Alles-in-één tools voor eventplanning - 4 belangrijke voordelen

Er zijn veel internationale softwarebedrijven die complete oplossingen voor evenementenbeheer aanbieden. Veel evenemententechnologiebedrijven die begonnen zijn met de verkoop van software voor evenementenregistratie, zijn uitgegroeid tot een alles-in-één platform voor evenementenplanning. Dankzij deze snelle ontwikkeling hebben planners nu alles wat ze nodig hebben binnen handbereik om evenementen soepel en succesvol te laten verlopen.

Technologie helpt event planners om hun inspanningen te optimaliseren en tegelijkertijd een uitstekende ervaring voor deelnemers te bieden door middel van verhoogde efficiëntie en een naadloze uitvoering van events. Het aanbieden van een complete toolstack voor het beheer van fysieke, hybride en virtuele events biedt veel voordelen voor datagestuurde event planners.

Duidelijke ROI voor events voor bedrijven van elke omvang

Moderne event planners werken met strakke deadlines en specifieke ROI-doelstellingen. Een end-to-end planningsoplossing zorgt voor een toolstack die alle zakelijke behoeften dekt en waarmee u ROI-rapporten op meerdere niveaus kunt genereren voor uw evenementmarketingcampagnes, het beheer van deelnemersregistraties en rapportages voor belanghebbenden.

2. Mix-&-Match Modules

Investeer in de functies die u nodig hebt, zonder te betalen voor functies die u niet nodig hebt. Zoek altijd naar een platform dat u de mogelijkheid biedt om binnen de toolstack die modules te kiezen die het beste aansluiten bij de behoeften van uw organisatie. Pas uw ervaring aan door geautomatiseerde workflows te creëren voor al uw registratieprocessen, event check in en event management, rapportage na afloop van het evenement en alles wat u daar tussenin nodig hebt.

3. Serieuze gegevensbeheer en -beveiliging

Hoe groter het platform, hoe beter de beveiliging. Oké, we zijn het erover eens dat dit (helaas) niet altijd het geval is. Maar als vuistregel kun je stellen dat grotere platforms die veel gegevens verwerken, eerder geneigd zijn om uitstekende zorg te besteden aan hun gegevensbeveiliging. Of het nu gaat om GDPR-regelgeving, SOC-certificering of ISO-compliance, een alles-in-één platform moet in staat zijn om nauwkeurige documentatie te leveren die aan deze vereisten voldoet. Dit zal het uiteindelijke aankoopproces zeker verkorten.

4. Onbeperkte integraties

Het consolideren van al uw gegevens en geautomatiseerde processen op één centrale plek is essentieel voor de efficiëntie en het succes op lange termijn van event planners. Dit betekent echter niet dat u nu al afscheid moet nemen van uw huidige bedrijfsapplicaties of verouderde software. Omdat u kiest voor een uitgebreider softwareproduct, is de kans groot dat dit een breed scala aan integratiemogelijkheden biedt.

Ongeacht de grootte van uw bedrijf, moet u actief op zoek gaan naar oplossingen die integraties van derden bieden die naadloos aansluiten op uw bestaande en cruciale bedrijfsapplicaties en -tools. Inclusieve en gebruiksvriendelijke oplossingen moeten een eenvoudig te gebruiken integratiemodule bieden, waarmee u snel integraties kunt opzetten via API-sleutels of beschikbare webhooks, waardoor een veilige, platformonafhankelijke gegevensverwerking wordt gegarandeerd.

Conclusie en slotgedachten

Een alles-in-één event platform zal worden gebruikt door verschillende bedrijfsprofielen, variërend van mensen voor het marketingteam tot externe belanghebbenden. Houd er rekening mee dat niet iedereen even technisch onderlegd is. Welk platform u ook kiest, zorg ervoor dat het intuïtief en gemakkelijk te begrijpen is voor alle bedrijfslagen.

Een zeer belangrijke functie die verrassend vaak over het hoofd wordt gezien, is een gespecialiseerde Event CRM. Er zijn veel redenen waarom dit een van de meest cruciale onderdelen is bij het creëren van een 360 graden overzicht van hoe uw events presteren. Een goed gebouwd event management platform consolideert alle belangrijke deelnemersgegevens in een [beveiligde Event CRM], waardoor persoonlijke en bedrijfsinformatie wordt beschermd.

Ten slotte hebben mensen technologie net zo hard nodig als technologie mensen nodig heeft. Een voordeel dat we nog niet hebben genoemd, is de klantenondersteuning die gepaard gaat met een investering in een enterprise event management oplossing. Veel kleinere SaaS-evenemententoepassingen bieden pakketten met basisondersteuning, waardoor u in het ongewisse blijft over bepaalde functionaliteiten en functies. Een goede customer success manager die uw propositie begrijpt, kan van enorme waarde zijn bij het creëren van winstgevende evenementen.