Hoe u sponsors voor uw event kunt regelen (en langdurige partnerschappen kunt opbouwen)

Inleiding

events is een van de belangrijkste onderdelen van het plannen van liefdadigheids events. De juiste partnerschappen leveren niet alleen meer geld op via financiële sponsoring en sponsoring in natura, maar zorgen ook voor naamsbekendheid, media-aandacht en langdurige steun van uw lokale gemeenschap. Of u nu virtuele events, Hybrid events of persoonlijke fondsenwervingsacties plant, weten hoe u met sponsoring voor uw event om moet gaan, kan het verschil maken tussen een eenvoudige fondsenwervingsactie en een echt succesvol event.

Deze gids begeleidt event planners bij elke stap van het vinden van sponsors, het aangaan van wederzijds voordelige partnerschappen en het waarborgen dat sponsorevenementen een meetbaar rendement op de investering opleveren (event ROI).

Verduidelijk de rol van bedrijfssponsoring in uw strategie voor fondsenwervende events

Voordat u contact opneemt met potentiële sponsors, moet u volledig duidelijk hebben waarom sponsoring deel uitmaakt van uw evenwetstrategie. Te veel non-profitorganisaties jagen sponsors na zonder het verband te leggen tussen hun eventdoelen en de waarde-uitwisseling die sponsors verwachten.

Hoe doe je dit goed:

• Begin met je missie en het doel van het event. Vraag jezelf af:
  • Heeft dit fondsenwervende event een duidelijke sociale of maatschappelijke impact?
  • Hoe zullen sponsorgelden rechtstreeks bijdragen aan dat effect?
• Koppel sponsorniveaus aan fondsenwervingsdoelen. Voorbeeld: als uw volgende event als doel heeft om $ 150.000 op te halen, stel dan sponsorniveaus vast die ten minste 30-40% van dat doel dekken. Zo bent u niet alleen afhankelijk van kaartverkoop of peer-to-peer-fondsenwerving.
• Koppel sponsoring aan de contactpunten met uw publiek. Sponsors zijn niet alleen geïnteresseerd in de bezoekers van uw event, maar ook in het bereik buiten het event om (sociale mediaplatforms, e-maillijsten, media-aandacht). Maak een zichtbaarheidkaart waarop het volgende wordt weergegeven:
  • Voorafgaand aan het event: sponsorlogo's op promotiemateriaal, posts op sociale media en ticketpagina's.
  • Tijdens het event: vermeldingen van sponsors op event apps, borden, shout-outs op het podium en evenementmateriaal met merklogo's.
  • Na het event: erkenning van sponsors in hoogtepuntenvideo's, samenvattende rapporten en promoties voor toekomstige events.

Pro-tip: gebruik gegevens van eerdere events om de waarde aan te tonen. Voorbeeld: "Tijdens het gala van vorig jaar werden de logo's van sponsors 42.000 keer bekeken op sociale media en namen meer dan 3.500 bezoekers deel aan gesponsorde activiteiten." Door dit niveau van specificiteit komt uw voorstel meer over als een businesscase dan als een verzoek om een donatie.

2. Zoek gevestigde bedrijven en lokale ondernemingen die aansluiten bij uw missie

Niet elk bedrijf past bij u. Afstemming is belangrijker dan bereik. (en jaar na jaar verlengen) dan een groter merk zonder overlappende missie.

Stappen om effectief onderzoek te doen:

1. Segmenteer potentiële sponsors in niveaus:
   1. Gemeenschapsleiders/lokale bedrijven: restaurants, sportscholen, banken en klinieken die lokale zichtbaarheid willen.
   2. Gevestigde bedrijven: regionale of nationale merken die op zoek zijn naar gestructureerde bedrijfssponsoring opportunities.
   3. Mediasponsors: radiostations, kranten en digitale media die verslaggeving bieden in ruil voor erkenning.
   4. Sponsors in natura: Techbedrijven die event apps doneren, drukkers die gratis evenementmateriaal aanbieden of locaties die kortingen geven.
2. Controleer waarden en overlap van doelgroepen:
   1. Bekijk de MVO-rapporten (maatschappelijk verantwoord ondernemen) of missieverklaringen van het sponsorbedrijf.
   2. Bekijk waar hun doelgroep overeenkomt met het publiek van uw event.
   3. Vermijd 'merkconflicten' (bijvoorbeeld een fastfoodketen die een wellness-inzamelingsactie sponsort, kan vragen oproepen).
3. Maak gebruik van eerdere sponsors en netwerken:
   1. Vraag bestuursleden, evenementorganisatoren en zakenpartners met wie ze al goede contacten hebben.
   2. Analyseer welke sponsors uit het verleden hun contract hebben verlengd en waarom. Dat is je uitgangspunt voor een sterkere toekomstige pijplijn.

Praktijkvoorbeeld: als uw non-profit event milieuduurzaamheid ondersteunt, past een lokaal zonne-energiebedrijf of een nationale outdoorwinkel veel beter dan een generieke sponsor die geen verband houdt met uw doel.

Hulpmiddelen om potentiële sponsors te volgen:

• CRM-systemen zoals Little Green Light of Kindful (bijhouden van contacten, follow-ups, verlengingen).
• : presenteer sponsormogelijkheden en laat bedrijven hun interesse kenbaar maken.
• Event apps: houd bij welke merken het meest reageren op uw digitale evenementmaterialen of advertenties — een duidelijk teken van interesse.

3. Ontwerp sponsorpakketten die uw doelgroep aanspreken

Een goed voorstel is een pitchdeck, geen donatiebrief. Het moet sponsors precies laten zien wat ze krijgen: zichtbaarheid, toegang en ROI.

Belangrijkste elementen van een sterk voorstel:

1. Duidelijke eventgegevens
   1. Geef de datum, locatie en vorm (fysieke, virtuele of hybride events) op.
   2. Vermeld het verwachte aantal deelnemers en het doel van het event.
2. Inzichten in het publiek, ondersteund door gegevens
   1. Demografische gegevens (leeftijd, inkomen, geografische locatie).
   2. Psychografische gegevens (waarden, levensstijl — bijvoorbeeld: 70% van de bezoekers is milieubewust).
   3. Engagement-statistieken: eerdere kaartverkoop, app-gebruik, gedrag van zeer betrokken publiek.
3. Sponsoringstimulansen en -niveaus
   1. Ga verder dan alleen het plaatsen van een logo. Voorbeelden:
      1. VIP-spreekbeurten tijdens sessies.
      2. Gesponsorde netwerklounges (virtueel of persoonlijk).
      3. Sponsorlogo's geïntegreerd in event apps of gamification-uitdagingen.
      4. Aangepaste fotocabine met sponsorbranding voor hoge deelbaarheid op sociale media.
   2. Bied verschillende niveaus van eventsponsoring aan (bijvoorbeeld Platina, Goud, Zilver) met toenemende voordelen.
4. Verwachte ROI
   1. Bereik van de media-aandacht (aantal vertoningen via mediasponsors).
   2. Digitale betrokkenheid (bereik op sociale media, klikken op eventwebsites, bezoeken aan sponsorpagina's).
   3. Engagement ter plaatse (aantal bezoeken aan stands, interacties met bezoekers).

Voor aanvullende strategieën om het aantal bezoekers te verhogen en het ROI te maximaliseren, raadpleeg deze .

Best practices voor pitching:

• Voeg altijd casestudy's van eerdere events toe: "Ons gala in 2023 heeft [bedrijfssponsor X] geholpen om de naamsbekendheid onder meer dan 2500 hoogwaardige donateurs te vergroten, met een merkherkenning van 65% na afloop van het evenement."
• Kader het als een wederzijds voordelige samenwerking: gebruik uitdrukkingen als "merkintegratie opportunities" of "goodwill van de gemeenschap in combinatie met meetbare ROI".
• Wees niet bang om aangepaste sponsorpakketten toe te voegen. Een sponsorbedrijf past misschien niet helemaal in de categorieën Platina/Goud/Zilver, maar wil misschien wel op maat gemaakte zichtbaarheid (bijvoorbeeld exclusieve sponsor van de livestream van het event).

4. Bied flexibele sponsorniveaus aan — van mediasponsoring tot financiële sponsoring

Te veel non-profitorganisaties vertrouwen op standaard Gold-Silver-Bronze-pakketten die geen recht doen aan de diversiteit van sponsors. Denk in plaats daarvan strategisch na over hoe verschillende soorten sponsors engagement toont: financiële sponsoring, sponsoring in natura, mediasponsoring en hybride activeringen.

Hoe effectieve sponsorniveaus structureren:

1. Gelaagde sponsorpakketten (Platina → Brons)Pro-tip: Geef de niveaus niet alleen namen van metalen. Overweeg om de niveaus te vernoemen naar uw doel (bijvoorbeeld 'Kampioensponsor', 'Jeugdbouwer', 'Gemeenschapsbondgenoot'). Dit versterkt de band tussen de sponsor en de missie.
   1. Platina (hoogste niveau): omvat podiumtijd, exclusieve merkactiviteiten, rechten op het vastleggen van leads en plaatsing van het logo op een prominente plek.
   2. Goud: Prominente vermelding op eventmateriaal, posts op sociale media en speciale vermeldingen in de pers.
   3. Zilver: Branding op digitale en fysieke event-borden, opname in de event app.
   4. Brons: Vermeldingen op sociale media, sponsorlogo's op de website van het event.
2. Mogelijkheden voor sponsoring op maat
   In plaats van elke sponsor vast te pinnen op vooraf samengestelde pakketten, kunt u à-la-carte-add-ons creëren die aansluiten bij hun doelstellingen. Voorbeelden:
   1. Gesponsorde content op sociale media → Laat sponsors een aftelbericht of een video met hoogtepunten van een event op uw sociale mediaplatforms 'bezitten'.
   2. Branded Lounges/Ervaringen → Sponsors kunnen een ontspanningszone, fotocabine of drinkstation ontwerpen.
   3. Datagestuurde herkenning in event apps → Plaats ze op het startscherm van uw event app, houd het aantal klikken van sponsors bij en deel prestatierapporten na afloop van het evenement.
   4. Exclusieve netwerktoegang → Privédiners of rondetafelgesprekken met bestuursleden, sprekers of gemeenschapsleiders.
3. Flexibele budgetopties
   1. Bied lokale bedrijven een lage instapdrempel (zoals het sponsoren van een weggeefartikel).
   2. Bied grote, impactvolle sponsorschappen aan voor gevestigde bedrijven die maximale merkbekendheid nastreven.

Waarom dit belangrijk is: hoe flexibeler uw sponsorniveaus voor events zijn, hoe gemakkelijker het voor organisatoren wordt om sponsors te vinden met verschillende budgetten, terwijl het totale bedrag aan sponsorgeld toeneemt.

5. Meer geld binnenhalen door middel van sponsorprikkels en wederzijds voordelige partnerschappen

Sponsors willen niet alleen zichtbaarheid, ze willen ook meetbare resultaten die verband houden met hun investering. Behandel ze als langdurige zakenpartners, niet als eenmalige donateurs.

Belangrijke strategieën om effectief sponsors te werven:

1. Vertaal eventdoelen naar sponsorwaarde. Dit koppelt hun sponsorgeld rechtstreeks aan resultaten, waardoor de betrokkenheid toeneemt.
   1. Als uw doel het verhogen van de kaartverkoop is, laat dan zien hoe sponsorgeld uw bereik vergroot (advertenties, PR, ondersteuning door influencers).
   2. Als je doel impact op de gemeenschap is, deel dan statistieken (bijvoorbeeld: "Elke sponsoring van $ 5.000 ondersteunt 50 beurzen voor naschoolse programma's").
2. Bied hoogwaardige sponsorvoordelen aan
   1. Media-aandacht: Zorg ervoor dat je wordt genoemd in persberichten, interviews of samenvattingen van events.
   2. Merkactiviteiten: Denk verder dan logo's — laat ze een panel, een product showcase of een netwerklounge organiseren.
   3. Toegang voor het publiek: Geef bedrijfssponsors tools om met deelnemers te communiceren (QR-codes voor het vastleggen van leads, inzichten in het publiek na het event).
3. Toon de ROI van events met behulp van gegevens
   Gebruik hun sponsoring kunt aantonen.
   1. Impressies en engagement op sociale media.
   2. On-site publieksenquêtes die de herinnering aan sponsors weergeven.
   3. Doorklikpercentages van sponsorplaatsingen in event apps of websites.

Pro tip: Positioneer sponsoring altijd als een wederzijds voordelige samenwerking. Je vraagt niet alleen om geld, maar biedt ook merkbekendheid, toegang tot klanten en afstemming op de missie.

6. Kom beloften na: hoe u sponsors tijdens het event echte waarde kunt bieden

Het vinden van een sponsor is slechts het halve werk — ze voor je volgende event kunt behouden, hangt af van hoe goed je presteert tijdens het huidige event.

Stappen om ervoor te zorgen dat u presteert (en boven verwachting presteert):

1. Maximaliseer de zichtbaarheid van sponsors (digitaal + fysiek)
   1. Logo's van hoofdsponsors op alle eventmaterialen: tickets, bewegwijzering, dia's, digitale programma's en uw sponsorpagina.
   2. Gebruik event apps om sponsorberichten te versturen of hun aanbiedingen te presenteren.
   3. Plaats sponsorlogo's op drukbezochte plaatsen (ingangen, registratiebalie, achtergronden van het podium).
2. Geef Real-Time herkenning
   1. Maak tijdens belangrijke sessies bekend welke bedrijven sponsor zijn.
   2. Deel live shout-outs op je sociale mediaplatforms (tag sponsorbedrijven voor maximale zichtbaarheid).
   3. Integreer sponsorlogo's in realtime event updates, livestream-ondertitels of hoogtepunten.
3. Sponsors actief betrekken
   1. Nodig sponsors uit om te spreken of een vraag-en-antwoordronde te organiseren.
   2. Moedig mediasponsors aan om achter de schermen-content te verslaan waarin de betrokkenheid van sponsors centraal staat.
   3. Creëer interactieve momenten, zoals door sponsors georganiseerde weggeefacties of oplaadstations met merklogo's.
4. Prestaties bijhouden en delen
   1. Gebruik QR-codes, app-gegevens en enquêtes na afloop van het evenement om de mate van event engagement van sponsors te meten.
   2. Deel een sponsorrapport na afloop van het evenement met indrukken, impact op de kaartverkoop, media-aandacht en betrokkenheid van deelnemers.

Waarom dit belangrijk is: sponsors merken het wanneer u hun verwachtingen overtreft. Door meer te leveren dan beloofd, vergroot u aanzienlijk uw kansen om hen opnieuw te strikken voor uw volgende fondsenwervingsevent of om hun investering uit te breiden naar hogere sponsorniveaus.

7. Houd het ROI bij en laat sponsors zien waarom hun sponsorgeld goed besteed is.

Bedrijfssponsors doen niet alleen donaties, maar investeren ook in zichtbaarheid, merkbekendheid en betekenisvolle banden met de gemeenschap. Om herhaalde sponsoring te garanderen, moet u hun ROI met harde cijfers aantonen.

Hoe u de ROI van sponsors effectief kunt bijhouden:

1. Metingen van merkzichtbaarheid
   1. Houd het aantal vertoningen van sponsorlogo's bij in evenementmateriaal, event apps, socialemediacampagnes en livestreams.
2. Statistieken van engagement
   1. Gebruik UTM-links of aangepaste kortingscodes in sponsorpromoties om ticketverkopen of donaties direct toe te wijzen.
3. Demografische gegevens van het publiek
   1. Deel uitsplitsingen van — sponsors hechten meer waarde aan de geschiktheid van het publiek dan aan het pure volume.
4. Sentimentanalyse
   1. Gebruik social listening tools (Sprout Social, Brandwatch of zelfs Hootsuite) om positieve vermeldingen van het merk van de sponsor tijdens het event bij te houden.

Pro-tip: maak een (via Google Data Studio of Power BI) zodat sponsors tijdens en na het event live updates kunnen zien.

8. Bouw duurzame relaties op: zorg voor sponsors voor uw volgende fundraising event

Een van de grootste fouten die non-profitorganisaties maken, is sponsoring behandelen als eenmalige deals. Langdurige relaties zijn veel waardevoller dan partnerschappen voor eenmalige events.

Best practices na het event:

1. Verstuur gepersonaliseerde rapporten
   1. Ga verder dan algemene bedankjes — geef een visuele samenvatting van het ROI met infographics die laten zien hoe hun sponsorgeld impact heeft gehad (bijvoorbeeld: "Uw sponsoring heeft 500 maaltijden voor lokale gezinnen gefinancierd").
2. Exclusieve previews voor het volgende fondsenwervingsevent
   1. Nodig hen uit voor een vroege sponsorronde voor uw volgende event, voordat u deze openstelt voor nieuwe partners. Zo voelen zij zich gewaardeerd.
3. Publieke erkenning
   1. Benadruk sponsors in persberichten na het event, nieuwsbrieven of 'impactverhalen' op uw website. Voor mediasponsors kunt u de verslaggeving van het event hergebruiken in blog- of videocontent die blijft circuleren.
4. Het hele jaar door engagement
   1. Wacht niet tot je volgende event. Nodig sponsors uit voor locatiebezoeken, vrijwilligersdagen of kleinere non-profitactiviteiten. Hoe meer ze emotioneel betrokken zijn bij je missie, hoe groter de kans dat ze hun sponsoring op een hoger niveau voortzetten.

9. Vermijd veelgemaakte fouten bij sponsoring die je geloofwaardigheid en toekomstige deals kunnen kosten

Zelfs ervaren event planners lopen vaak in valkuilen die hen sterke sponsorrelaties kosten. Door deze te vermijden, zorgt u voor een vlottere samenwerking met sponsors en betere resultaten bij fondsenwerving.

Fouten om op te letten:

1. Late outreach
   1. Sponsors plannen hun budgetten maanden van tevoren. Als je ze 4 tot 6 weken voor het event benadert, verklein je je kansen aanzienlijk. Beste aanpak: begin 6 tot 9 maanden voor de dag van het event.
2. Algemene sponsorvoorstellen
   1. Een standaardpresentatie werkt niet. Elk voorstel moet aangepaste gegevens bevatten over de afstemming op het publiek, waaruit blijkt waarom uw deelnemers perfect aansluiten bij de marketingdoelstellingen van de sponsor.
3. Te hoge verwachtingen scheppen
   1. Garandeer nooit media-aandacht of bezoekersaantallen die u niet kunt staven met gegevens van eerdere events. Dit is een van de snelste manieren om uw geloofwaardigheid te verliezen.
4. Slechte follow-up
   1. Veel non-profitorganisaties verliezen sponsors omdat ze na afloop van een event geen contact meer onderhouden. Zonder bewijs van impact is het onwaarschijnlijk dat sponsors hun sponsoring verlengen.
5. Kleinere sponsors verwaarlozen
   1. Hoewel platina-sponsors waardevol zijn, kunnen bronzen sponsors en sponsors die in natura sponsoren uitgroeien tot grotere toezeggingen als ze goed worden begeleid. Als je je alleen richt op 'grote vissen', beperk je de groei op lange termijn.

vastlegt . Zo blijft het sponsorbeheer consistent, zelfs als je event team verandert.

Conclusie: sponsoring als ruggengraat van succesvolle events

Het regelen van sponsoring voor liefdadigheids events is meer dan alleen het verkopen van sponsorschappen. Het gaat om het opbouwen van duurzame, wederzijds voordelige partnerschappen met bedrijfssponsors, mediasponsors en lokale gemeenschapsleiders. Wanneer event planners onderzoek doen naar potentiële sponsors, sterke voorstellen voor evenementensponsoring opstellen, beloften nakomen en relaties onderhouden, halen ze niet alleen meer geld op, maar leggen ze ook de basis voor toekomstige events die de fondsenwervingsdoelen overtreffen.

Door deze best practices voor het plannen van liefdadigheids event te volgen, zet u sponsorgeld om in voor uw non-profit event.

Met kunt u sponsorpakketten beheren, het ROI van events bijhouden en echte waarde leveren aan uw sponsors – allemaal op één platform.