In de snelle wereld van events is de eerste indruk belangrijk. En weinig dingen zetten de toon beter dan een soepele, professionele event check-in-ervaring. Daar komt on-demand badge printing om de hoek kijken: een krachtige oplossing die verouderde, vooraf gedrukte badges vervangt door realtime, gepersonaliseerde badges.

In deze blog leggen we uit wat badge printen voor events is, hoe het werkt en waarom events er zo dol op zijn, inclusief de voordelen, het proces, de tools en best practices. Als je een evenementorganisator of virtuele evenementplanner bent en je check-inproces wilt stroomlijnen, tijd wilt besparen en indruk wilt maken op je bezoekers, lees dan verder.

niet . Hierin wordt dieper ingegaan op hoe moderne check-in-technologieën, waaronder badge printen voor events, de ervaring van deelnemers aan bedrijfsevenementen en grootschalige bijeenkomsten veranderen.

Wat is on-demand badgeprinting?

On-demand badge printen verwijst naar het in realtime printen van naam badges voor deelnemers op het event terrein, in plaats van badges dagen of weken van tevoren voor te printen. Deze oplossing wordt steeds populairder bij allerlei soorten events, of het nu gaat om een virtueel evenement, een fysiek evenement of een hybride evenement!

Met deze aanpak wordt bij aankomst van gasten hun registratie gecontroleerd en wordt ter plekke een badge afgedrukt — vaak met behulp van self-service check-in kiosk of bemande stations met hoogwaardige printers zoals Zebra-printers.

Waarom het populair is:

• Je hoeft niet te raden wie er aanwezig zal zijn (gedaan met verspilde badges)
• Flexibiliteit voor last-minute registraties of no-shows
• Nauwkeurige, actuele gegevens over deelnemers
• Snelle, naadloze onsite registratie en onsite check-in

Hoe werkt het on-demand badge printing?

raadplegen Hier volgt een korte beschrijving van het volledige proces van badge printing:

1. Deelnemers registreren zich online

Via een registratieplatform of geïntegreerde registratiesoftware, vaak gekoppeld aan een uitgebreide online checklist voor event planning.

2. Gegevenssynchronisatie met het badgeprinting-systeem

Dit omvat de namen van deelnemers, titels, QR-codes, toegangsrechten en andere relevante registratiegegevens.

3. Inchecken bij het event

Deelnemers komen aan en maken gebruik van zelfbedieningskiosken of een bemande incheckbalie.

4. Badge wordt direct afgedrukt

Gebruik van onsite badge printing systems, waaronder onsite badge printers en aangepaste sjablonen voor badgeontwerpen.

5. Toegang tot event begint

De deelnemer gebruikt nu zijn badge voor toegangscontrole, netwerken, het bijhouden van sessies en meer.

Voordelen van het op aanvraag badge printing

1. Vermindert afval

Door badges op aanvraag af te drukken, hoeft u niet voor iedereen vooraf badges af te drukken. Zo bespaart u op ongebruikte materialen en vermindert u uw impact op het milieu.

2. Verhoogt de flexibiliteit

Ideaal voor meerdaagse events, waarbij schema's en deelnemers dagelijks kunnen veranderen. Ook ideaal voor het verwerken van last-minute registraties of onjuiste gegevens.

3. Verbetert de eventervaring

Snel inchecken betekent minder wachttijd, tevredenere gasten en meer tijd om van uw event engagement te genieten.

4. Zorgt voor een professionele eerste indruk

Mooie, gepersonaliseerde badges met uw merkelementen zeggen veel over de kwaliteit van uw event.

5. Verbetert de nauwkeurigheid van eventgegevens

Real-Time synchronisatie tussen uw registratieplatform en badgesysteem zorgt voor nauwkeurige evenementgegevens, zodat u check-ins, sessies en aanwezigheid effectief kunt bijhouden.

6. Ondersteunt toegangscontrole en sessie-tracking

Gebruik printing QR-codes of RFID-chips op badges om de toegang te controleren, check-ins te monitoren en de verkeersstroom te optimaliseren.

Deze flexibiliteit is cruciaal bij het opstellen van een schaalbaar tijdschema voor de planning van virtuele events.

Belangrijkste kenmerken om op te letten bij oplossingen voor het on-demand badge printing

te kiezen . Let er bij het kiezen van een oplossing op dat deze het volgende omvat:

• Hoogwaardige printers (Zebra, Epson, enz.) voor snelle, duidelijke badge-uitvoer
• Vooraf gemaakte sjablonen voor badgeontwerpen en aanpassingsopties
• QR-code genereren
• Integratie met registratie software en CRM's
• Ondersteuning voor self-service check-in kiosk en mobiele check-in
• Schaalbaarheid voor grote events, bedrijfsevenementen en virtuele conferenties

Trends in het on-demand badge printing

• Real-Time-integratie: On-demand badgeprintsystemen kunnen nu naadloos worden geïntegreerd met registratieplatforms, waardoor directe updates mogelijk zijn en de gegevens van deelnemers altijd accuraat zijn.
• Contactloos inchecken: Self-service check-in kiosk en mobiele apps worden steeds populairder. Hiermee kunnen deelnemers hun badges zonder fysiek contact afdrukken, waardoor wachttijden worden verkort en de veiligheid wordt vergroot.
• Milieuvriendelijke oplossingen bijdraagt
• printen: Cloudtechnologie maakt het mogelijk om het badge printen voor events op afstand te beheren, wat flexibiliteit biedt voor evenementen op meerdere locaties of Hybrid events en de logistiek van evenementen vereenvoudigt.
• Gepersonaliseerde ervaring: Organisatoren van events gebruiken gepersonaliseerde badgeontwerpen met merkelementen, waardoor bezoekers een meer gepersonaliseerde en professionele ervaring krijgen.
• Snellere installatie en flexibiliteit: On-demand oplossingen zorgen voor snellere installatietijden en maken last-minute registraties mogelijk, waardoor het gemakkelijker wordt om onverwachte wijzigingen in het aantal deelnemers aan een event op te vangen.

Vooraf geproduceerd versus op aanvraag: wat is beter?

Oordeel: Hoewel vooraf afdrukken misschien werkt voor zeer kleine events, is on demand de gouden standaard voor de meeste moderne Event tech. Dit is belangrijk om ervoor te zorgen dat uw deelnemers zich naadloos kunnen registreren.

Best practices voor het on-demand badge printing

Volg deze beproefde tips om een vlekkeloos badge-printing proces te garanderen:

1. Test alles voordat het event begint

• Voer proefdraaien uit met badgeprinters, registratie software en kiosken.
• Bevestig het ontwerp en de lay-out van de badge met alle merkelementen en de juiste badge-informatie.

2. Train het personeel goed

• Zorg voor een goede training voor het gebruik van printers, het opnieuw afdrukken en het oplossen van problemen.
• Train personeel in het gebruik van incheckkiosken, zelfbedieningssystemen en het beheren van event check in data.

3. Maak een noodplan

• Zorg voor reservebadgeprinters, voedingen en voorraad naamkaartjes.
• Bereid u voor op onverwachte check-ins of problemen met toegangscontrole.

4. Label stations duidelijk

• Leid het verkeer tijdens event check in met bewegwijzering.
• Label self-service check-in kiosk voor een vlotte navigatie.

5. Geef uw badges een goede branding

• Maak gebruik van badgeontwerp om logo's, eventthema's, andere merkelementen of zelfs sessietrackinginformatie weer te geven.

Deze praktijken zijn ook van toepassing wanneer u een checklist-sjabloon voor virtuele event planning gebruikt om zowel fysieke als digitale ervaringen te dekken.

Veelgemaakte fouten die je moet vermijden

• Het niet integreren van uw registratie software met het badgesysteem
• Te veel vertrouwen op vooraf gedrukte badges die geen realtime gegevens weergeven
• Geen rekening houden met no-shows of last-minute registraties
• Het gebruik van badgeprinters van lage kwaliteit of incompatibele badgeprinters
• Het verwaarlozen van personeelstraining over check-inprocessen

Praktijkvoorbeeld: van chaos naar naadloos Check-In

Casestudy: Corporate Tech Sunmit met meer dan 3000 deelnemers

Een technologiebedrijf organiseerde een groot bedrijfsevenement en maakte aanvankelijk gebruik van pre-printmethoden. Het resultaat?

• Tientallen onjuiste badges
• Lange wachttijden bij de incheckbalies
• Meer dan 1.000 badges zijn gedrukt, maar nooit opgehaald.

Ze zijn overgestapt op het on-demand badges printen voor events met behulp van geïntegreerde event technologie en zelfbedieningskiosken.

Het resultaat:

• Check-In in minder dan 2 minuten
• 90% minder verspilling van badges
• Real-Time bijhouden van aanwezigheid tijdens breakout-sessies
• Hogere tevredenheid over events en een vlottere evenementervaring

Deze overgang sloot perfect aan bij hun zich ontwikkelende checklist voor virtuele events.

Veelgestelde vragen

Voor wat voor soort events is badge printen voor events ideaal?

A: Het werkt voor alles, van kleine bijeenkomsten tot meerdaagse evenementen, beurzen, online events en virtuele conferenties.

Kan ik nog steeds enkele badges vooraf afdrukken?

Ja, veel event planners drukken vooraf naamkaartjes voor het personeel of VIP's, terwijl ze voor de rest gebruikmaken van badge printen voor events.

V: Wat als de gegevens van een deelnemer onjuist zijn?

Gebruik de check-in kiosken of het beheerderspaneel om badges te bewerken en opnieuw af te drukken met de juiste badge-informatie.

V: Welke hulpmiddelen zijn nodig om aan de slag te gaan?

A: Je hebt registratie software, compatibele badgeprinters, een goed badgeontwerp en eventueel zelf incheckkiosken nodig. Als je een virtueel onderdeel plant, vergeet dan niet je checklist voor het plannen van virtuele evenementen.

Conclusie: waarom events dol zijn op het on-demand badge printen voor events

Wat is badges printen voor events, hoe werkt het en waarom is het zo populair bij events? Het is een moderne oplossing voor een eeuwenoud probleem: bezoekers een soepele, efficiënte event check-in-ervaring bieden met uw merknaam erop.

Als u uw volgende event organiseert, onthoud dan het volgende:

• Zeg vaarwel tegen chaos bij het vooraf printing
• Verbeter de eerste indruk en de operationele workflow
• Lever nauwkeurige, tijdige event-gegevens
• Verminder afval en voorkom lange wachtrijen
• Krijg controle over toegang, check-ins en branding

Of u nu bedrijfsevenementen, hybride bijeenkomsten of wereldwijde beurzen organiseert, het op aanvraag badge printen past naadloos in elke planningstijdlijn of checklist voor virtuele evenementen.

Klaar om uw event check-in proces te upgraden en indruk te maken op uw bezoekers? Begin vandaag nog met het plannen van uw demand badge-strategie met het juiste registratieplatform, de juiste apparatuur en de juiste integraties van event tech. Maak het een essentieel onderdeel van uw toolkit voor virtuele evenementen.