Lo que todo organizador de eventos debe saber sobre la gestión de participantes

Cree valor con el software de gestión de participantes

Existen muchas aplicaciones de gestión de conferencias diseñadas para este fin, pero no todas son iguales. Antes de decidirse por un producto específico, asegúrese de que la aplicación que elija pueda capturar y gestionar los numerosos aspectos variables de la planificación de un evento, desde la preparación y la ejecución hasta las actividades posteriores al evento.

En lugar de utilizar una base de datos unidimensional con nombres y datos personales, invierta en una herramienta más sólida que le permita transformar los datos recopilados en un plan de conversión viable. Una aplicación cuidadosamente diseñada le permitirá exportar datos personalizables para la elaboración de informes destinados a las partes interesadas e identificar el potencial de seguimiento de los prospectos.

Un evento bien planificado tendrá un impacto duradero en los participantes y las interacciones de usuario resultantes determinarán su éxito general. La fase de planificación previa es la más laboriosa de la organización o participación en un evento. Los organizadores deben proporcionar a cada participante una forma fácil y rápida de inscribirse en el evento, configurar los detalles del viaje y el alojamiento, y ver y gestionar el itinerario. Al mismo tiempo, como anfitrión del evento, debe disponer de una forma fiable de supervisar el estado de inscripción de los participantes y actuar como su agente para garantizar los aspectos logísticos, como los viajes en avión, el alquiler de coches y las reservas de hotel.

Este apoyo aparentemente rutinario a los participantes reportará muchos beneficios durante y después del evento. Los participantes apreciarán cómo se gestionan todos los detalles y comenzarán a confiar en que usted puede satisfacer cualquier necesidad que puedan tener. Este es un primer paso importante para demostrar que está en sintonía con los participantes y que comprende plenamente sus necesidades y puntos débiles.

Tres maneras de fomentar la interacción de usuario de los participantes durante un evento

La planificación exitosa de un evento no termina cuando este comienza, ¡solo acaba de empezar! Mientras los participantes están presentes e involucrados, es el momento perfecto para realizar la interacción de usuario específica. Esto supone un reto debido a la gran cantidad de imágenes y sonidos que compiten por la atención de los participantes. Utilice estos tres enfoques para asegurarse de que su empresa esté siempre en primer plano en la mente de sus clientes potenciales.

Proporcione a los participantes una aplicación móvil que incluya datos personales, sesiones programadas, estado de las confirmaciones de asistencia a las actividades, referencias de reservas de alojamiento y folletos del evento en formato digital para facilitar su consulta. Esto le proporcionará una visión completa de la interacción de usuario de los participantes a lo largo del evento.

Ayuda a los participantes a encontrar actividades que les interesen, ofrécete a inscribirlos o utiliza la gestión de listas de espera para registrar su interés si un evento ya está completo.

Incluya una función de mensajería de texto en la aplicación móvil de gestión de participantes para que estos puedan ponerse en contacto con usted o con su personal de inmediato si necesitan ayuda con el programa de la conferencia, el traslado al hotel o la confirmación de su inscripción en una actividad próxima. Contar con una persona con la que comunicarse en directo y que resuelva sus problemas inmediatos le convertirá en un recurso fiable. La fiabilidad generará confianza, que puede cultivarse hasta convertirla en lealtad. Este sentimiento hará que los participantes se sientan cómodos y con la mentalidad adecuada para considerar la posibilidad de hacer negocios con usted.

Interacciones de usuario posteriores al evento para maximizar la generación de prospectos y aumentar su ROI

Ahora que la preparación y la ejecución del evento han finalizado, el software de conferencias adecuado identificará los siguientes pasos. Dispondrá de valiosas métricas del evento en una visión general integrada que podrá convertir en acciones concretas. Tendrá un perfil completo de cada participante y estará preparado para cultivar prospectos y convertirlos con éxito en clientes.

• Prospectos de exportación

Utilice los datos contenidos en el Software de gestión de conferencias para crear una lista de exportación de prospectos. Los datos personales y los puntos de contacto únicos de cada participante permiten trazar un plan de acción para cultivar sistemáticamente los prospectos.

• Prospectos del segmento

Puede clasificar aún más los prospectos de los participantes aplicando filtros de segmentación de participantes. El Software de gestión de conferencias clasifica los datos para que pueda extraer segmentos muy detallados basados en los datos demográficos de los participantes, la alineación con el sector, las actividades del evento a las que han asistido, sus intereses, etc.

• Informar a las partes interesadas

Este desglose de datos también será imprescindible para la presentación de informes a las partes interesadas que se requiere después de los eventos y aportará un valor tangible a sus esfuerzos en la organización del evento. Los datos categorizados pueden medirse, lo que ofrece una propuesta de valor a los inversores, la dirección y otros actores clave.

El uso de una herramienta de gestión de participantes intuitiva y flexible le proporcionará los resultados que espera de un evento, como información de contacto, generación de prospectos y un perfil completo de los prospectos para crear la trayectoria de interacción de usuario y conversión.