Stop met gissen, begin met volgen: hoe het volgen van deelnemers events creëert die deelnemers niet willen missen

Stel je voor: je hebt je hart en ziel gestoken in het organiseren van een episch event. Topsprekers, boeiende activiteiten, alles erop en eraan. Maar komt er op de grote dag wel iemand opdagen voor de breakout-sessies die je zo zorgvuldig hebt gepland? Slagen je sponsors erin om contact te leggen met de blinde vlekken in het publiek? Het bijhouden van deelnemers is je geheime wapen om deze vragen te beantwoorden en een wereld van event succes te ontsluiten, van de buzz voorafgaand aan het event tot de follow-up na afloop.

Voor evenementorganisatoren die de juiste tools gebruiken, is het bijhouden van deelnemers meer dan alleen een simpele telling. Het is een toegangspoort tot een schat aan inzichten, waarmee u uitzonderlijke ervaringen kunt creëren en het rendement van uw event kunt maximaliseren. Volgens een recent rapport van Meeting Professionals International (MPI) erkent 80% van de evenementprofessionals het toenemende belang van deelnemersgegevens bij het meten van event succes.

Wanneer het gedrag van bezoekers goed wordt bijgehouden, speelt zich onder de oppervlakte een stille symfonie af. Er stroomt een stroom aan gegevens binnen, die een gedetailleerd beeld schetsen van het gedrag van bezoekers: wie welke sessies bijwoont, hoe lang ze blijven en zelfs waar ze zich in de beurshal ophouden. Dit, beste vrienden, is de magie van het bijhouden van bezoekers.

Veel organisatoren blijven echter terughoudend, uit angst voor ingewikkelde technologie of privacykwesties. Maar vrees niet! De huidige oplossingen voor het volgen van deelnemers zijn gebruiksvriendelijk, veilig en bieden tal van voordelen die uw events radicaal kunnen veranderen.

Data kan beslissingen ondersteunen in elk onderdeel van het planningsproces:

Voorafgaand aan het event: wakker de hype aan. Bekijk wie zich voor specifieke sessies heeft aangemeld en stuur gerichte e-mails waarin u die sessies onder de aandacht brengt. Stel u eens voor hoe enthousiast mensen zullen zijn als ze zien dat er een volle zaal is voor een populair onderwerp! Onderzoek toont aan dat gepersonaliseerde e-mailcampagnes de event registratie met wel 20% kunnen verhogen.

Personaliseer het welkom Met gegevens over deelnemers kunt u gepersonaliseerde begroetingen en aanbevelingen opstellen op basis van hun interesses. Geef hen het gevoel dat ze VIP's zijn nog voordat ze binnenkomen! Eventbrite meldt ook dat gepersonaliseerde ervaringen de tevredenheid van deelnemers met 70% kunnen verhogen.

Tijdens het evenement: engagement op de automatische piloot Houd bij welke sessies overvol zijn en welke wat extra aandacht nodig hebben. Gebruik deze informatie om stoelen te verplaatsen, de schema's van sprekers aan te passen of zelfs een drukbezochte sessie live te streamen naar een andere ruimte. 66% van de deelnemers zegt dat ze eerder terug zouden komen naar een evenement dat zich in realtime aanpast aan hun behoeften.

Sponsor Matchmaker brengt sponsors in contact met deelnemers die bij hun doelgroep passen. Door deelnemers te volgen, weten uw sponsors zeker dat ze niet zomaar in het wilde weg kiezen, maar waardevolle contacten opbouwen. Shutt Communications ontdekte dat 79% van de sponsors bij het evalueren van het ROI van een event prioriteit geeft aan het targeten van deelnemers.

Na het evenement: follow-upmagie Bekijk wie wat heeft bijgewoond en stem uw communicatie na het evenement daarop af. Deelnemers die een bepaalde sessie interessant vonden, zullen een follow-up-e-mail met bronnen of een opname op prijs stellen. Zo houdt u het gesprek gaande en versterkt u die banden.

Meten en verbeteren: Data liegen niet! Analyseer de trackinggegevens van deelnemers om te zien wat wel en niet werkte, en gebruik die inzichten om uw volgende event nog beter te maken. Marketo meldt dat evenementmarketeers die gebruikmaken van data-analyse een stijging van 30% zien in de ROI van events ten opzichte van vorig jaar.

De transformatieve kracht van data

Dit zijn slechts twee voorbeelden van hoe het bijhouden van deelnemers uw events nieuw leven kan inblazen. Door gebruik te maken van de gegevens die u verzamelt, kunt u:

Casestudy 1: De vernieuwde Tech Sunmit

Laten we eens kijken naar een hypothetisch scenario. Sarah Jones, marketingdirecteur bij een vooraanstaand technologiebedrijf, heeft de taak om hun jaarlijkse branchesunmit te organiseren. Vorig jaar was het event redelijk druk bezocht, maar uit de feedback bleek dat er een kloof bestond tussen de verwachtingen van de deelnemers en de inhoud van de sessies. Sarah is vastbesloten om verbeteringen door te voeren en omarmt daarom technologie voor het volgen van deelnemers.

Met behulp van RFID-badges houdt het team van Sarah de aanwezigheid bij tijdens de sessies. De gegevens laten een verrassende trend zien: een aanzienlijke daling van het aantal aanwezigen halverwege een langverwachte keynote speech. Sarah gaat op onderzoek uit en ontdekt dat er een conflict is met een andere populaire sessie. Met deze kennis past ze het programma voor het volgende jaar aan, zodat alles soepeler verloopt en de deelnemers tevredener zijn.

Casestudy 2: Netwerken Nirvana op de gezondheidszorgconferentie

Stel je voor dat Dr. Mark Thompson, een gerenommeerd cardioloog, een nationale conferentie over gezondheidszorg organiseert. Netwerken is van cruciaal belang voor deelnemers, maar het faciliteren van zinvolle contacten kan een uitdaging zijn. Dr. Thompson maakt gebruik van een event app met een ingebouwde functie voor het volgen van deelnemers. Met de event app kunnen deelnemers profielen aanmaken en hun interessegebieden aangeven. Op basis van deze gegevens geeft de event app gepersonaliseerde aanbevelingen en suggereert relevante sessies en potentiële netwerkcontacten. De conferentie van Dr. Thompson wordt een broedplaats voor samenwerking en bevordert waardevolle contacten die anders niet tot stand zouden zijn gekomen.

De National Association for Catering and Events (NACE) benadrukt het belang van datagestuurde besluitvorming in de evenementenbranche. Door deelnemers te volgen, kunt u de gegevens verzamelen die u nodig hebt om weloverwogen keuzes te maken, zodat uw events niet alleen succesvol zijn, maar ook echt transformatief.

In het vervolg gaan we dieper in op de verschillende beschikbare technologieën voor het volgen van deelnemers, onderzoeken we best practices voor het verzamelen en analyseren van gegevens en gaan we in op privacykwesties. We voorzien u van de kennis en tools om het ware potentieel van het volgen van deelnemers te benutten en events te creëren die een blijvende indruk achterlaten.

Als je het op deze manier bekijkt, is het bijhouden van deelnemers je glazen bol die je inzicht geeft in de ziel van je event. Het stelt je in staat om de ervaring op maat te maken, de engagement te maximaliseren en uiteindelijk van deelnemers enthousiaste fans te maken. Klaar om de kracht van het bijhouden van deelnemers te ontgrendelen en events te creëren die een blijvende indruk achterlaten? Laten we eens praten over hoe we dat kunnen realiseren!