Uitdagingen waarmee event planners worden geconfronteerd bij projectmanagement | Azavista

Klinkt als een zware en overweldigende taak voor één persoon, toch? Nou, de waarheid is dat een event planner ook afhankelijk is van teamwork, goede communicatie, een budget en heel wat projectmanagement om het voor elkaar te krijgen.

Als je erover nadenkt, kunnen alle events worden gezien als grote (of kleine) projecten. Projecten hebben een startdatum, een einddatum en vereisen coördinatie tussen meerdere mensen om succesvol te zijn... Dat klinkt precies als een event!

Natuurlijk hebben event planners altijd al projecten beheerd, daarom zijn ze in staat om processen zoals het organiseren van taken en mensen te vereenvoudigen. Maar net als projectmanagers kunnen ze te maken krijgen met problemen bij de planning en het beheer van events. Hier is een lijst met de meest voorkomende uitdagingen waar event planners mee worstelen:

Uitdaging #1: Te veel geld uitgeven

Elke event planner heeft tijdens zijn werk wel eens met deze uitdaging te maken gehad. Dit gebeurt vaak wanneer de methode 'plan en geef uit terwijl je bezig bent' wordt gebruikt, wat vaak leidt tot te hoge uitgaven of tot de ontdekking dat er niet genoeg geld is om het project af te ronden. Als je eenmaal op dit punt bent beland, is het te laat om het nog recht te zetten en is er geen weg terug.

Aangezien de kosten voor events snel kunnen oplopen, is het van cruciaal belang om een budget vast te stellen en te beslissen waar en hoe u het geld gaat uitgeven zodra u begint met het plannen van het project. U kunt dat doen door onderzoek te doen naar de benodigdheden voor het event en de geschatte kosten te documenteren om tot een definitief budget te komen. Vergeet niet om extra geld te reserveren voor eventuele tegenslagen die u onderweg kunt tegenkomen.

TIP: Een goede manier om binnen het budget te blijven, is door alle eventkosten te registreren in een online tool voor event management. Zo houdt u niet alleen alle kosten op een rijtje, maar vereenvoudigt u ook het zoeken naar en omgaan met leveranciers. Dit helpt u om een nauwkeurige prognose te maken van de werkelijke kosten.

Uitdaging #2: Onrealistische deadlines en gebrek aan mijlpalen

Voordat je aan een nieuw project begint, moet je deadlines vaststellen die het team gaandeweg moet halen. Als deze deadlines en mijlpalen niet goed worden vastgesteld, is de kans groot dat ze niet worden gehaald, wat tot ernstige problemen kan leiden. Als je bijvoorbeeld een deadline mist, kun je de locatie kwijtraken omdat de reserveringsbetaling niet op tijd is gedaan.

Dit kan een event maken of breken, dus je kunt het risico niet nemen om onrealistische deadlines of mijlpalen te stellen die je niet kunt halen. Je kunt dit aanpakken door zachte deadlines en harde deadlines te stellen. De harde deadlines brengen meer druk met zich mee, omdat ze een grote invloed hebben op het event als ze niet worden gehaald. Aan de andere kant zorgen de zachte deadlines voor een zachte landing voor een taak, omdat het geen grote gevolgen heeft als deze niet op tijd wordt voltooid.

TIP: Met een oplossing voor taak- en projectbeheer kunt u uw project plannen en uw planning bijhouden. In Azavista kunt u één dashboard gebruiken om de tijd van uw team te beheren en de activiteiten van collega's te volgen, zodat er geen taken meer vertraging oplopen! Met deze tool kunt u ook realistische deadlines voorspellen op basis van historische gegevens van eerdere evenementen.

Uitdaging #3: Slechte communicatie

Een event planner moet tijdens de planning en uitvoering van een event meestal met zoveel mensen samenwerken (sprekers, sponsors, leveranciers) dat het gemakkelijk is om een eerder besproken detail te vergeten, wat tot verwarring en onnodige follow-up-e-mails leidt. Als er geen vloeiende communicatie tussen het team is, is de kans groot dat belangrijke details worden vergeten, waardoor het event mislukt.

Nu weet u waarom open communicatie tussen alle betrokken partijen van fundamenteel belang is voor elke event planner! De meeste projectmanagementtools hebben zelfs een eigen ingebouwd communicatiesysteem waarmee u follow-upberichten en herinneringen kunt automatiseren telkens wanneer een deadline nadert.

TIP: Om het hele planningsproces en de communicatie te stroomlijnen, moet de projectmanagementtool die event planners gebruiken hen in staat stellen om snel goedkeuringsverzoeken te versturen en de status van die verzoeken op te volgen, vanuit dezelfde interface.

Uitdaging #4: Niet voorbereid zijn op de risico's

Net als bij projectmanagement kunnen er tijdens de uitvoering van het event op het laatste moment dingen veranderen, en moet iedereen zich aanpassen. Van last-minute annuleringen tot terugtrekkingen van sponsors of financiële problemen, het zijn allemaal risico's die inherent zijn aan elk type event.

De beste manier om met deze kwesties om te gaan, is door vooraf een noodplan op te stellen, zodat u beperkingen en mogelijke risico's kunt voorspellen. Eerst moet u deze risico's identificeren, zodat u later kunt bepalen hoe groot de kans is dat ze zich voordoen en hoe ernstig ze kunnen zijn. Vervolgens kunt u ze prioriteren en strategieën voorbereiden/implementeren om deze risico's te beheersen.

TIP: Het is handig om één tool te hebben voor een specifiek doel, zoals het bijhouden van uw events, het opzetten van betalingen en ticketing, het maken van event apps, enzovoort. Dit is echter tijdrovend omdat u tussen verschillende tools moet schakelen om alles gedaan te krijgen. Met één of twee geïntegreerde oplossingen kunt u uw processen optimaliseren en tijd besparen, vooral als u wijzigingen moet aanbrengen.