Retos a los que se enfrentan los planificadores de eventos en la gestión de proyectos | Azavista

Parece un trabajo duro y abrumador para una sola persona, ¿verdad? Bueno, la verdad es que un organizador de eventos también depende del trabajo en equipo, una buena comunicación, un presupuesto y un montón de gestión de proyectos para hacerlo realidad.

Si lo piensa, todos los acontecimientos pueden considerarse grandes (o pequeños) proyectos. Los proyectos tienen una fecha de inicio, una fecha de finalización y necesitan la coordinación de varias personas para alcanzar el éxito... ¡Igual que un evento!

Sin duda, los planificadores de eventos han gestionado proyectos todo el tiempo, por eso son capaces de simplificar procesos como la organización de tareas y personas. Pero, al igual que los gestores de proyectos, pueden enfrentarse a problemas en la planificación y gestión de eventos. He aquí una lista de los retos más comunes a los que se enfrentan los planificadores de eventos:

Reto nº 1: Gastar en exceso

En algún momento, todo organizador de eventos se ha enfrentado a este reto mientras trabajaba en un evento. Suele ocurrir cuando se utiliza el método de "planificar y gastar sobre la marcha", que a menudo lleva a gastar más de la cuenta o a descubrir que no hay dinero suficiente para terminar el proyecto. Una vez llegados a este punto, ya es demasiado tarde para arreglarlo y no hay vuelta atrás.

Dado que los gastos de un evento pueden acumularse rápidamente, es fundamental establecer un presupuesto y decidir dónde y cómo gastará los fondos en cuanto empiece a planificar el proyecto. Para ello, investiga los suministros del evento y documenta los costes estimados para tener un presupuesto final. No olvides prever fondos extra para cualquier contratiempo que puedas encontrarte por el camino.

TIP: Una buena forma de no salirse del presupuesto es registrar todos los gastos del evento en una herramienta de gestión de eventos en línea. No sólo podrás mantener todos los gastos alineados, sino que también simplificarás los procesos de búsqueda y gestión de proveedores. Esto te ayudará a hacer previsiones exactas de los costes reales.

Reto nº 2: Plazos poco realistas y falta de hitos

Antes de iniciar un nuevo proyecto, hay que fijar los plazos que el equipo debe cumplir a lo largo del camino. Si estos plazos e hitos no se identifican correctamente, es muy probable que no se cumplan, lo que causaría graves problemas. Por ejemplo, incumplir un plazo puede hacer que pierdas el local porque el pago de la reserva no se hizo a tiempo.

Esto puede marcar el éxito o el fracaso de un evento, así que no puedes arriesgarte a tener plazos poco realistas o hitos que no podrás alcanzar. Esto puede solucionarse con plazos flexibles y plazos estrictos. Los plazos estrictos suponen una mayor presión, ya que, de no cumplirse, afectarían gravemente al evento. Por otro lado, los plazos suaves suponen un aterrizaje suave para una tarea, ya que no tiene grandes repercusiones si no se completa a tiempo.

TIP: Con una solución de gestión de tareas y proyectos, puede planificar su proyecto y estar al tanto de su calendario. En Azavista, puede utilizar un único panel de control para gestionar el tiempo de su equipo y seguir las actividades de sus compañeros, ¡asegurándose de que no haya más tareas retrasadas! La herramienta también le permite prever plazos realistas utilizando datos históricos de eventos anteriores.

Reto nº 3: Comunicación deficiente

Un organizador de eventos suele tener que trabajar con tantas personas durante la planificación y ejecución de un evento (ponentes, patrocinadores, proveedores) que es fácil que alguien olvide un detalle que se había discutido previamente, lo que crea confusión y correos electrónicos de seguimiento innecesarios. Si no existe una comunicación fluida entre el equipo, es probable que se olviden detalles importantes, provocando el fracaso del evento.

Ahora ya sabes por qué mantener una comunicación abierta entre todas las partes implicadas es fundamental para cualquier planificador de eventos. De hecho, la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos vienen con su propio sistema de comunicación integrado para que puedas automatizar los mensajes de seguimiento y los recordatorios cada vez que se acerque una fecha límite.

TIP: Para agilizar todo el proceso de planificación y la comunicación, la herramienta de solución de gestión de proyectos que utilicen los planificadores de eventos debe permitirles enviar rápidamente solicitudes de aprobación y hacer un seguimiento del estado de esas solicitudes, desde la misma interfaz.

Reto nº 4: No estar preparado para los riesgos

Al igual que ocurre con la gestión de proyectos, las cosas pueden cambiar en el último minuto durante la ejecución del evento, y todo el mundo debe adaptarse. Desde cancelaciones de última hora hasta retiradas de patrocinadores o problemas financieros, todos ellos son riesgos inherentes a cualquier tipo de evento.

Lo mejor para hacer frente a estos problemas es crear un plan de contingencia con antelación, para prever las limitaciones y los riesgos potenciales. En primer lugar, hay que identificar estos riesgos para poder calcular después la probabilidad de que se produzcan y su gravedad. Entonces podrás priorizarlos y preparar/implementar estrategias para gestionar estos riesgos.

TIP:Es bueno tener una herramienta para un propósito específico, como el seguimiento de sus eventos, la creación de pagos y venta de entradas, la creación de una aplicación de eventos, entre otros. Sin embargo, esto lleva mucho tiempo porque tienes que cambiar de una herramienta a otra para hacerlo todo. Con una o dos soluciones integradas, puedes optimizar tus procesos y ahorrar tiempo, especialmente si necesitas hacer algún tipo de cambio.