Reestructuración de la experiencia: de eventos físicos a eventos virtuales

No es de extrañar que cada vez más conferencias y ferias comerciales del sector se cancelen, pospongan o se conviertan en eventos virtuales. Esto ha obligado a la gente a cambiar sus planes y itinerarios de viaje para los próximos meses y a buscar alternativas online a este cambio repentino. Ahora, en lugar de estar en una sala de exposiciones abarrotada, los asistentes ven sesiones de seminarios web, eventos retransmitidos en directo o contenidos pregrabados directamente desde sus casas u oficinas.

Aunque los eventos en el sitio ofrecen ventajas únicas, como la interacción cara a cara, la demanda de eventos virtuales sigue aumentando, especialmente ahora. Desde retransmisiones en directo hasta sesiones pregrabadas, cada vez más empresas están reestructurando sus eventos para ofrecer experiencias que fomenten la interacción de usuario y vayan más allá de la pantalla del ordenador. Esto ha abierto la puerta a nuevas formas de conectar a las personas en línea, al tiempo que se reducen los costes y la huella de carbono.

Muchos organizadores de eventos que ya han pasado a celebrar eventos online y reuniones virtuales aún se encuentran en la fase de «aprender sobre la marcha». ¿Por qué? Bueno, algunos no tenían este tipo de eventos como estrategia principal y otros probablemente lo estén haciendo por primera vez. Pero la verdad es que nadie sabe cuál es la mejor fórmula para cada evento. Lo que sí sabemos es que un evento virtual es mucho más que organizar un seminario web, por eso es importante tener una estructura clara a seguir a la hora de planificar un evento virtual.

Tanto si tienes un evento programado para este año como si solo estás buscando ideas para dar el salto al mundo digital, utiliza esta estructura para planificar tu propia experiencia inmersiva en línea.

Enfoque y plataformas

Antes de decidir cuál es el mejor enfoque para organizar un evento virtual, debes revisar el resumen del evento para ver si el plan se adapta bien al formato virtual. El hecho de que todos lo estén haciendo no significa que tú también debas hacerlo. Si una experiencia virtual cumple con los objetivos y metas de tu evento, entonces tiene sentido pasarse al formato digital. Si no es así, tendrás que encontrar el enfoque que mejor se adapte a tus necesidades.

Una vez que tengas esto claro, plantéate las siguientes preguntas: ¿Por qué se inscribirán los asistentes en tu evento? ¿Qué ofreces que aporte valor añadido? En función de las respuestas, podrás decidir qué tipo de contenido es el adecuado para tu evento. Asegúrate de dar prioridad al contenido clave y a las conclusiones principales.

Ahora es el momento de evaluar qué tipo de evento virtual se adapta mejor a tus metas y objetivos establecidos:

• Totalmente virtual

Los eventos virtuales implican la interacción de las personas en un entorno virtual en lugar de en un lugar físico. Estos eventos en línea constan de varias sesiones, son muy interactivos y pueden incluir seminarios web y retransmisiones por Internet. Además, son adecuados para cualquier evento que incluya múltiples presentaciones, salas de debate o experiencias de marca para involucrar a los participantes.

• Híbrido

Un evento híbrido es cualquier formato (conferencia, feria comercial, seminario de formación, etc.) que combina elementos en directo, como entrevistas o presentadores, con componentes virtuales. Ofrece una forma eficaz de aumentar la participación y el alcance, al tiempo que utiliza elementos en directo para crear una sensación de presencia física.

• Transmisión en directo

Los eventos retransmitidos en directo son una forma excelente de ampliar el alcance de tu empresa, mejorar su visibilidad y distribuir el contenido disponible a un nuevo público. Este tipo de eventos online permite a los asistentes compartir fácilmente el evento con otras personas, como compañeros de trabajo, amigos o familiares. Además, pueden resultar increíblemente rentables para los organizadores de eventos.

• Prergrabado

Este tipo de evento online se graba, edita y comparte para su visualización posterior. No solo se puede estrenar en una fecha concreta, sino que también puede estar disponible online a través de vídeo bajo demanda (VOD). Al mismo tiempo, ofrece la posibilidad de que el contenido parezca en directo, aunque no lo sea. Esta opción ofrece más flexibilidad a los organizadores de eventos.

Formato y diseño del programa

Al igual que las conferencias en el sitio, los eventos virtuales pueden adoptar muchos formatos diferentes. Tanto si decides organizar una mesa redonda, una serie de entrevistas o rondas de presentaciones, debes ofrecer una experiencia única a los asistentes, algo que diferencie a tu empresa de la competencia.

• Mesas redondas:
• Reúnen a los mejores expertos en talento de diferentes áreas para compartir y aprovechar la experiencia de cada uno.
• Son útiles si un tema es demasiado complejo para que lo aborde una sola persona, o si es necesario exponer al público varios puntos de vista en la misma sesión.
• Entrevistas:
• Son diálogos en profundidad entre los anfitriones del evento y los expertos en la materia.
• Los expertos pueden compartir sus conocimientos en sesiones de preguntas y respuestas en directo, lo que ayuda a mantener la interacción de usuario con el público.
• Rondas de presentación:
• Las rondas de presentación se celebran con el único propósito de permitir a las empresas emergentes presentar sus ideas ante un grupo de jurados (normalmente inversores o partes interesadas).
• Este formato virtual es una excelente manera de aumentar la retención de los asistentes debido a su dinamismo.

Notas clave:

• Las conferencias magistrales inspiran, entretienen y educan al público sobre un tema específico.
• Las conferencias magistrales están a cargo de ponentes seleccionados por su experiencia en un área concreta y su capacidad para atraer al público.
• En un entorno virtual, los ponentes ya no necesitan desplazarse a otro lugar para impartir su conferencia, y los asistentes ya no tienen que buscar asientos disponibles para asistir a la sesión.

Estar presente en Internet también significa trasladar el diseño y la marca de tu empresa al espacio digital. Asegúrate de consultar las directrices de tu marca antes de crear cualquier material visual o construir cualquier atrezo o decorado para tu evento. Del mismo modo, todo el diseño físico y/o digital creado para el evento debe mantener la coherencia de tu identidad gráfica.

Tecnología

Los organizadores de eventos celebran con éxito eventos virtuales cuando disponen del conjunto adecuado de herramientas tecnológicas. Para prepararse para el gran día, hay que plantearse las siguientes preguntas: ¿Dónde se grabará el evento? ¿Será totalmente a distancia? ¿En un estudio? ¿En una oficina? En función de las respuestas, se puede identificar el equipo que se va a necesitar, como equipo audiovisual, equipo doméstico, equipo de estudio, etc.

Además de estos elementos tecnológicos, los organizadores de eventos también pueden beneficiarse del uso de una plataforma de tecnología para eventos para planificar todo el proceso del evento, desde la promoción hasta la ejecución y la gestión. Estas son las soluciones tecnológicas más importantes que se deben utilizar al organizar un evento virtual:

• Sitio web del evento

El sitio web de un evento es la vanguardia de cualquier evento presencial o virtual y funciona como una poderosa herramienta para atraer nuevos asistentes. A través del sitio web de su evento, puede promocionarlo a la perfección proporcionando contenido rico que mantenga informados a los asistentes potenciales y los anime a inscribirse en el evento. El sitio web de su evento también debe comunicar el valor de su evento virtual y, al mismo tiempo, tener el mismo aspecto y estilo que su empresa.

• Inscripción

Una sólida herramienta de registro le permite configurar sin esfuerzo formularios de registro para participantes, ponentes, patrocinadores y aprobaciones, todo en un solo lugar. Estos formularios permitirán a las personas registrarse en el evento virtual, enviar sus preferencias y proporcionar información de pago sin ningún problema. Podrá garantizar una experiencia de registro impecable y, al mismo tiempo, aumentar la asistencia al evento.

• Marketing por correo electrónico

te ayuda a ampliar el conocimiento de tu marca al dirigirte y conectar con los participantes adecuados, en el momento adecuado. No solo puedes impulsar la demanda de tu evento virtual, sino que también puedes aumentar las inscripciones y mantener informados a los asistentes. Utiliza una herramienta de marketing por correo electrónico que te permita personalizar tus correos electrónicos con tu marca, así como automatizar y programar en función de los datos de los asistentes, todo ello mientras realizas un seguimiento de las tasas de apertura, las tasas de clics y las tasas de conversión.

• App para eventos

Una app para eventos es una de las herramientas tecnológicas más importantes para los eventos virtuales. Esta herramienta ayuda a aumentar la participación de los participantes gracias a funciones que estimulan la interacción antes, durante y después del evento. Los participantes pueden elegir qué sesiones quieren añadir a su agenda, obtener una buena visión general de los temas activos y participar en encuestas y preguntas durante las sesiones. Los organizadores pueden recopilar datos relevantes, como la interacción de usuario de los participantes y la popularidad de las sesiones.

Anfitrión(es) en línea

Ante la cámara: dependiendo del tipo de evento virtual, debes encontrar ponentes y/o expertos que den charlas sobre temas específicos, realicen entrevistas o participen en mesas redondas durante tu evento. Deben ser líderes de opinión con un gran número de seguidores. Además, ten en cuenta que no todos los ponentes que tienen confianza en el escenario la tienen ante la cámara. No invites a nadie que no se sienta cómodo en este tipo de formato de evento.

Fuera de cámara: para garantizar que se responda a los comentarios y las interacciones de los asistentes, debes asignar esa tarea a alguien de tu equipo. Verás cómo el público se sentirá incluido y atendido durante las sesiones, lo que ayudará a aumentar la participación en el chat y las redes sociales y, por lo tanto, la retención.

Interactividad y interacción de usuario

Cuando organices un evento virtual, no basta con retransmitir en directo la sesión que tienes prevista y esperar que sea la mejor experiencia online para tus asistentes. Debes tener en cuenta la interactividad y la interacción de usuario en cada decisión que tomes sobre el contenido de tu evento virtual. Estos aspectos pueden marcar la diferencia a la hora de que los espectadores decidan sintonizar en directo o permanecer en el evento virtual.

Si permite a los asistentes participar en una conversación en tiempo real, su experiencia en el evento será más emocionante y atractiva. Tenga en cuenta que, en un entorno virtual, puede incluir charlas informales, elementos interactivos y ejemplos en tiempo real que no necesariamente encajarían en un escenario tradicional fuera de línea.

Integre estas tácticas para aumentar la interactividad y la interacción de usuario de su evento:

Preguntas y respuestas: durante su evento virtual, seleccione las mejores preguntas de su público o deje que ellos decidan cuáles les gustaría debatir.

Encuestas en directo: aumenta la interacción de tus reuniones y eventos virtuales realizando encuestas a tu público en tiempo real.

Gamificación: genere experiencias de alta calidad y aumente la participación y la interacción de usuario de los asistentes en las sesiones mediante el uso de la gamificación.

de chat: permite a los asistentes interactuar y realizar la interacción de usuario en tiempo real entre ellos mediante una funcionalidad de chat.

Ahora que ya dispone de la estructura ideal para desarrollar eventos virtuales, puede determinar si debe empezar a planificar su propia experiencia inmersiva en línea. Recuerde que, con el plan adecuado y la tecnología apropiada, puede ofrecer una experiencia excepcional a sus asistentes.

Azavista ofrece un potente conjunto de herramientas que le ayudará a planificar con éxito cualquier evento, ya sea presencial o virtual. Nuestras sólidas integraciones garantizan una preparación digital para sus eventos virtuales. Con nuestros bloques de construcción, podrá crear fácilmente el esquema de su conferencia. Nuestras plantillas de reuniones plug-and-play maximizan la experiencia de los participantes y le permiten ahorrar un tiempo valioso para aprovechar nuevas oportunidades.