Event Management voor teams op afstand: alles wat u moet weten

De ongekende tijden die volgden op de wereldwijde lockdown zorgden ervoor dat elk bedrijf zijn bedrijfsmodel moest aanpassen om zich te richten op de digitale wereld. Dat gold ook voor de eventsbranche.

Na een periode zonder events kwam de evenementenbranche weer op gang door zich aan te passen aan het nieuwe normaal en virtuele events te organiseren. Er waren virtuele concerten, virtuele conferenties bij bedrijven, virtuele familiebijeenkomsten en thuisbruiloften waar gasten virtueel aanwezig waren.

Hoewel we allemaal enthousiast waren over de nieuwe manier van evenementen organiseren en eraan deelnemen, waren er maar weinig mensen die aandacht hadden voor de mensen achter de schermen die een succesvol virtueel evenement mogelijk maken. Het zijn namelijk de evenementmanagers die dit nieuwe model voor het organiseren van events hebben bedacht.

Toen mensen dachten dat er tijdens de wereldwijde lockdowns niets kon worden gedaan om events te organiseren, slaagden evenementmanagers erin om vanuit huis met teams op afstand te werken om succesvolle events te organiseren en het aanzien van de sector voorgoed te veranderen.

De opkomst van een hybride event-model

Toen alles nog normaal was en events ter plaatse werden georganiseerd, was alles eenvoudiger. Maar door de lockdown raakten mensen gewend aan de virtuele wereld en leerden evenementenmanagers samenwerken met teams op afstand. Nu de regels echter verder worden versoepeld, maken mensen zich op voor een meer hybride model van events. Dergelijke events zouden bestaan uit een fysiek event met een beperkt aantal mensen en virtuele deelnemers.

Aangezien het aantal deelnemers beperkt is, zou het niet juist zijn om een percentage van hun gasten alleen voor de event planners ter plaatse te reserveren. Daarom moet u de virtuele en fysieke elementen samenbrengen om succesvolle events te organiseren.

Beheer van teams op afstand voor events

Het managen van teams op afstand is niet eenvoudig, maar door de lockdown is iedereen gedwongen om thuis te blijven en op afstand te werken. Managers in de events-branche hebben te maken met een aantal speciale uitdagingen die het nog moeilijker maken. Maar maak je geen zorgen. Er zijn verschillende tools voor samenwerking, communicatie en andere zaken op afstand om alles in goede banen te leiden. Daarnaast kunnen ze ook enkele eenvoudige tips volgen die hieronder worden vermeld om succesvol te kunnen werken.

Gebruik tools voor samenwerking

Wanneer u zich op afgelegen locaties bevindt en geen nauw contact hebt, is de kans groot dat taken in het honderd lopen, deadlines worden gemist, tijdschema's verkeerd worden begrepen en nog veel meer. Vroeger was dat anders, toen u nog direct een checklist met taken aan verschillende leden kon doorgeven en persoonlijk toezicht kon houden op hun voortgang. Nog moeilijker is het om de voorbereidingen en brainstormsessies voorafgaand aan een evenement te managen.

Vroeger kon iedereen bij elkaar zitten en hun eigen ideeën delen, de locatie bekijken en nog veel meer, maar door de pandemie kwam daar een einde aan.

Maar vandaag de dag maakt technologie samenwerking bij events locatieonafhankelijk. Er zijn verschillende samenwerkingstools die u kunt gebruiken om taken toe te wijzen, deadlines bekend te maken, prioriteiten te stellen en nog veel meer.

AZAVISTA

Van evenementplanning tot samenwerking, uitvoering en meer: het alles-in-één event management platform van Azavista biedt u de juiste technologie om een naadloos en succesvol evenement te organiseren. Of het nu gaat om een eenmalig evenement, een evenement met meerdere tracks en ongeëvenaarde break-out sessies of een terugkerende evenementenreeks – dit product helpt u om alles efficiënt te beheren. Met Azavista kunt u teams toewijzen met flexibel gebruikersbeheer en sjablonen maken voor het creëren van content, gepersonaliseerde e-mailcampagnes of complete evenementen. Dankzij geïntegreerde rapportage op maat beschikt uw team over complete samenwerkingssoftware die veel verder gaat dan alleen de planning en uitvoering van uw event.

Basecamp

Dit is een geweldige tool voor projectbeheer waarmee de evenementenplanner teams en verschillende events kan beheren en zelfs aankondigingen voor iedereen op één plek kan doen. Je kunt verschillende groepen voor teams aanmaken en verschillende projecten voor verschillende events creëren. Hier kun je permanente zaken toevoegen, zoals het detailblad van de klant of het belangrijkste eventplan, zodat iedereen het kan bekijken. Je kunt taken toewijzen en via opmerkingen op de hoogte worden gesteld van voltooiing en eventuele voortgang.

Jira

Een andere tool voor projectbeheer die je kunt gebruiken om samen te werken aan een event, is Jira. Het beste aan Jira is dat je prioriteiten kunt instellen voor de taak, zodat degenen aan wie de taak is toegewezen, weten wat ze vervolgens moeten doen. Elk event kan worden beschouwd als een afzonderlijk project en de manager kan uiteraard tickets aanmaken voor elke nieuwe taak die zich voordoet.

Taken delegeren volgens nieuwe rollen

Hoewel eventmanager, marketingcoördinator, experience designer, on-site lead, event manager en planner enkele van de meest voorkomende functies zijn, zijn er verschillende nieuwe functies in opkomst als gevolg van de verschuiving naar virtuele evenementen in de evenementenbranche. De eventmanager of planner moet niet alleen op de hoogte zijn van deze functies, maar ook de functies vinden die het beste bij hen passen. Dit zijn enkele van de functies die in opkomst zijn:

Eventtechnoloog

Deze persoon is verantwoordelijk voor het beheer van de technologische strategie van de events. Hij/zij is verantwoordelijk voor het beheer van alle technologische behoeften en het opvullen van eventuele technologische hiaten om virtuele events soepel te laten verlopen.

Technische ondersteuning

De volgende expert die u nodig hebt voor het beheer van uw event team voor evenementen op afstand, is een expert op het gebied van technische ondersteuning. Nu er meer aandacht is voor virtuele events, is het risico op technische problemen toegenomen. Zelfs de kleinste storing kan het evenement stilleggen. U hebt technische ondersteuning nodig die elk probleem snel kan oplossen en direct oplossingen kan bieden.

Virtuele lead

Hoewel leads ter plaatse gebruikelijk zijn bij events, kan het virus van invloed zijn op het aantal mensen dat ter plaatse aanwezig is om events te organiseren. Dit geeft aanleiding tot de rol van een virtuele lead. Deze persoon zou alles wat er tijdens het event gebeurt (fysiek of virtueel) virtueel afhandelen.

Gebruik één enkel hulpmiddel voor communicatie

Als je fysiek dicht bij elkaar bent, kun je gemakkelijk contact met elkaar opnemen of samen zitten en gedachten uitwisselen. Maar vandaag de dag is dat niet zo eenvoudig als je in verschillende steden woont, maar samen een event moet organiseren.

Stel je voor dat een van je leden WhatsApp gebruikt, een ander e-mail en weer een ander sms'jes verstuurt. Dat zou meteen tot chaos leiden. Het is belangrijk om alles bij te houden en als je daarvoor één tool hebt, maakt dat je leven een stuk gemakkelijker.

Met één enkele tool kunt u bijhouden welk bericht u wanneer verstuurt. Dit kan veel misverstanden voorkomen. Iedereen is op dezelfde golflengte en kan snel een antwoord verwachten.

Er zijn tools zoals Slack die je nog meer kunnen helpen bij de communicatie. Je kunt groepen en kanalen aanmaken, groepsgesprekken voeren en nog veel meer met slechts één enkele tool.

Voicemails of spraakberichten kunnen misverstanden voorkomen

Een andere snelle tip voor evenementenbedrijven die op afstand werken, is om voicemails te versturen wanneer je langere berichten verstuurt. Het kan behoorlijk moeilijk en tijdrovend zijn om dingen uit te leggen in berichten. Bovendien kunnen geschreven woorden heel gemakkelijk verkeerd worden geïnterpreteerd. Ofwel deel je de context met de tekst, ofwel laat je de ander iets totaal anders afleiden.

Het verschil in toon ontbreekt ook in tekstberichten. De nadruk op dingen en de manier waarop je de woorden uitspreekt, kunnen helpen om ervoor te zorgen dat de boodschap door anderen met de juiste bedoelingen wordt ontvangen. Interpreteer in feite de toon in de stem om de leemte van face-to-face interactie op te vullen. De patronen in de toon kunnen veel zeggen bij het uitleggen van dingen.

Niet alleen dat, als de andere persoon niet bereikbaar is, kunnen spraakberichten helpen om een chatgesprek van een uur terug te brengen tot een interactie van slechts 5 minuten.

Blijf georganiseerd en houd alles bij

Georganiseerd zijn is erg belangrijk voor elke event manager, ongeacht het soort event. Een ongeorganiseerde event manager betekent een ongeorganiseerd team en dat is de grootste fatale fout achter elk mislukt event. Blijf je teams op afstand op de hoogte houden, zelfs als er geen updates zijn. Zorg ervoor dat ze van alles op de hoogte zijn.

Als je georganiseerd bent, is je geest dat ook. En met een heldere geest wordt het gemakkelijker om het team te leiden en een succesvol event te organiseren.

Vergeet niet om technologie in te zetten bij het event management van uw evenementen, zodat alles soepeler, eenvoudiger en transparanter verloopt. Nu elke sector digitaliseert, is het belangrijk dat ook de evenementensector deze revolutie omarmt en sterker uit deze donkere, ongekende tijden komt.