9 bedreigingen voor uw event (en hoe u deze kunt overwinnen)

Onduidelijke begroting – Begroting? Welke begroting?

De budgetten voor events worden steeds kleiner en event planners moeten creatief zijn en meer doen met veel minder middelen. Het zou geweldig zijn als we allemaal een event konden plannen en organiseren zonder budget – de mogelijkheden zouden eindeloos zijn.

Dit geldt natuurlijk nog steeds (het gedeelte over eindeloze mogelijkheden) als je je financiën goed op orde houdt. Zorg er altijd voor dat je een limiet stelt voor je event, zodat je achteraf niet (letterlijk) voor je fouten hoeft te betalen.

Dit is wat u moet doen:

1. Stel een duidelijk budget vast voor uw event
2. Houd uw uitgaven bij terwijl u bezig bent.
3. Bedenk creatieve ideeën (bijvoorbeeld decoraties, enz.) die ook budgetvriendelijk zijn.

Slecht tijdmanagement – Zoveel te doen, zo weinig tijd.

Je moet de juiste middelen op het juiste moment op de juiste plaats investeren. We hebben allemaal wel eens een moment waarop we denken: "Oh, dit zou ik zo kunnen doen". Maar vaak hebben we achteraf spijt dat we het hebben uitgesteld en zouden we willen dat we terug in de tijd konden gaan om eerder met de planning te beginnen.

Hoe kunnen we onze planning goed op orde houden?

1. Stel korte- en langetermijndoelen vast om ervoor te zorgen dat dingen worden gedaan wanneer dat nodig is.
2. Begin met de essentiële informatie: event terrein, omvang van het event en welke events er tegelijkertijd plaatsvinden.

Murphy's wet – Alles wat mis kan gaan, gaat ook mis.

Het eerste wat hier in me opkomt, zijn last-minute wijzigingen die, wanneer ze zich voordoen, het einde van de wereld (en je event) lijken te betekenen.

Dus, hoe dagen we Murphy uit?

1. Voer een risicobeoordeling van uw event uit en identificeer waar veranderingen het meest waarschijnlijk zullen plaatsvinden of waar event succes in gevaar kan komen.
2. Zorg ervoor dat u op basis van uw risicobeoordeling een back-up plan hebt en alle bases dekt.
3. Haal even diep adem. We kunnen de toekomst niet voorspellen, maar we kunnen ons wel op het ergste voorbereiden en op het beste hopen!

Te weinig teamleden – Niet genoeg mensen om het werk gedaan te krijgen.

Niet alle organisaties hebben een event team dat zich bezighoudt met het plannen van hun events. Soms is het een eenmansleger dat de jaarlijkse conferentie organiseert en soms is het een team van tien toegewijde mensen die aan een tentoonstelling werken.

Maar bovenal is het belangrijk (en soms noodzakelijk) om gewoon contact op te nemen en om hulp te vragen – je zou versteld staan hoeveel van je collega's je graag een handje zouden helpen!

1. Vraag om hulp wanneer je die nodig hebt
2. Wees een teamspeler
3. Koop koffie en muffins om bedankt te zeggen!

Doelloos event – Eigenlijk gewoon een feestje dus.

Laten we eerlijk zijn... een event zonder 'echt' doel is gewoon een feestje. Bovendien is het een behoorlijke verspilling van moeite en tijd.

Hoe bepaal je het doel van een event?

1. Waarom worden juist die gasten uitgenodigd voor uw event?
2. Wat moet uw event voor hen betekenen? Wat levert het hen op?
3. Maak het niet te ingewikkeld. Zorg er gewoon voor dat uw gasten weten waarom ze uw event bijwonen en dat hun aanwezigheid gewaardeerd wordt.

Onzorgvuldige fouten – Sommige dingen zijn gewoon te vermijden.

Soms glippen dingen door de mazen van het net en worden ze vergeten, om vervolgens op het allerlaatste moment weer te worden herinnerd. Het geheim om eenvoudige fouten bij het plannen van events te voorkomen, is simpelweg een gedegen plan hebben.

1. Maak een gedetailleerd event-plan waarin wordt beschreven wat er moet gebeuren, wanneer en door wie (in detail).
2. Zorg ervoor dat jij en je team het plan begrijpen en er helemaal voor gaan.
3. Simpele fouten kunnen gebeuren, we zijn ook maar mensen – dus sta weer op en ga door!

Onvoldoende XP – Planners met onvoldoende ervaring.

Zonder een kapitein die het schip bestuurt – of in het geval van evenementenplanning, zonder iemand die leiding geeft aan het event team – kan de situatie snel uit de hand lopen. Als de juiste mensen niet op de juiste plek zitten, is dat vragen om problemen.

Een event teamleider (of manager, afhankelijk van de situatie) moet een overzicht hebben van de werkdruk en schema's van zijn team en de activiteiten daarin coördineren. Zodra uw event teammanager (leider) inzicht heeft in de capaciteiten van elk teamlid, wordt het veel gemakkelijker om de taak zo efficiënt en effectief mogelijk uit te voeren.

Als teammanager:

1. Leid je team – (bijna) iedereen kan managen
2. Positieve bekrachtiging helpt enorm

Als teamlid:

1. Er is geen 'ik' in een team
2. Werk vanuit je sterke punten – dat is de beste aanpak als er niet genoeg tijd is en er veel te doen is.

Te veel gereedschap – Overal gereedschap, gereedschap!

Het is altijd fijn om voor alles een tool te hebben. Een tool om je budget te beheren, een tool om je taken voor events bij te houden, een tool voor e-mail, een tool voor registraties en natuurlijk een aantal mobiele apps voor events om onderweg georganiseerd te blijven.

Hoe filter je dan de nuttige tools uit de nutteloze?

1. Als je nog steeds moet 'uitzoeken' hoe een tool werkt, maar je bent er 'zeker van dat het zal helpen', verspil dan geen tijd met het uitkiezen en testen van tools als je daar geen tijd voor hebt.
2. Minder is meer. Een of twee geïntegreerde tools kunnen veel opleveren. Als u vaak evenementen plant, kijk dan eens naar online software voor event planning die aan uw behoeften kan worden aangepast.

Verandermanagement – Je houdt de veranderingen in je event niet bij.

Zoals met de meeste dingen, is het onwaarschijnlijk dat uw eventplannen constant blijven – verandering is onvermijdelijk. Vaak is het echter zo dat het niet bijhouden van wijzigingen in events het gevolg is van een probleem met het budget of het taakbeheer.

Hoe kun je je hierop voorbereiden en dit voorkomen?

1. Zorg ervoor dat uw budget waterdicht en goed doordacht is.
2. Stel een realistische en gedetailleerde tijdlijn voor het event op en plan zoveel mogelijk vooraf.
3. Verzamel details over eventuele wijzigingen, bijvoorbeeld: de redenen voor de wijziging, wie verantwoordelijk is, enz. – op die manier kunt u deze inzichten meenemen in uw volgende event.