Organizar tu personal para eventos: 6 consejos para el éxito

6 consejos a tener en cuenta al organizar tu personal para eventos

Asegúrate de que todos sepan dónde deben estar y a qué hora. Ten en cuenta que puede haber personas que lleguen tarde o que no se presenten ese día, y asegúrate de indicar al personal exactamente dónde deben estar dentro del edificio.

Imagina que estos horarios están destinados a niños de primaria y da todas las explicaciones necesarias para que no haya malentendidos. Los eventos suelen ser caóticos, por lo que eliminar cualquier posibilidad de malentendidos sobre los horarios ayudará a que el día del evento transcurra con mayor fluidez.

Infórmate sobre las leyes laborales específicas de cada estado. Dado que los eventos suelen suponer jornadas laborales muy largas, algunos exigirán que pagues horas extras u obtengas firmas y permisos especiales para los menores de 18 años.

Comunicarse constantemente

Crea un grupo de texto, chat o cadena de correos electrónicos al que todos tengan acceso. Considera la posibilidad de implementar más de uno debido al riesgo de fallos, como la entrega de correos electrónicos. Además, crea una cadena telefónica por si hay que hacer anuncios importantes. Estas dos cosas garantizarán que el personal no tenga excusas para perderse información.

La comunicación constante deja menos margen para la interpretación. Dado que los eventos se centran en los detalles, un solo error puede provocar un efecto dominó. Aunque sienta que está molestando al personal del evento, siga comunicándose. El uso de herramientas de gestión de proyectos puede ayudar a su equipo a identificar sus responsabilidades laborales y el progreso hacia los objetivos. Cuanto más clara y concisa sea la información que tengan todos, más fluido será el evento.

Celebrar una reunión de incorporación

La gente suele leer los correos electrónicos o los mensajes de texto por encima, así que organiza una reunión de bienvenida y haz una especie de ensayo general. En esta reunión debes hablar sobre la vestimenta que deben llevar, incluyendo zapatos cerrados y, si van a manipular alimentos, recogerse el pelo.

Si es posible, esta reunión debería celebrarse en el propio espacio del evento, para que los asistentes puedan aprender cómo llegar allí antes del día del evento.

A continuación, haga una presentación sobre el protocolo, las funciones y las responsabilidades el día del evento. A partir de ahí, haga que las personas se dirijan a sus puestos y realicen un rápido ensayo del evento.

Al final de la reunión, entregue a los asistentes una hoja con las cosas que deben recordar el día del evento. Incluya en este documento su horario de turno específico.

Asegúrate de que las personas estén en los puestos adecuados.

Designa un jefe de equipo, o varios jefes de equipo, para poder delegarles parte de la gestión. Estos jefes de equipo deben ser personal con experiencia en eventos y con un conocimiento más profundo de los detalles del evento. Serán responsables del rendimiento de los miembros del equipo.

A partir de ahí, asegúrate de que, al contratar personal para el evento, colocas a las personas en puestos en los que se sientan cómodas. Aunque te falte personal, asignar a alguien una función con la que no está familiarizado puede causar una gran cantidad de problemas.

Colocar a las personas en los puestos adecuados te ayudará a centrarte en el panorama general.

Utilizar plataformas automatizadas

Si el presupuesto lo permite, considere la posibilidad de utilizar un software de planificación de eventos. El software de planificación de eventos ayuda a gestionar todo, desde la elaboración de un calendario hasta la asignación de recursos humanos.

El uso de este tipo de software ayudará a que el proceso de planificación de eventos sea más fluido, al tiempo que permite mantener todos los detalles en un solo lugar, en lugar de dispersos por la bandeja de entrada de su correo electrónico.

Quizás solo organices un par de eventos al año y aún no te plantees invertir en un software específico de gestión de eventos todo en uno. En ese caso, un software de gestión de proyectos tan potente como Monday.com será tu mejor aliado.

Celebrar una reunión de recapitulación.

Aunque los eventos suelen ser muy largos para la mayoría de las personas, celebrar una reunión después del evento es una buena forma de obtener información sobre cómo ha ido el evento en general.

Si se trata de un evento más grande, no estarás al tanto de todos los contratiempos, pero es importante saberlo para que no te pille desprevenido cuando tu cliente vuelva y te cuente una situación determinada.

Por último, agradezca al personal del evento todo el esfuerzo realizado para que el evento haya sido un éxito. Sin el personal del evento, no habría nada. Su cooperación y atención al detalle son lo que puede convertir un buen evento en uno excelente.

Prepárate para lo peor, espera lo mejor.

Con estos seis consejos para organizar al personal del evento, podrás estar más tranquilo sabiendo que tu evento, fiesta o conferencia se desarrollará sin problemas.