partecipazione utilizzando l'app dell'evento e premiate i vincitori con kit benessere, badge digitali o tempo extra per il networking nel vostro prossimo evento.

7. Crowdsourced Charity Tie-In

Difficoltà: ★★☆☆☆
Costo: Flessibile (in base all'obiettivo)
Tempo richiesto: 1-2 settimane

Cos'è:

Invitate i partecipanti a votare su una causa, quindi legate un obiettivo misurabile (ad esempio, l'80% di partecipazione o coinvolgimento) a una donazione dell'azienda.

Perché funziona:

• Allinea la vostra strategia di coinvolgimento dei partecipanti con lo scopo
• Costruisce un legame emotivo e il coinvolgimento della comunità
• Aggiunge significato all'esperienza dell'evento

Suggerimento:

• Annunciate la causa e i progressi sulla vostra app dell'evento
• Includere i risultati finali nei sondaggi e nelle comunicazioni post-evento.
• Evidenziazione nel video di chiusura dell'evento o nel post del blog

8. "Chiedimi tutto" con gli altoparlanti

Difficoltà: ★★★☆☆
Costo: Gratuito-$500
Tempo richiesto: 2 settimane

Cos'è:

Organizzate una sessione "Ask Me Anything" dal vivo o preregistrata in cui i vostri relatori principali o i leader del settore rispondono alle domande del pubblico.

Perché funziona:

• Crea connessioni dirette tra i partecipanti e i relatori
• Incoraggia il coinvolgimento precoce del pubblico
• Aiuta i partecipanti a generare interesse per le sessioni successive

Esecuzione:

• Promuovere l'AMA tramite sondaggi prima dell'evento
• Raccogliere e curare le grandi domande
• Condividete le clip come post sui social media o come contenuto pre-evento per generare entusiasmo.
• Programmare l'AMA in una settimana più leggera prima dell'evento o in una fascia oraria di pranzo.

9. Creare un "Moodboard dell'evento" interattivo

Difficoltà: ★☆☆☆☆
Costo: Gratuito-$100
Tempo richiesto: 1 settimana

Cos'è:

Invitate i partecipanti a contribuire a uno spazio visivo condiviso, come una moodboard digitale, ispirato al tema dell'evento.

Perché funziona:

• Stimola la creatività e la connessione prima dell'inizio dell'evento
• Contribuisce a creare un'atmosfera memorabile per l'evento
• Raccoglie feedback visivi sul tono, sulle preferenze o sul marchio.

Strumenti:

Utilizzate piattaforme come Padlet, Canva Whiteboard o Miro per un'esperienza collaborativa.
Permettete agli utenti di caricare:

• GIF
• Memes
• Citazioni
• Immagini relative alle prossime sessioni o agli obiettivi del team

Dove presentarlo:

• Inserite nel sito web del vostro evento
• Visualizzatela come parete digitale durante le sessioni di lavoro.
• Includere i punti salienti nei resoconti dell'impegno post-evento o nei documenti di sintesi.

10. Lightning Talks o micro-webinar pre-evento

Difficoltà: ★★★☆☆
Costo: $500-$2.000 (a seconda degli altoparlanti o della qualità della produzione)
Tempo richiesto: 2 settimane

Cos'è:

Organizzate brevi sessioni teaser ad alta energia, della durata di 5-10 minuti, con protagonisti gli ospiti dell'evento, i relatori o i leader interni. Queste possono includere:

• Clip del dietro le quinte della preparazione dei relatori
• Approfondimenti rapidi o anteprime relative ai temi dell'evento
• Micro-argomenti che riscaldano il pubblico per sessioni più approfondite durante l'evento principale

Dove presentarlo: Aggiungete le conferenze lampo come contenuto on-demand sulla vostra piattaforma per eventi o sull'app per eventi mobili.

Perché funziona:

• Queste sessioni generano idee di coinvolgimento per eventi virtuali prima ancora che l'evento abbia inizio.
• I partecipanti hanno un'idea del tono dell'evento, il che aumenta il coinvolgimento dei partecipanti.
• Fornisce ai partecipanti virtuali uno spazio per familiarizzare con le personalità dei relatori, facendo sentire l'evento più umano e connesso.

Un consiglio da professionista:
Utilizzate le parole dei relatori nei post sui social media o durante gli annunci dei vostri relatori per creare slancio. Tracciate le visualizzazioni e il coinvolgimento per raccogliere dati su ciò che entusiasma maggiormente il vostro pubblico e usarli per migliorare gli eventi futuri.

11. "Campagna "Indovina l'oratore

Difficoltà: ★★☆☆☆
Costo: Gratuito
Tempo richiesto: 1 settimana

Cos'è:

Trasformate gli annunci dei vostri oratori in un gioco, stuzzicandoli invece di rivelarli e basta.

Tattiche da provare:

• Condividere una foto sfocata o un'immagine ritagliata
• Pubblicare clip audio con voce alterata
• Lasciare cadere fatti bizzarri o indovinelli sul background dell'oratore

Lasciate che i partecipanti si impegnino a tirare a indovinare tramite l'app dell'evento o i sondaggi sui social media.

Perché funziona:

• Trasforma gli annunci in contenuti coinvolgenti con un elevato coinvolgimento sui social media.
• Mantenere i partecipanti virtuali e i dipendenti remoti entusiasti su tutte le piattaforme
• Aumenta il traffico verso la piattaforma del vostro evento e fa sì che le persone si registrino in anticipo

Suggerimento: includete i primi classificati in un piccolo omaggio o presentateli durante la presentazione dell'evento. È un modo intelligente per incoraggiare la partecipazione e per far sentire i partecipanti considerati.

12. Creare una mappa interattiva prima dell'evento o un teaser della sede

Difficoltà: ★★★☆☆
Costo: $300-$1.500
Tempo richiesto: 2-3 settimane

Cos'è:

Create una guida immersiva e interattiva della sede dell'evento o del layout digitale. È particolarmente utile per eventi ibridi, per chi partecipa per la prima volta o per conferenze su larga scala.

Strumenti da utilizzare:

• Software di gestione degli eventi,Azavista
• Inserite nel sito web o nell'app del vostro evento

Includere:

• Aree della sessione
• Sale di networking
• Lo stand dell'evento per gli sponsor
• Uova di Pasqua divertenti (ad esempio, domande a quiz nascoste o icone di premi)

Perché funziona:

• Aiuta i partecipanti ad orientarsi nello spazio con sicurezza
• Incoraggia la partecipazione attiva dei partecipanti virtuali prima dell'inizio dell'evento.
• Migliora l'esperienza dell'evento riducendo la confusione e migliorando il flusso

Bonus:
Utilizzate questa mappa nei sondaggi successivi all'evento per chiedere quali sono le aree che hanno ricevuto il maggior numero di visite o di clic: questa informazione può raccogliere feedback per ottimizzare il layout degli eventi futuri.

Suggerimenti per gli organizzatori di eventi

Non è necessario fare tutto, basta farlo bene.

Ecco alcune idee per una pianificazione e un'esecuzione più intelligenti:

• Privilegiare l'allineamento: Scegliete le 3-4 migliori idee di coinvolgimento per eventi che si adattano veramente al formato e al pubblico del vostro evento. Per esempio, un gioco virtuale "Indovina l'oratore" potrebbe superare una visita di persona alla mappa se vi rivolgete a partecipanti virtuali.
• Raccogliete i feedback in anticipo:Utilizzare l'analisi dei dati per comprendere i sondaggi pre-evento e i contenuti per vedere cosa sta arrivando. Questo vi aiuta a pianificare meglio i contenuti per il vostro prossimo evento e a mantenere alto il coinvolgimento durante l'evento.
• Riutilizzare in modo strategico:Utilizzate i contenuti delle campagne pre-evento (come i moodboard, i trivia o i giochi degli oratori) nelle confezioni degli eventi, nei video di riepilogo post-evento o nelle newsletter per fornire un valore continuo e aumentare il ROI dei vostri sforzi.
• Usare la tecnologia in modo ponderato:Sia che si tratti di raccogliere dati, automatizzare i punti di contatto o ospitare contenuti, le piattaforme come vi offrono la flessibilità di gestire tutto questo in un unico posto, risparmiando tempo e aumentando la partecipazione dei partecipanti.

Strumenti per migliorare il coinvolgimento prima dell'evento

Nell'attuale panorama frenetico degli eventi, gli strumenti giusti sono essenziali per realizzare campagne di coinvolgimento pre-evento di grande impatto. Con una piattaforma come Azavista, gli organizzatori di eventi possono snellire i processi, migliorare la comunicazione e mantenere i partecipanti impegnati fin dal primo giorno, risparmiando tempo e aumentando l'efficienza.

Ecco comeAzavista può supportare la vostra strategia di coinvolgimento prima dell'evento:

• Lanciare sondaggi pre-evento e sondaggi di interesse
• Gamificare la partecipazione attraverso l'app per eventi mobili
• Anteprime dei contenuti
• Automatizzare i promemoria via e-mail e i promemoria degli eventi
• Integrare i feed dei social media per ampliare il raggio d'azione

Un consiglio da professionista:
Quando si usa la tecnologia per gli eventi, bisogna concentrarsi sulla semplificazione, non sulla sopraffazione del pubblico. Poche funzioni potenti e ben posizionate possono fare la differenza.

Pensieri finali

Un evento di vero successo non inizia con il keynote di apertura, ma con il primo touchpoint di coinvolgimento prima dell'evento.

Che si tratti di eventi ibridi, di partecipanti virtuali o di incontri di persona, le strategie messe in atto prima dell'inizio dell'evento possono determinare l'energia, l'attenzione e il coinvolgimento del pubblico durante l'evento stesso. Ecco perché un'attenta pianificazione e momenti di coinvolgimento intenzionali non sono negoziabili.

Ecco cosa offre un ottimo coinvolgimento pre-evento:

• Incoraggia i partecipanti ad appropriarsi della loro esperienza.
• Aumenta il coinvolgimento negli eventi fin dall'inizio.
• Favorisce un senso di comunità e di slancio che si ripercuote nell'esperienza dal vivo.
• Rafforza la capacità di raccogliere feedback e ottimizzare le esperienze future.
• E soprattutto, allinea i partecipanti all'evento con la vostra missione, i vostri obiettivi e i vostri contenuti.

Dai piccoli concorsi alle mappe interattive, dagli AMA degli oratori alle conferenze lampo, anche poche idee, se ben realizzate, possono creare un impatto duraturo. Che si tratti di aumentare le iscrizioni, approfondire l'apprendimento o migliorare il networking, il coinvolgimento pre-evento può dare al vostro evento il vantaggio di cui ha bisogno.

Non aspettate quindi che il vostro evento abbia inizio, ma iniziate subito a impegnarvi.