Wat elke event planner moet weten over deelnemersbeheer

Waarde creëren met deelnemersbeheersoftware

Er zijn veel conferentiebeheerapplicaties die hiervoor zijn ontworpen, maar ze zijn niet allemaal gelijk. Voordat u een specifiek product kiest, moet u ervoor zorgen dat de applicatie die u kiest alle aspecten van het plannen van een event kan vastleggen en beheren, van de voorbereiding en uitvoering tot de activiteiten na afloop van het event.

In plaats van een eendimensionale database met namen en persoonlijke gegevens te gebruiken, kunt u beter investeren in een robuustere tool om de verzamelde gegevens om te zetten in een bruikbaar conversieplan. Een doordacht ontworpen applicatie levert aanpasbare gegevensexporten voor rapportage aan belanghebbenden en identificeert het potentieel voor het opvolgen van leads.

Een goed gepland event heeft een blijvende impact op de deelnemers en de daaruit voortvloeiende engagements bepalen het algehele succes ervan. De voorbereidingsfase is het meest arbeidsintensieve onderdeel van het organiseren van of exposeren op een event. Event planners moeten elke deelnemer een eenvoudige en snelle manier bieden om zich voor het event te registreren, reis- en hotelinformatie in te vullen en het programma te bekijken en te beheren. Tegelijkertijd moet u als organisator van het event een betrouwbare manier hebben om de registratiestatus van deelnemers te controleren en als hun agent optreden bij het regelen van logistieke zaken zoals vliegtickets, autohuur en hotelreserveringen.

Deze ogenschijnlijk routinematige ondersteuning van deelnemers zal tijdens en na het event veel voordelen opleveren. Deelnemers zullen waarderen hoe alle details worden afgehandeld en zullen erop gaan vertrouwen dat u aan al hun behoeften kunt voldoen. Dit is een belangrijke eerste stap om te laten zien dat u op één lijn zit met de deelnemers en volledig begrijpt wat hun behoeften en pijnpunten zijn.

Drie manieren om deelnemers tijdens een event bij het evenement te betrekken

Succesvolle evenementplanning houdt niet op wanneer het evenement begint – dan begint het pas! Terwijl de deelnemers aanwezig en betrokken zijn, is dit het perfecte moment om hen gericht te betrekken. Dit is een uitdaging vanwege alle beelden en geluiden van een evenement die om de aandacht van de deelnemers strijden. Gebruik deze drie benaderingen om ervoor te zorgen dat uw bedrijf altijd centraal staat in de gedachten van uw potentiële klanten.

Geef deelnemers een mobiele app voor events met persoonlijke gegevens, geplande sessies, RSVP-status van activiteiten, accommodatiereserveringen en evenementdocumentatie in digitaal formaat, zodat ze deze gemakkelijk kunnen raadplegen. Zo krijgt u een volledig beeld van de betrokkenheid van deelnemers tijdens het event.

Help deelnemers activiteiten te vinden die hen interesseren, bied aan om hen in te schrijven of gebruik wachtlijstbeheer om hun interesse te registreren als een event al vol is.

Voeg een sms-functie toe aan de mobiele app voor deelnemersbeheer, zodat deelnemers direct contact met u of uw medewerkers kunnen opnemen als ze hulp nodig hebben met het conferentieprogramma, vervoer naar hun hotel of bevestiging van hun aanmelding voor een komende activiteit. Door een live persoon beschikbaar te hebben om mee te communiceren en hun directe problemen op te lossen, profileert u zich als een betrouwbare bron. Betrouwbaarheid leidt tot vertrouwen, wat kan uitgroeien tot loyaliteit. Dit gevoel stelt deelnemers op hun gemak en zorgt ervoor dat ze in de juiste gemoedstoestand zijn om zaken met u te doen.

Event engagement na het evenement om leadgeneratie te maximaliseren en uw ROI te verhogen

Nu de voorbereiding en uitvoering van het event zijn afgerond, zal de juiste software voor events de volgende stappen identificeren. U beschikt over waardevolle evenementstatistieken in een geïntegreerd overzicht dat u kunt omzetten in actiepunten. U hebt een volledig profiel van elke deelnemer en bent uitgerust om leads te koesteren en ze met succes om te zetten in klanten.

• Export Leads

Gebruik de gegevens in de conferentie management software om een lijst met leads te exporteren. De persoonlijke gegevens en de unieke contactmomenten van elke deelnemer vormen de basis voor een plan om leads systematisch te koesteren.

• Segmentleiders

U kunt deelnemersleads verder categoriseren door filters voor deelnemerssegmentatie toe te passen. Event management software categoriseert gegevens, zodat u zeer gedetailleerde segmenten kunt extraheren op basis van demografische gegevens van deelnemers, branchegerelateerde informatie, bijgewoonde evenementactiviteiten, interesses, enz.

• Stakeholders informeren

Deze gegevensuitsplitsing is ook van cruciaal belang voor de rapportage aan belanghebbenden die na events vereist is en geeft tastbare waarde aan uw inspanningen bij het organiseren van het event. Gegevens die zijn gecategoriseerd, kunnen worden gemeten en leveren een waardepropositie op voor investeerders, het management en andere belangrijke spelers.

Het gebruik van een intuïtieve, flexibele tool voor deelnemersbeheer levert de resultaten op die u van een event verwacht, zoals contactgegevens, leadgeneratie en een volledig profiel van potentiële klanten om het traject van engagement en conversie te creëren.