5 essentiële tips om succesvol te zijn in het plannen van corporate events

Tip #1 – Bepaal je doel

Het belangrijkste dat u moet weten voordat u begint met het plannen van uw event, is waarschijnlijk dat u volledig begrijpt wat het doel van uw event is. Hoe kunt u het doel van uw event duidelijk definiëren?

Hier zijn 5 vragen die je jezelf kunt stellen:

• Wie zal uw event bijwonen? Wie zal uw event organiseren? Het beantwoorden van deze vragen en weten hoeveel mensen u verwacht, zal een groot deel van uw besluitvorming bepalen.
• WAAR gaat uw event over en hoe heeft u uw event genoemd? Het is van cruciaal belang om tijdens het planningsproces altijd het thema van uw event in gedachten te houden.
• HOE bent u van plan uw event op de markt te brengen en bekendheid te geven? Hierin ligt de waarde van een gedegen budget — denk goed en kritisch na over uw budgetbehoeften voor het event.
• WANNEER vindt uw event plaats? Het is belangrijk om uw doelgroep in gedachten te houden en uit te zoeken welke datum en tijd voor hen het meest geschikt is, vooral omdat bijna 40% van de mensen niet komt opdagen voor bevestigde events.
• WAAROM (dit is het doel van uw event) vindt uw event überhaupt plaats? Dit is het doel van uw event en u moet dit tijdens de planning altijd in gedachten houden.

Tip #2 – Plan uw budget en tijdschema's

Natuurlijk weten we allemaal dat je je tijd en geld moet plannen om iets gedaan te krijgen, maar wat houdt het plannen van je tijd en budget precies in?

• ONDERZOEK uw kosten vooraf
• BEDENK een totaalbedrag
• SCHATTING van de kosten voor elke categorie
• NIET Vergeet kleine kosten
• MAAK een noodplan

Tip #3 – Maak een checklist voor je event

Een checklist voor eventplanning helpt u om alle kleine details van uw event bij te houden, zodat er niets misgaat vanaf het moment dat u begint met de voorbereiding tot aan de logistiek op de dag van het event. Hoewel er veel stappen zijn die u moet volgen bij het gebruik van een eventchecklist, zijn dit de drie belangrijkste dingen die u in gedachten moet houden:

DELEGEER werk binnen uw team NIET VERLIES het overzicht over uw voortgang GEBRUIK een tool om uw taken te beheren en uw voortgang te monitoren

Tip #4 – Zorg dat je een back-up plan hebt

Hoewel het plannen voor het ergste nooit erg bemoedigend is, is het altijd beter om op het ergste voorbereid te zijn terwijl je naar het beste event streeft! Dit geldt vooral omdat we, hoe hard we ook ons best doen, niet altijd alles kunnen voorspellen en er soms onvoorziene omstandigheden kunnen optreden.

Om paniek bij het zien van een mogelijke ramp te voorkomen, moet u van tevoren plannen maken voor de elementen van het event die u belangrijk vindt. Voorbeelden hiervan zijn AV-apparatuur of catering. Dit zijn misschien wel twee van de belangrijkste elementen van elk event: ze zorgen ervoor dat uw gasten tevreden blijven! U wilt immers niet zonder projector komen te zitten of een oven die kapotgaat zonder dat u een alternatief hebt om uw gasten te vermaken of te eten te geven.

Tip #5 – Communiceer, communiceer en communiceer!

De meest effectieve event planners zijn goede communicatoren. Bij het plannen van events communiceren we niet alleen voortdurend met ons team, maar moeten we ook communiceren met onze (potentiële) leveranciers. Ik moet echter wel zeggen dat communicatieve vaardigheden hier niet verwijzen naar micromanagement (niemand houdt daarvan), maar houd in gedachten dat u als leider van uw event planning team verantwoordelijk bent voor het succes of falen van uw event. Event planners worden immers ingehuurd omdat ze gewaardeerd worden om hun aandacht voor detail. Als u deze details niet met uw team communiceert en ervoor zorgt dat alles wordt gecontroleerd, is het mogelijk dat kleine fouten of slechte communicatie kunnen leiden tot een potentieel falen.

Kortom, bereid je voor op het ergste en streef naar het beste, denk vooruit en vergeet ten slotte niet dat er geen 'ik' in het team zit — houd je team op de hoogte, werk samen en communiceer om dat event te plannen!