Tecnología para eventos: principales tendencias para 2025

1. Un enfoque continuo en la sostenibilidad

La sostenibilidad es un tema que lleva años en la lista de tendencias de eventos porque sigue siendo muy relevante, y debemos seguir hablando de ello hasta que hayamos realizado los cambios necesarios dentro del sector. Este año empezaremos a ver cómo más organizadores de eventos optan por soluciones más ecológicas para reducir el impacto del plástico de un solo uso. También veremos un aumento del uso de materiales reciclados en el diseño de eventos y una mayor presencia de contenedores de reciclaje, con el fin de reducir la cantidad de residuos que acaban en los vertederos. Aunque estas son algunas formas de hacer que tu evento sea sostenible, se pueden aplicar más opciones:

Lugares: busca lugares sostenibles.

Residuos de papel: abandona el papel y apuesta por la comunicación digital.

Desperdicio de alimentos: desaliente el desperdicio de alimentos con recipientes reutilizables.

Flores: elige decoraciones conscientes.

Energía verde: apuesta por los dispositivos electrónicos que funcionan con energía solar.

Transporte: fomentar el uso compartido del automóvil o el uso del transporte público.

Regalos promocionales: olvídate de las bolsas de regalos, pásate al formato digital.

Bebidas: evita comprar botellas individuales de agua o bebidas, puedes optar por un dispensador a granel o una jarra.

2. Insignias y entradas para eventos

Las acreditaciones y la venta de entradas son fundamentales para los organizadores de eventos, ya que son un aspecto integral de la organización y la recopilación de los datos de los asistentes. Este año, veremos una disminución significativa en el uso de papel para entradas, recibos y confirmaciones, ya que todo se está pasando al formato digital. El auge de las etiquetas RFID y NFC, los códigos QR, las apps para eventos y todas las demás tecnologías de entradas portátiles ha cambiado las reglas del juego en el sector de los eventos.

No hace mucho tiempo, los asistentes tenían que hacer largas colas en el recinto debido a la ineficacia del servicio de registro. Ahora, las soluciones de registro en el sitio y de impresión de credenciales se han vuelto muy rápidas y fluidas gracias a los últimos avances tecnológicos. Además, otra gran tendencia será el uso de acreditaciones, soportes para acreditaciones y cordones fabricados con materiales biodegradables. Este tipo de productos se biodegradan en condiciones normales de vertedero en un plazo de 5 años, mientras que los productos tradicionales, como los soportes para acreditaciones de vinilo, pueden tardar hasta 400 años.

El sector de los eventos seguirá sin duda digitalizando los recibos y reduciendo el uso de papel y plástico en toda la cadena de suministro hasta que estos se vuelvan obsoletos.

3. Personalización mejorada

Dado que no todos los asistentes a tu evento están viviendo la misma experiencia, es importante ofrecer una mayor personalización para que puedan obtener exactamente lo que necesitan. Esta será una de las principales tendencias en 2023. Al personalizar la experiencia de los asistentes, podrás añadir más valor al evento, haciendo que se sienta personalizado y bien pensado. Aunque hay muchas formas de personalizar tu evento, mencionaremos las más innovadoras:

Inteligencia artificial y aprendizaje automático

Sin duda, la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático se encuentran entre las tecnologías más prometedoras en el ámbito de los eventos. Pronto se utilizarán en todos los aspectos de las reuniones y conferencias. Con la ayuda de estas dos potentes tecnologías, los organizadores de eventos pueden mejorar la experiencia de los asistentes mediante optimizaciones en la programación de la agenda, la creación de redes y la personalización individual de la experiencia.

Big Data

El uso de datos para planificar y orientar las decisiones relacionadas con los eventos pasará a primer plano en 2023, ya que se trata de una herramienta poderosa que puede ayudar a crear un evento exitoso. Sin duda, el uso de big data es una oportunidad increíble para un crecimiento masivo. Veremos más casos de cómo el uso adecuado de los datos ayuda a los organizadores de eventos a tomar decisiones importantes de varias maneras que antes no eran posibles.

4. Plataforma de software de gestión de eventos todo en uno

Un software de gestión de eventos todo en uno se ha convertido en una herramienta tan esencial para los organizadores de eventos hoy en día, que se convertirá en una de las mejores opciones para 2023. ¿Por qué? Bueno, los organizadores buscan constantemente reducir los costes logísticos de abastecimiento, contratación y aprendizaje del uso de soluciones dispares en todo el proceso de planificación de eventos, por lo que una plataforma todo en uno es una gran opción para reducirlo significativamente.

Estas soluciones integradas no solo proporcionan módulos flexibles y funcionalidades robustas para la organización fluida de un evento, sino que también se integran completamente con otras herramientas que utilizan los organizadores de eventos.

5. Privacidad digital

Si bien el uso de datos es clave para tener una ventaja competitiva en 2023, la privacidad digital es igualmente importante, especialmente ahora que ya ha entrado en vigor el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea. También en Estados Unidos se está aplicando la ley «Mind Your Own Business Act» (Ley de no entrometerse en los asuntos ajenos). Si un evento o conferencia requiere recopilar información personal de los asistentes, los organizadores deben asegurarse de estar al día de cualquier ley de privacidad digital que se haya aplicado este año.

Afortunadamente, las plataformas de gestión de eventos están ayudando a los organizadores al integrar todos los requisitos de protección de datos necesarios, de modo que se proteja la información personal de los asistentes. Además, al cumplir con estos requisitos, se previenen todo tipo de violaciones de seguridad.