Comment TNW effectue le check-in pour plus de 10 000 participants
À propos de TNW
The Next Web (TNW) est une entreprise médiatique dynamique qui adopte une approche à quatre volets englobant TNW News, TNW Deals, TNW Conference et Événements. La mission de TNW est de donner les moyens aux individus de se réaliser en comblant le fossé entre la technologie et les personnes qui s'y intéressent passionnément. Ses événements phares, TNW Amsterdam et TNW NYC, rassemblent plus de 10 000 entrepreneurs, développeurs, spécialistes du marketing, PDG et décideurs politiques, tous unis par leur intérêt commun pour le monde technologique et les innovations.
Défis
- Le fournisseur précédent utilisait un processus fastidieux impliquant l'impression d'autocollants et la fixation de badges.
- Cette approche obsolète a entraîné des retards importants, provoquant de longues files d'attente et la frustration des participants.
- TNW souhaitait offrir une expérience fluide et mémorable, mais le processus de check-in existant était loin d'être idéal.
Solutions
Une rencontre fortuite entre TNW et Azavista au comptoir d'enregistrement d'un événement Accenture a ouvert la voie à une solution transformatrice. Azavista, l'un des principaux fournisseurs de logiciels de gestion d’événements et de solutions d’enregistrement sur site, avait déjà impressionné TNW par l'efficacité de ses services pour Accenture. Conscient du potentiel de ce partenariat, TNW a rapidement pris la décision de mettre en œuvre les solutions d'Azavista afin de révolutionner son processus de check-in événement.
Azavista a réagi avec une agilité remarquable, élaborant un plan logistique complet et mettant en œuvre toutes les dispositions nécessaires dans un délai étonnamment court de trois semaines, alors qu'une telle tâche prend généralement environ deux mois. L'entreprise a également facilité la mise en place de points de check-in dans des lieux temporaires tels que l'aéroport de Schiphol, le Stadsschouwburg, des hôtels d'affaires internationaux et de nombreux autres sites.
Résultats obtenus
Le déploiement des solutions Azavista a donné des résultats remarquables pour TNW :
Enregistrement rapide : le processus de check-in a été considérablement accéléré. Même avec plus de 2 000 personnes enregistrées par heure pendant l'événement principal, le temps moyen de check-in a été réduit de manière impressionnante à moins d'une minute.
Logistique efficace : l'équipe d'assistance d'Azavista a veillé à ce que chaque station de check-in puisse être installée et opérationnelle en quelques minutes.
Expérience améliorée pour les participants : la rapidité et l'efficacité du processus de check-in ont laissé une impression durable. Un photographe de presse a même demandé une pause afin de pouvoir immortaliser une entrée plus animée, bien qu'il s'agisse du plus grand événement TNW Amsterdam jamais organisé. Les solutions d'Azavista ont permis un processus de check-in fluide et silencieux, améliorant ainsi l'expérience globale des participants.
