De ervaring herstructureren: van fysieke naar virtuele events

Het is geen verrassing dat steeds meer brancheconferenties en beurzen worden geannuleerd, uitgesteld of omgezet in virtuele events. Dit heeft mensen gedwongen om hun plannen en reisroutes voor de komende maanden te wijzigen en op zoek te gaan naar online alternatieven voor deze plotselinge verandering. In plaats van op een drukke beursvloer te staan, kijken deelnemers nu vanuit hun huis of kantoor naar webinarsessies, livestream-events of vooraf opgenomen content.

Hoewel events onsite unieke voordelen bieden, zoals face-to-face interacties, blijft de vraag naar virtuele events toenemen, vooral nu. Van livestreaming tot vooraf opgenomen sessies: steeds meer bedrijven herstructureren hun events om engagement-drivende ervaringen te bieden die verder gaan dan een computerscherm. Dit heeft de deur geopend naar nieuwe manieren om mensen online met elkaar in contact te brengen en tegelijkertijd de kosten en de CO2-voetafdruk te verminderen.

Veel event planners die al zijn overgestapt op online evenementen en virtuele bijeenkomsten bevinden zich nog steeds in de fase van 'uitzoeken'. Waarom is dat? Sommigen hadden dit soort evenementen niet als kernstrategie en anderen doen dit waarschijnlijk voor het eerst. Maar de waarheid is dat niemand weet wat de beste formule is voor elk evenement. Wat we wel weten, is dat een virtueel event veel meer inhoudt dan alleen het organiseren van een webinar. Daarom is het belangrijk om een duidelijke structuur te hebben bij het plannen van een virtueel event.

Of je nu een event programmering hebt voor dit jaar of gewoon op zoek bent naar ideeën om digitaal te gaan, gebruik deze structuur om je eigen meeslepende online ervaring te plannen.

Aanpak en platforms

Voordat u beslist wat de beste aanpak is voor het organiseren van een virtueel evenement, moet u uw evenementbriefing doornemen om te zien of het plan zich goed laat vertalen naar een virtueel formaat. Het feit dat iedereen het doet, betekent niet dat u dat ook moet doen. Als een virtuele ervaring aansluit bij de doelstellingen van uw event, dan is het zinvol om voor digitaal te kiezen. Als dat niet het geval is, moet u een aanpak vinden die het beste werkt.

Als je dit eenmaal duidelijk hebt, overweeg dan de volgende vragen: Waarom zullen deelnemers zich aanmelden voor je event? Wat bied je dat waarde toevoegt? Op basis van de antwoorden kun je beslissen welk type content geschikt is voor je event. Zorg ervoor dat je prioriteit geeft aan de belangrijkste content en takeaways.

Nu is het tijd om te evalueren welk type virtueel event het beste past bij uw vastgestelde doelen en doelstellingen:

• Volledig virtueel

Bij virtuele events communiceren mensen met elkaar in een virtuele omgeving in plaats van op een fysieke locatie. Deze online events bestaan uit meerdere sessies, zijn zeer interactief en kunnen webinars en webcasts omvatten. Bovendien zijn ze geschikt voor elk event met meerdere presentaties, discussieruimtes of merkervaringen om uw deelnemers te betrekken.

• Hybride

Een hybride event is elk format – conferentie, vakbeurs, trainingsseminar, enz. – dat live-elementen, zoals interviews of presentatoren, combineert met virtuele componenten. Het biedt een effectieve manier om de deelname en het bereik te vergroten, terwijl live-elementen worden gebruikt voor een persoonlijk gevoel.

• Live-streaming

Live streaming-evenementen zijn een uitstekende manier om het bereik van uw bedrijf te vergroten, de zichtbaarheid te verbeteren en de beschikbare content onder een nieuw publiek te verspreiden. Dit type online event stelt deelnemers in staat om het event eenvoudig te delen met anderen, zoals collega's, vrienden of familie. Het kan ook zeer kosteneffectief zijn voor event planners.

• Vooraf opgenomen

Dit type online event wordt opgenomen, gemonteerd en gedeeld om later te bekijken. Het kan niet alleen op een specifieke datum in première gaan, maar ook online beschikbaar zijn via video on demand (VOD). Tegelijkertijd biedt het de mogelijkheid om de inhoud live te laten lijken, zelfs als dat niet het geval is. Deze optie biedt event planners meer flexibiliteit.

Programmaformaat en ontwerp

Net als onsite conferenties zijn er ook virtuele events in vele verschillende programmaformats. Of u nu kiest voor een paneldiscussie, een reeks interviews of pitchrondes, u moet uw deelnemers een unieke ervaring bieden, iets waarmee uw bedrijf zich onderscheidt van de concurrentie.

• Paneldiscussies:
• Ze brengen toptalentdeskundigen op verschillende gebieden samen om elkaars ervaringen te delen en daarop voort te bouwen.
• Ze zijn nuttig als een onderwerp te complex is voor één persoon om te behandelen, of als het publiek tijdens dezelfde sessie met verschillende standpunten moet worden geconfronteerd.
• Interviews:
• Zijn diepgaande dialogen tussen eventorganisatoren en materiedeskundigen.
• Experts kunnen hun kennis delen in live vraag-en-antwoordsessies, wat helpt om engagement met het publiek te behouden.
• Pitchrondes:
• Pitch Rounds worden gehouden met als enig doel startups in staat te stellen hun ideeën te pitchen aan een groep juryleden (meestal investeerders of belanghebbenden).
• Dit virtuele format is een geweldige manier om de retentie van deelnemers te verhogen vanwege zijn dynamiek.

Keynotes:

• Keynotes inspireren, entertainen en informeren het publiek over een specifiek onderwerp.
• De keynote speeches worden gegeven door sprekers die zijn geselecteerd vanwege hun expertise op een bepaald gebied en hun vermogen om een publiek te boeien.
• In een virtuele omgeving hoeven sprekers niet langer naar een andere locatie te reizen om hun keynote te geven, en hoeven deelnemers niet langer op zoek te gaan naar beschikbare zitplaatsen om de sessie bij te wonen!

Online gaan betekent ook dat u het ontwerp en de branding van uw bedrijf naar een digitale ruimte brengt. Raadpleeg uw merkrichtlijnen voordat u visueel materiaal maakt of rekwisieten of decors voor uw event bouwt. Ook moet al het fysieke en/of digitale ontwerp dat voor het event wordt gemaakt, consistent zijn met uw grafische identiteit.

Technologie

Event planners organiseren met succes virtuele events wanneer ze over de juiste technologische hulpmiddelen beschikken. Om je voor te bereiden op de grote dag, moet je nadenken over de volgende vragen: Waar wordt het event gefilmd? Gebeurt dit volledig op afstand? Of in een studio? Of in een kantoor? Op basis van je antwoorden kun je bepalen welke apparatuur je nodig hebt, zoals audio- en visuele apparatuur, thuisapparatuur, studioapparatuur, enz.

Naast deze technologische elementen kunnen event planners ook profiteren van het gebruik van een event technologieplatform om hun hele evenementproces te plannen, van de promotie tot de uitvoering en het beheer. Hier zijn de belangrijkste event tech oplossingen die u kunt gebruiken bij het uitvoeren van een virtueel evenement:

• Eventwebsite

Een eventwebsite is het visitekaartje van elk fysiek of virtueel event en vormt een krachtig instrument om nieuwe bezoekers aan te trekken. Via uw eventwebsite kunt u uw event naadloos promoten door rijke content aan te bieden die potentiële bezoekers informeert en hen ertoe aanzet zich voor het event in te schrijven. Uw eventwebsite moet ook de waarde van uw virtuele event uitdragen en tegelijkertijd dezelfde look en feel hebben als uw bedrijf.

• Registratie

Met een robuuste registratietool kunt u moeiteloos registratieformulieren voor deelnemers, sprekers, sponsors en goedkeuringen op één plek opstellen. Met deze formulieren kunnen mensen zich zonder problemen registreren voor het virtuele evenement, hun voorkeuren doorgeven en betalingsgegevens verstrekken. U kunt ervoor zorgen dat u een vlekkeloze registratie-ervaring biedt en tegelijkertijd het aantal bezoekers van het evenement vergroot.

• E-mailmarketing

helpt u uw naamsbekendheid te vergroten door op het juiste moment de juiste deelnemers te benaderen en met hen in contact te komen. U kunt niet alleen de vraag naar uw virtuele event stimuleren, maar ook het aantal aanmeldingen verhogen en deelnemers op de hoogte houden. Gebruik een e-mailmarketingtool waarmee u uw e-mails kunt personaliseren en van uw merk voorzien, en waarmee u op basis van deelnemersgegevens kunt automatiseren en plannen, terwijl u tegelijkertijd de open rates, click-through rates en conversieratio's bijhoudt.

• Event app

Een event app is een van de meest cruciale onderdelen van event technologie voor virtuele evenementen. Deze tool helpt de betrokkenheid van de deelnemers te vergroten door middel van functies die interactie stimuleren voor, tijdens en na het evenement. Voor deelnemers is dit de plek waar ze kunnen kiezen welke sessies ze aan hun agenda willen toevoegen, een goed overzicht hebben van de actieve onderwerpen en kunnen deelnemen via polls en vragen tijdens de sessies. Voor planners is dit de plek waar ze relevante gegevens verzamelen, zoals de betrokkenheid van deelnemers en de populariteit van sessies.

Online gastheer(s)

Voor de camera – Afhankelijk van het type virtueel evenement moet u sprekers en/of experts vinden die tijdens uw event lezingen over specifieke onderwerpen geven, interviews doen of deelnemen aan paneldiscussies. Het moeten opinieleiders zijn met een grote aanhang. Houd er ook rekening mee dat niet alle sprekers die zelfverzekerd zijn op het podium, ook zelfverzekerd zijn voor de camera. Nodig geen mensen uit die zich niet op hun gemak voelen in dit type event.

Buiten beeld – Om ervoor te zorgen dat opmerkingen en interacties van deelnemers worden behandeld, moet u die taak aan iemand uit uw team toewijzen. U zult zien hoe het publiek zich tijdens de sessies betrokken en opgemerkt voelt – dit helpt de deelname via chat en sociale media te vergroten, en daarmee ook de retentie.

Interactiviteit en engagement

Wanneer u een virtueel evenement organiseert, kunt u niet simpelweg uw geplande sessie live streamen en verwachten dat dit de beste online ervaring voor uw deelnemers zal zijn. U moet bij elke beslissing over de inhoud van uw virtuele evenement rekening houden met interactiviteit en engagement. Deze aspecten kunnen het verschil maken wanneer kijkers besluiten om live in te schakelen of bij het virtuele evenement te blijven.

Als u deelnemers toestaat om deel te nemen aan een realtime gesprek, wordt hun event spannender en boeiender! Houd er rekening mee dat u in een virtuele omgeving informele gesprekken, interactieve elementen en realtime voorbeelden kunt opnemen die niet noodzakelijkerwijs passen in een offline, traditionele podiumopstelling.

Integreer deze tactieken om de interactiviteit en engagement bij uw event te vergroten:

Vragen en antwoorden – Selecteer tijdens uw virtuele event de beste vragen van uw publiek of laat hen zelf bepalen welke vragen ze willen bespreken.

Live polls – Verhoog de interactie tijdens uw virtuele meetings en events door uw publiek in realtime te peilen.

Gamification – Creëer hoogwaardige ervaringen en vergroot de participatie en betrokkenheid van deelnemers aan de sessies door gebruik te maken van gamification.

Chatfunctionaliteit– Stel deelnemers in staat om in realtime met elkaar te communiceren en te engagement via een chatfunctionaliteit.

Nu u over de ideale structuur beschikt om virtuele events te ontwikkelen, kunt u bepalen of u al dan niet moet beginnen met het plannen van uw eigen meeslepende online ervaring. Vergeet niet dat u met het juiste plan en de juiste technologie uw deelnemers een uitstekende ervaring kunt bieden!

Azavista biedt een krachtige toolstack waarmee u elk event succesvol kunt plannen, of het nu een fysiek event of een virtueel event is. Onze solide integraties zorgen voor een digitale voorbereiding van uw virtuele events. Met onze bouwstenen stelt u eenvoudig uw conferentieprogramma samen. Onze plug-and-play-sjablonen voor meetings maximaliseren de ervaring van de deelnemers en besparen u kostbare tijd om nieuwe opportunities te benutten.