Los 5 mejores consejos para seleccionar el mejor proveedor de soluciones en el sitio

Como solución de gestión de eventos, conocemos todos los aspectos críticos que debes tener en cuenta a la hora de elegir tu proveedor en el sitio. Por eso, hemos creado una lista con nuestros 5 mejores consejos para elegir el mejor proveedor en el sitio:

1. Determine sus necesidades y objetivos.

Lo primero que debe hacer como organizador de eventos es pensar en los requisitos específicos que el proveedor debe cumplir para el evento. Pero antes de hacerlo, debe hacerse las siguientes preguntas: ¿Cuáles son mis necesidades y objetivos actuales? ¿Qué espero de mi proveedor de soluciones en el sitio? Una vez que tenga la respuesta, verá que enumerar sus necesidades será mucho más fácil.

Además, recomendamos encarecidamente tener listos los requisitos antes de revisar las propuestas. ¿Por qué? Porque si planificas de antemano una lista sólida de condiciones para los proveedores, será más fácil evaluar a cada uno de ellos según el grado de cumplimiento de dichas condiciones.

Nuestra opinión:

Siempre es bueno escuchar los consejos de los profesionales a la hora de tomar una decisión importante. Al revisar las propuestas, pida recomendaciones para poder combinarlas con su propia experiencia y lista de requisitos. Esto también le servirá como buen indicador para evaluar la experiencia y las habilidades de los proveedores.

2. Compare sus mejores soluciones

Una vez que tengas una lista clara de tus necesidades y objetivos, debes investigar un poco para filtrar las soluciones en el sitio que se ajusten a tus requisitos, hasta que encuentres la opción perfecta. Por supuesto, sabemos que buscar entre tantos proveedores puede ser una tarea abrumadora (y lleva mucho tiempo), especialmente si eres organizador de eventos. Por lo tanto, la mejor manera de reducir tus opciones es consultar páginas como Capterra, blogs del sector de los eventos y otros sitios relacionados con los eventos para ayudarte a encontrar la solución adecuada.

A la hora de reducir tus opciones, ten en cuenta aspectos como la reputación, los años de experiencia, el número de clientes, el tipo de soluciones que ofrece, entre otros. Además, disponer de una lista con tus requisitos te ayudará a agilizar el proceso, ya que podrás descartar inmediatamente una empresa de tus opciones si no cumple alguno de ellos. Otra buena forma de filtrarlas es clasificar por importancia las necesidades que busca en el software, ya que una característica puede ser deseable, pero no imprescindible. Una vez que haya seleccionado sus favoritas, puede compararlas todas para ver si hay alguna solución que ofrezca algo diferente al resto.

Nuestra opinión:

A continuación, se ofrece una descripción general de lo que normalmente puede esperar de un proveedor de servicios de «soluciones en el sitio»:

Registro Impresión de credenciales para eventos Seguimiento de asistentes Captura de prospectos Informes y análisis Aplicación móvil para eventos Entre los servicios estándar que se ofrecen, debe encontrar un proveedor que tenga un factor diferenciador que pueda ser más adecuado para su evento.

Por ejemplo, un factor que nos diferencia de otras empresas es que en Azavista estamos trabajando para ser el proveedor más ecológico mediante la implementación de materiales biodegradables en productos como insignias, soportes para insignias y cordones, para que puedan reutilizarse y reciclarse. Si te interesa reducir el impacto del plástico en los eventos, esta solución podría ser la más adecuada. Solo es cuestión de buscar la solución adecuada a tus necesidades y objetivos.

3. Solicite varios presupuestos.

Esto es muy importante: ¡no pidas presupuesto a un solo proveedor! Aunque estés seguro de que vas a cerrar el trato con una empresa concreta, lo mejor es pedir más de un presupuesto. Además, estos presupuestos te servirán de referencia para comparar proveedores en el futuro. Por otra parte, al consultar a varios proveedores, te harás una idea de los precios habituales del sector.

Nuestra opinión:

En Azavista ofrecemos presupuestos personalizados para cada uno de nuestros clientes potenciales, ya que entendemos que sus necesidades y objetivos son únicos, por lo que la oferta debe ajustarse a ellos.

4. Sigue tu instinto.

Al fin y al cabo, trabajarás con el proveedor que elijas antes, durante y después del evento, así que tómate tu tiempo para sopesar todas las opciones.

Si no te sientes seguro con tus elecciones, pide más información o vuelve a la lista que has creado y solicita diferentes presupuestos a los proveedores. Cuando encuentres la mejor opción, sabrás que es la definitiva, porque te parecerá la adecuada.

Nuestra opinión:

Una vez que haya elegido al proveedor, no se precipite en cerrar el trato, ya que podría pasar por alto algunos detalles importantes por no haber comprobado dos veces la información. Por nuestra experiencia, sabemos que este tipo de acuerdos llevan tiempo, por lo que intentamos realizar todas las llamadas y/o reuniones necesarias con nuestros clientes potenciales hasta encontrar la mejor oferta.

5. Prepárate para el éxito.

Ahora que ya ha cerrado el acuerdo con su proveedor de soluciones en el sitio, es el momento de asegurarse de que su experiencia en el sitio sea perfecta, ofreciendo una experiencia excepcional a los asistentes durante el evento. Antes del evento, debe conocer todos los detalles sobre el equipo en el sitio que le prestará apoyo durante el evento. Servicios como el registro, la entrega de acreditaciones, la recuperación de prospectos y otros deben explicarse y organizarse con tiempo.

Nuestra opinión:

En Azavista, ponemos a tu disposición un equipo de conferencias para apoyar a tu personal en el sitio durante el evento y, además, unos días antes, impartimos a tu equipo las sesiones de formación adecuadas. Además, te ayudamos a enviar, instalar, configurar y probar la tecnología en el sitio para el evento.