Uw eventpersoneel organiseren: 6 tips voor succes

6 tips om rekening mee te houden bij het organiseren van uw eventpersoneel

Zorg ervoor dat iedereen weet waar hij moet zijn en hoe laat. Houd rekening met mensen die te laat komen of niet komen opdagen en vertel het personeel precies waar ze zich in het gebouw moeten melden.

Doe alsof deze schema's naar basisschoolkinderen gaan en ga verder dan de instructies, zodat er geen misverstanden ontstaan. Events zijn doorgaans chaotisch, dus door elke ruimte voor misverstanden over de planning weg te nemen, verloopt de dag van het event soepeler.

Leer meer over de arbeidswetgeving van de betreffende staat. Aangezien events meestal zeer lange werkdagen met zich meebrengen, moet u bij sommige events overuren betalen of speciale handtekeningen en toestemmingen verkrijgen voor personen jonger dan 18 jaar.

Communiceer voortdurend

Maak een groepstekst, chat of e-mailthread aan waartoe iedereen toegang heeft. Overweeg om er meer dan één te maken vanwege het risico op storingen, zoals het niet aankomen van e-mails. Maak ook een telefoonboom voor het geval er belangrijke mededelingen moeten worden gedaan. Deze twee dingen zorgen ervoor dat het personeel geen excuses heeft om informatie te missen.

Door constant te communiceren, is er minder ruimte voor interpretatie. Omdat events heel gedetailleerd zijn, kan één foutje een domino-effect veroorzaken. Zelfs als je het gevoel hebt dat je het event team lastigvalt, blijf dan communiceren. Door projectmanagementtools te gebruiken, kan je team beter zien wat hun taken zijn en hoe ze vorderen met hun doelen. Hoe duidelijker en beknopter de informatie is voor iedereen, hoe soepeler het evenement zal verlopen.

Houd een introductiebijeenkomst

Mensen lezen e-mails of sms'jes vaak vluchtig door, dus houd een onboarding-bijeenkomst en doe een soort generale repetitie. Tijdens deze bijeenkomst moet je bespreken wat ze moeten dragen, zoals schoenen met dichte neus en, als ze met voedsel werken, hun haar opgestoken.

Indien mogelijk dient deze bijeenkomst in de evenementenruimte zelf te worden gehouden, zodat mensen voor de dag van het event kunnen leren hoe ze daar moeten komen.

Geef vervolgens een presentatie over etiquette, rollen en verantwoordelijkheden op de dag van het event. Laat de mensen daarna naar hun post gaan en het event kort doorlopen.

Geef de deelnemers aan het einde van de vergadering een overzicht met dingen die ze moeten onthouden voor de dag van het event. Vermeld ook hun specifieke werktijden op dit document.

Zorg ervoor dat mensen op de juiste posities zitten

Bepaal een teamleider, of meerdere teamleiders, zodat u een deel van het management aan hen kunt delegeren. Deze teamleiders moeten ervaren evenementmedewerkers zijn met een grondige kennis van de details van het evenement. Zij zullen verantwoordelijk worden gehouden voor de prestaties van de teamleden.

Zorg er bij het aannemen van eventpersoneel voor dat u mensen op een plek zet waar ze zich op hun gemak voelen. Zelfs als u personeel tekort komt, kan het toewijzen van een onbekende rol aan iemand een heleboel problemen veroorzaken.

Door mensen op de juiste posities te plaatsen, kun je je beter concentreren op het grotere geheel.

Gebruik geautomatiseerde platforms

Als het binnen het budget past, overweeg dan om event planning software te gebruiken. Event planning software helpt bij het beheren van alles, van het opstellen van een planning tot het toewijzen van personeel.

Het gebruik van dit soort event planning software helpt het evenementenplanningsproces soepeler te laten verlopen, terwijl alle details op één plek worden bewaard in plaats van verspreid over uw e-mailinbox.

Misschien organiseer je maar een paar events per jaar en is investeren in speciale alles-in-één event management software nog niet aan de orde. In dat geval is krachtige project management software voor events zoals Monday.com je beste vriend.

Houd een afsluitende vergadering

Hoewel events voor de meeste mensen een erg lange dag zijn, is het houden van een vergadering na afloop een goede manier om inzicht te krijgen in hoe het event in zijn geheel is verlopen.

Als het om een groter event gaat, zul je niet op de hoogte zijn van elk klein probleempje, maar het is belangrijk om dit te weten, zodat je niet voor verrassingen komt te staan wanneer je klant terugkomt en je over een bepaalde situatie vertelt.

Tot slot wil ik de evenementmedewerkers bedanken voor al hun harde werk om het event tot een event succes te maken. Zonder jullie zou er niets zijn. Jullie samenwerking en aandacht voor detail maken van een goed event een geweldig event.

Bereid je voor op het ergste, hoop op het beste

Met deze zes tips voor het organiseren van eventpersoneel kunt u zich meer op uw gemak voelen over het soepel verlopen van uw event, feest of conferentie.