Deja de hacer conjeturas, empieza a realizar un seguimiento: cómo el seguimiento de los asistentes crea eventos que los asistentes no se perderán.

Imagina esto: has puesto todo tu corazón y tu alma en organizar un evento épico. Ponentes de primer nivel, actividades interesantes, todo lo necesario. Pero, en el gran día, ¿acude alguien a las sesiones paralelas que has planificado meticulosamente? ¿Tus patrocinadores están conectando con los puntos ciegos del público? El seguimiento de los asistentes es tu arma secreta para responder a estas preguntas y descubrir un mundo de éxito en los eventos, desde el revuelo previo al evento hasta el seguimiento posterior al mismo.

Para los organizadores de eventos que utilizan las herramientas adecuadas, el seguimiento de los asistentes va más allá de un simple recuento. Es una puerta de acceso a un tesoro de información que le permite crear experiencias excepcionales y maximizar el ROI de su evento. Según un informe reciente de Meeting Professionals International (MPI), el 80 % de los profesionales del sector reconocen la creciente importancia de los datos de los asistentes a la hora de medir el éxito de un evento.

Cuando se realiza un seguimiento adecuado del comportamiento de los asistentes, bajo la superficie se desarrolla una sinfonía silenciosa. Los datos fluyen, pintando un cuadro detallado del comportamiento de los asistentes: quién asiste a qué sesiones, cuánto tiempo permanecen e incluso dónde se detienen en la sala de exposiciones. Esto, amigos míos, es la magia del seguimiento de los asistentes.

Sin embargo, muchos organizadores siguen mostrándose reticentes, por temor a la complejidad de la tecnología o a cuestiones relacionadas con la privacidad. ¡Pero no hay nada que temer! Las soluciones actuales de seguimiento de asistentes son fáciles de usar, seguras y ofrecen una serie de ventajas que pueden revolucionar sus eventos.

Los datos pueden respaldar las decisiones en cada parte del proceso de planificación:

Antes del evento: aviva el entusiasmo Averigua quién se ha inscrito en sesiones específicas y envía correos electrónicos personalizados destacando esas sesiones. ¡Imagina el entusiasmo que puedes generar mostrando una sala llena para un tema candente! Los estudios demuestran que las campañas de correo electrónico personalizadas pueden aumentar las inscripciones a eventos hasta en un 20 %.

Personaliza la bienvenida Con los datos de los asistentes, crea saludos personalizados y recomendaciones basadas en sus intereses. ¡Haz que se sientan como VIP antes incluso de que crucen la puerta! Eventbrite también informa de que las experiencias personalizadas pueden aumentar la satisfacción de los asistentes en un 70 %.

Durante el evento: Interacción de usuario en piloto automático. Identifique qué sesiones están abarrotadas y cuáles necesitan un poco más de atención. Utilice esta información para mover sillas, ajustar los horarios de los ponentes o incluso retransmitir en directo una sesión abarrotada a otra sala. El 66 % de los asistentes afirma que sería más probable que volvieran a un evento que ofreciera ajustes en tiempo real en función de sus necesidades.

El Sponsor Matchmaker conecta a los patrocinadores con los asistentes que se ajustan a su mercado objetivo. El seguimiento de los asistentes garantiza que sus patrocinadores no estén dando palos en la oscuridad, sino que estén creando conexiones valiosas. Shutt Communications descubrió que el 79 % de los patrocinadores dan prioridad a la selección de asistentes a la hora de evaluar el ROI del evento.

Después del evento: seguimiento mágico Averigüe quién asistió a qué y adapte su comunicación posterior al evento. Los asistentes que disfrutaron de una sesión específica agradecerán recibir un correo electrónico de seguimiento con recursos o una grabación. Esto mantiene la conversación y fortalece esas conexiones.

Mida y mejore ¡Los datos no mienten! Analice los datos de seguimiento de los asistentes para ver qué funcionó y qué no, y utilice esa información para que su próximo evento sea el mejor hasta la fecha. Marketo informa de que los profesionales del marketing de eventos que aprovechan el análisis de datos observan un aumento del 30 % en el ROI de los eventos año tras año.

El poder transformador de los datos

Estos son solo dos ejemplos de cómo el seguimiento de los asistentes puede dar un nuevo impulso a tus eventos. Al aprovechar los datos que recopilas, puedes:

Caso práctico 1: La cumbre tecnológica rejuvenecida

Consideremos una situación hipotética. Sarah Jones, directora de marketing de una importante empresa tecnológica, tiene la tarea de organizar la cumbre anual del sector. El evento del año pasado contó con una asistencia aceptable, pero los comentarios revelaron una desconexión entre las expectativas de los asistentes y el contenido de las sesiones. Decidida a mejorar, Sarah apuesta por la tecnología de seguimiento de asistentes.

El equipo de Sarah utiliza tarjetas RFID para realizar un seguimiento de la asistencia a las sesiones. Los datos revelan una tendencia sorprendente: una caída significativa en la asistencia a mitad de una conferencia muy esperada. Al investigar más a fondo, Sarah descubre un conflicto de horarios con otra sesión muy popular. Con esta información, reconfigura el programa para el año siguiente, lo que garantiza un desarrollo más fluido y la satisfacción de los asistentes.

Caso práctico 2: El paraíso de las redes de contactos en la conferencia sobre asistencia sanitaria

Imaginemos al Dr. Mark Thompson, un renombrado cardiólogo, organizando una conferencia nacional sobre salud. El networking es fundamental para los asistentes, pero facilitar conexiones significativas puede ser un reto. El Dr. Thompson utiliza una app para eventos con una función integrada de seguimiento de asistentes. La app permite a los asistentes crear perfiles y expresar sus áreas de interés. Basándose en estos datos, la app facilita recomendaciones personalizadas, sugiriendo sesiones relevantes y posibles contactos para el networking. La conferencia del Dr. Thompson se convierte en un caldo de cultivo para la colaboración, fomentando conexiones valiosas que de otro modo no se habrían producido.

La Asociación Nacional de Catering y Eventos (NACE) destaca la importancia de la toma de decisiones basada en datos en el sector de los eventos. El seguimiento de los asistentes le permite recopilar los datos que necesita para tomar decisiones informadas, lo que garantiza que sus eventos no solo sean exitosos, sino verdaderamente transformadores.

A continuación, profundizaremos en las diversas tecnologías disponibles para el seguimiento de asistentes, exploraremos las mejores prácticas para la recopilación y el análisis de datos, y abordaremos las cuestiones relacionadas con la privacidad. Le proporcionaremos los conocimientos y las herramientas necesarios para aprovechar todo el potencial del seguimiento de asistentes y crear eventos que dejen una huella duradera.

Si lo piensas de esta manera, el seguimiento de los asistentes es tu bola de cristal para conocer el alma de tu evento. Te permite personalizar la experiencia, maximizar la interacción de usuario y, en última instancia, convertir a los asistentes en fans incondicionales. ¿Estás listo para aprovechar el poder del seguimiento de los asistentes y crear eventos que dejen una impresión duradera? ¡Hablemos de cómo podemos hacerlo realidad!