Gestión de eventos para equipos remotos: todo lo que necesitas saber

Los tiempos sin precedentes que siguieron al confinamiento mundial hicieron que todas las empresas cambiaran su modelo de negocio para adaptarse al mundo digital. Y lo mismo ocurrió con el sector de los eventos.

Tras un periodo sin eventos, el sector se recuperó adaptándose a la nueva normalidad y organizando eventos virtuales. Se celebraron conciertos virtuales, conferencias virtuales en empresas, reuniones familiares virtuales y bodas en casa a las que asistieron invitados de forma virtual.

Aunque todos aplaudimos la nueva forma de organizar y participar en eventos, pocos se fijaron en las manos y las mentes que hay detrás del éxito de cualquier evento virtual. Los responsables de idear este nuevo modelo de celebración de eventos no son otros que los gestores de eventos.

Cuando la gente pensaba que no se podía hacer nada para organizar eventos durante los confinamientos globales, los gestores de eventos lograron trabajar desde casa con equipos remotos para llevar a cabo eventos exitosos y cambiar para siempre el panorama del sector.

El surgimiento de un modelo híbrido de eventos

Las cosas eran más fáciles cuando todo era normal y los eventos se gestionaban in situ. Pero el confinamiento les acostumbró al mundo virtual y los gestores de eventos aprendieron a trabajar con equipos remotos. Sin embargo, a medida que las normas se van relajando, la gente se está preparando para un modelo de eventos más híbrido. Estos eventos consistirían en un evento físico con un número limitado de personas y asistentes virtuales.

Dado que hay un límite en el número de asistentes, no sería correcto ocupar un porcentaje de sus invitados solo con los organizadores del evento presencial. Por lo tanto, es necesario combinar los elementos virtuales y físicos para llevar a cabo eventos exitosos.

Gestión de equipos remotos para eventos

Gestionar equipos remotos no es fácil, pero el confinamiento ha obligado a todo el mundo a quedarse en casa y trabajar a distancia. Al pertenecer al sector de los eventos, los gestores se enfrentan a una serie de retos especiales que lo hacen aún más difícil. Pero no hay que preocuparse. Existen varias herramientas de trabajo remoto para la colaboración, la comunicación y otras tareas que facilitan las cosas. Además, también pueden seguir algunos consejos sencillos que se enumeran a continuación para trabajar con éxito.

Utiliza herramientas para la colaboración

Cuando se está en lugares remotos, sin contacto cercano, hay muchas posibilidades de que se estropeen las tareas, se incumplan los plazos, se malinterpreten los calendarios y mucho más. Las cosas eran diferentes cuando se podía pasar al instante una lista de tareas pendientes a los diferentes miembros y supervisar personalmente su progreso. Y aún más difícil es gestionar los preparativos previos al evento y la lluvia de ideas.

Antes, todos podían sentarse juntos y compartir sus propias ideas, inspeccionar el lugar y demás, pero la pandemia lo detuvo todo.

Pero hoy en día, la tecnología ha hecho que la colaboración en eventos sea independiente de la ubicación. Existen diferentes herramientas de colaboración que se pueden utilizar para asignar tareas, revelar plazos, establecer prioridades y otras cosas.

AZAVISTA

Desde la planificación de eventos hasta la colaboración, la ejecución y mucho más, la plataforma integral de gestión de eventos Azavista le proporciona la tecnología adecuada para organizar un evento perfecto y exitoso. Ya se trate de un evento único, un evento con múltiples sesiones paralelas y sesiones de trabajo sin igual, o una serie de eventos recurrentes, este producto le ayuda a gestionarlo todo de forma eficiente. Azavista le permite asignar equipos con una gestión de usuarios flexible y crear plantillas para la creación de contenidos, campañas de correo electrónico personalizadas o eventos completos. Los informes personalizados integrados garantizan que su equipo disponga de un software de colaboración completo, mucho más allá de la planificación y ejecución de su evento.

Campamento base

Gestión de proyectos de eventos que permite al organizador de eventos gestionar equipos, diferentes eventos e incluso hacer anuncios para todos en un solo lugar. Puedes tener diferentes grupos para equipos y crear diferentes proyectos para diferentes eventos. Aquí, se pueden añadir elementos permanentes, como la hoja de detalles del cliente o el plan principal del evento, para que todos puedan verlo. Puedes asignar tareas pendientes y recibir notificaciones cuando se completen, así como cualquier avance a través de comentarios.

Jira

Otra herramienta de gestión de proyectos que se puede utilizar para colaborar en cualquier evento es Jira. Lo mejor de Jira es que permite establecer prioridades para las tareas, de modo que los responsables sepan qué deben hacer a continuación. Cada evento se puede considerar como un proyecto independiente y, obviamente, el gestor puede crear tickets para cualquier tarea nueva que surja.

Delegar tareas según las nuevas funciones

Si bien algunos de los roles más comunes son los de director de eventos, coordinador de marketing, diseñador de experiencias, responsable in situ, gestor de operaciones de eventos y planificador, están surgiendo varios roles nuevos como resultado de la virtualización del sector de los eventos. El gestor de eventos o el planificador no solo debe conocer los roles, sino también encontrar los que mejor se adapten a ellos. Estos son algunos de los roles que están surgiendo:

Técnico de eventos

Esta persona es responsable de gestionar la estrategia tecnológica de los eventos. Se encarga de gestionar todas las necesidades tecnológicas y de subsanar cualquier deficiencia tecnológica para que los eventos virtuales se desarrollen sin problemas.

Soporte técnico

El siguiente experto que necesitará para gestionar su equipo de eventos remotos es un experto en asistencia técnica. Ahora que se presta más atención a los eventos virtuales, el riesgo de que surjan problemas técnicos se ha agravado. Incluso el más mínimo fallo puede detener el evento. Necesita asistencia técnica que pueda resolver cualquier problema rápidamente y proporcionar soluciones instantáneas.

Líder virtual de prospectos

Aunque los responsables in situ son habituales en los eventos, el virus podría afectar al número de personas que pueden acudir al lugar para llevarlos a cabo. Esto da lugar a la figura del responsable virtual. Esta persona se encargaría de todo lo que ocurre en el evento (ya sea físico o virtual) de forma virtual.

Utiliza una única herramienta para comunicarte

Estar físicamente cerca significa que puedes comunicarte fácilmente con ellos o sentarte juntos y compartir tus pensamientos. Pero hoy en día, no es tan fácil cuando estás atrapado en diferentes ciudades pero tienes un evento que organizar.

Imagina que uno de tus miembros utiliza Whatsapp, otro utiliza el correo electrónico y otro envía mensajes de texto. Se produciría un caos instantáneo. Es importante llevar un control de todo y disponer de una única herramienta para ello puede facilitarte mucho la vida.

Con una sola herramienta, puedes realizar un seguimiento de todos los mensajes que envías y cuándo los envías. Esto puede ayudar a eliminar muchos malentendidos. Todos están en sintonía y pueden esperar una respuesta rápida.

Existen herramientas como Slack que pueden ayudarte aún más con la comunicación. Puedes crear grupos y canales, realizar llamadas grupales y mucho más con una sola herramienta.

Los mensajes de voz pueden evitar malentendidos.

Otro consejo rápido para las empresas de eventos que trabajan a distancia es enviar mensajes de voz cuando se trate de mensajes largos. Explicar cosas en mensajes puede resultar bastante difícil y llevar mucho tiempo. Además, es muy fácil malinterpretar las palabras escritas. O bien se comparte el contexto con el texto o se deja que la otra persona deduzca algo totalmente diferente.

La diferencia tonal también se pierde en los mensajes de texto. El énfasis en las cosas y la forma en que se dicen las palabras pueden ayudar a garantizar que el mensaje sea recibido por los demás con las intenciones correctas. De hecho, interpreta los tonos de voz para llenar el vacío de la interacción cara a cara. Los patrones en el tono pueden decir mucho a la hora de explicar las cosas.

No solo eso, si la otra persona no está disponible para atender la llamada, los mensajes de voz pueden ayudar a reducir una conversación de una hora a una interacción de solo 5 minutos.

Manténgase organizado y realice un seguimiento de todo

Ser organizado es muy importante para cualquier gestor de eventos, independientemente del tipo de evento. Un gestor de eventos desorganizado significa un equipo desorganizado, y ese es el mayor error fatal detrás de cualquier evento fallido. Mantén informados a tus equipos remotos, incluso si no hay novedades. Asegúrate de que estén al tanto de todo.

Si eres organizado, tu mente también lo será. Y con una mente clara, te resultará más fácil gestionar el equipo y organizar un evento exitoso.

No se olvide de incorporar la tecnología a tu proceso de gestión de eventos para que todo sea más fluido, sencillo y transparente. Ahora que todos los sectores se están digitalizando, es importante que el sector de los eventos se sume a esta revolución y salga fortalecido de estos tiempos oscuros y sin precedentes.