Wie TNW mehr als 10.000 Teilnehmende überprüft

Über TNW

The Next Web (TNW) ist ein dynamisches Medienunternehmen mit einem viergliedrigen Ansatz, der TNW News, TNW Deals, TNW Conference und Events umfasst. Die Mission von TNW ist es, Menschen zu stärken, indem es die Lücke zwischen Technologie und den Menschen, die sich dafür begeistern, schließt. Die wichtigsten Events, TNW Amsterdam und TNW NYC, versammeln über 10.000 Unternehmer, Entwickler, Vermarkter, CEOs und politische Entscheidungsträger, die durch ihr gemeinsames Interesse an der Welt der Technologie und Innovationen verbunden sind.

Herausforderungen

• Der bisherige Registrierungsanbieter verwendete ein arbeitsintensives Verfahren, das das Drucken von Aufklebern und das Anbringen von badges umfasste.
• Dieser veraltete Ansatz führte zu erheblichen Verzögerungen, was lange Warteschlangen und Frustration bei den Teilnehmern zur Folge hatte.
• TNW wollte ein nahtloses und unvergessliches Erlebnis bieten, aber der bestehende Einlass-Prozess war alles andere als ideal.

Lösungen

Ein zufälliges Treffen zwischen TNW und Azavista am Check-in-Schalter einer Accenture-Veranstaltung öffnete die Tür zu einer transformativen Lösung. Azavista, ein führender Anbieter von Eventmanagement-Software und Vor-Ort-Check-in-Lösungen, hatte TNW zuvor mit seinen effizienten Dienstleistungen für Accenture beeindruckt. TNW erkannte das Potenzial dieser Partnerschaft und traf schnell die Entscheidung, die Lösungen von Azavista zu implementieren, um seinen Check-in-Prozess zu revolutionieren.

Azavista reagierte mit bemerkenswerter Flexibilität, entwickelte einen umfassenden Logistikplan und führte alle notwendigen Vorkehrungen innerhalb eines erstaunlich kurzen Zeitraums von drei Wochen durch – eine Aufgabe, die normalerweise etwa zwei Monate in Anspruch nimmt. Außerdem richtete das Unternehmen Check-in-Stationen an temporären Standorten wie dem Flughafen Schiphol, der Stadsschouwburg, internationalen Business-Hotels und zahlreichen anderen Orten ein.

Erreichte Ergebnisse

Der Einsatz der Lösungen von Azavista brachte TNW bemerkenswerte Ergebnisse:

Schneller Einlass: Der Einlass-Prozess wurde drastisch beschleunigt. Selbst bei über 2.000 Einlässen pro Stunde während des Haupt-Events konnte die durchschnittliche Einlass-Zeit auf beeindruckende Weise auf weniger als 1 Minute reduziert werden.

Effiziente Logistik: Das Support-Team von Azavista sorgte dafür, dass jede Einlass-Station innerhalb weniger Minuten eingerichtet und betriebsbereit war.

Verbessertes Teilnehmererlebnis: Die Geschwindigkeit und Effizienz des Einlasses hinterließen einen bleibenden Eindruck. Ein Pressefotograf bat sogar um eine Pause, um einen belebteren Eingang einzufangen, obwohl dies das größte TNW Amsterdam-Event aller Zeiten war. Die Lösungen von Azavista ermöglichten einen reibungslosen und ruhigen Einlass und verbesserten so das Gesamterlebnis der Teilnehmer.