9 amenazas para tu evento (y cómo superarlas)

Presupuesto poco claro: ¿presupuesto? ¿Qué presupuesto?

Hoy en día, los presupuestos para eventos se están reduciendo y los organizadores tienen que ser creativos y hacer más con mucho menos. Sería fantástico si todos pudiéramos planificar y organizar un evento sin presupuesto: las posibilidades serían infinitas.

Por supuesto, esto sigue siendo así (la parte de las posibilidades infinitas) si mantienes tus finanzas bajo control. Asegúrate siempre de establecer un límite para tu evento, para no acabar pagando por tus errores después (literalmente).

Esto es lo que tienes que hacer:

1. Establece un límite presupuestario claro para tu evento.
2. Lleve un control de sus gastos sobre la marcha.
3. Piensa en ideas creativas (por ejemplo, decoración, etc.) que también sean económicas.

Mala gestión del tiempo: hay tanto que hacer y tan poco tiempo.

Debes invertir los recursos adecuados en el lugar adecuado y en el momento adecuado. Todos hemos tenido en algún momento ese pensamiento de «oh, podría haber hecho esto en un santiamén». Sin embargo, a menudo tendemos a arrepentirnos de haberlo pospuesto y deseamos poder volver atrás en el tiempo para empezar a planificarlo antes.

¿Cómo podemos mantenernos al día con nuestra planificación?

1. Establezca objetivos a corto y largo plazo para asegurarse de que las cosas se hagan cuando sea necesario.
2. Empieza con la información esencial: lugar del evento, tamaño del evento y qué eventos se celebran al mismo tiempo.

Ley de Murphy: todo lo que puede salir mal, saldrá mal.

Lo primero que me viene a la mente son los cambios de última hora que, cuando ocurren, parecen el fin del mundo (y de tu evento).

Entonces, ¿cómo desafiamos a Murphy?

1. Realice una evaluación de riesgos de su evento e identifique dónde es más probable que se produzcan cambios o las áreas en las que el éxito del evento podría verse comprometido.
2. Basándose en su evaluación de riesgos, asegúrese de tener un plan de respaldo y cubrir todas las posibilidades.
3. Respira hondo. No podemos predecir el futuro, ¡pero hay que prepararse para lo peor y esperar lo mejor!

Demasiado pocos miembros en el equipo: no hay suficientes personas para realizar el trabajo.

No todas las organizaciones cuentan con un equipo dedicado exclusivamente a la planificación de eventos. A veces es una sola persona la que se encarga de la conferencia anual y otras veces es un equipo de diez personas dedicadas en cuerpo y alma a la preparación de una exposición.

Sin embargo, lo más importante (y a veces necesario) es simplemente pedir ayuda: ¡te sorprendería saber cuántos de tus compañeros estarían dispuestos a echarte una mano!

1. Pide ayuda cuando la necesites.
2. Sé un jugador de equipo.
3. ¡Compra café y magdalenas para dar las gracias!

Evento sin propósito: en realidad, solo una fiesta.

Seamos sinceros... un evento sin un propósito «real» no es más que una fiesta. Además, es una pérdida de tiempo y esfuerzo.

¿Cómo se determina el propósito del evento?

1. ¿Por qué se invita a esos invitados en particular a tu evento?
2. ¿Qué debería significar tu evento para ellos? ¿Qué les aportará?
3. No compliques demasiado las cosas. Solo asegúrate de que tus invitados sepan por qué asisten a tu evento y que su presencia es valorada y apreciada.

Errores por descuido: algunas cosas simplemente se pueden evitar.

A veces hay cosas que se nos pasan por alto y se olvidan, y solo las recordamos en el último momento. El secreto para evitar errores sencillos en la planificación de eventos es, sencillamente, tener un plan sólido.

1. Elabora un plan detallado del evento que describa lo que hay que hacer, cuándo y quién debe hacerlo (con todo detalle).
2. Asegúrate de que tanto tú como tu equipo comprendéis el plan y estáis dispuestos a comprometeros con él.
3. Los errores simples pueden ocurrir, solo somos humanos, así que sacúdete el polvo y sigue adelante.

Experiencia insuficiente: planificadores con experiencia insuficiente.

Las cosas pueden salirse de control rápidamente sin un capitán que dirija el barco, o en el caso de la planificación de eventos, sin alguien que lidere el equipo organizador. No contar con las personas adecuadas en los puestos adecuados es una receta para el desastre.

El líder (o gerente, según corresponda) del equipo del evento debe tener una visión general de las cargas de trabajo y los horarios de su equipo y coordinar las actividades dentro del mismo. Una vez que el gerente (líder) del equipo del evento comprenda las capacidades de cada miembro del equipo, será mucho más fácil realizar la tarea de la manera más eficiente y eficaz posible.

Como director de equipo:

1. DIRIGE a tu equipo: (casi) cualquiera puede gestionar
2. El refuerzo positivo tiene un gran impacto.

Como miembro del equipo:

1. En un equipo no hay un «yo».
2. Aprovecha tus puntos fuertes: este es el mejor enfoque cuando no hay tiempo suficiente y hay mucho que hacer.

Demasiadas herramientas: ¡herramientas por todas partes!

Siempre es bueno tener una herramienta para cada cosa. Una herramienta para gestionar tu presupuesto, una herramienta para realizar un seguimiento de las tareas de tu evento, una herramienta para enviar correos electrónicos, una herramienta para las inscripciones y, por supuesto, algunas aplicaciones móviles para mantenerte organizado mientras te desplazas.

¿Cómo se puede distinguir entonces las herramientas útiles de las inútiles?

1. Si todavía tienes que «descubrir» una herramienta, pero estás «seguro de que te ayudará», no pierdas el tiempo seleccionando y probando herramientas cuando no tienes tiempo.
2. Menos es más. Una o dos herramientas integradas pueden ser muy útiles: si a menudo te encuentras planificando eventos, busca un software online que se pueda personalizar para satisfacer tus necesidades.

Gestión del cambio: no realizar un seguimiento de los cambios en el evento.

Como ocurre con la mayoría de las cosas, es poco probable que los planes para tu evento se mantengan constantes: los cambios son inevitables. Sin embargo, en muchos casos, el hecho de no realizar un seguimiento de los cambios en el evento se debe a problemas relacionados con el presupuesto o la gestión de tareas.

Entonces, ¿cómo puedes prepararte y evitarlo?

1. Asegúrate de que tu presupuesto sea sólido y esté bien pensado.
2. Establezca un calendario realista y detallado para el evento y planifique con la mayor antelación posible.
3. Recopila información sobre cualquier cambio, por ejemplo: los motivos del cambio, quién es el responsable, etc. De esta forma, podrás tener en cuenta estos datos para tu próximo evento.