Retos a los que se enfrentan los organizadores de eventos en la gestión de proyectos | Azavista

Parece un trabajo difícil y abrumador para una sola persona, ¿verdad? Bueno, la verdad es que un organizador de eventos también depende del trabajo en equipo, la buena comunicación, un presupuesto y una gran cantidad de gestión de proyectos para que todo salga bien.

Si lo piensas bien, todos los eventos pueden considerarse proyectos grandes (o pequeños). Los proyectos tienen una fecha de inicio, una fecha de finalización y requieren la coordinación entre varias personas para alcanzar el éxito... ¡Suena igual que un evento!

Sin duda, los organizadores de eventos han gestionado proyectos desde siempre, por eso son capaces de simplificar procesos como la organización de tareas y personas. Pero, al igual que los gestores de proyectos, pueden enfrentarse a problemas en la planificación y gestión de eventos. A continuación, se incluye una lista de los retos más comunes a los que se enfrentan los organizadores de eventos:

Desafío n.º 1: Gasto excesivo

En algún momento, todos los organizadores de eventos se han enfrentado a este reto mientras trabajaban en un evento. Suele ocurrir cuando se utiliza el método de «planificar y gastar sobre la marcha», que a menudo conduce a un gasto excesivo o a descubrir que no hay suficiente dinero para terminar el proyecto. Una vez que se llega a este punto, es demasiado tarde para solucionarlo y no hay vuelta atrás.

Dado que los gastos de un evento pueden acumularse rápidamente, es fundamental establecer un presupuesto y decidir dónde y cómo se gastarán los fondos tan pronto como se comience a planificar el proyecto. Para ello, se pueden investigar los suministros necesarios para el evento y documentar los costes estimados para obtener un presupuesto final. No se olvide de tener en cuenta fondos adicionales para cualquier imprevisto que pueda surgir durante el proceso.

CONSEJO: Una excelente manera de mantener el presupuesto bajo control es registrar todos los gastos del evento en una herramienta de gestión de eventos en línea. No solo podrás mantener todos los gastos alineados, sino que también podrás simplificar los procesos de búsqueda y gestión de proveedores. Esto te ayudará a hacer proyecciones precisas de cuáles serán los costos reales.

Reto n.º 2: Plazos poco realistas y falta de hitos

Antes de comenzar un nuevo proyecto, hay que establecer los plazos que el equipo debe cumplir a lo largo del proceso. Si estos plazos y hitos no se identifican adecuadamente, es muy probable que no se cumplan, lo que provocaría graves problemas. Por ejemplo, no cumplir un plazo puede hacer que se pierda el lugar de celebración porque no se ha realizado a tiempo el pago de la reserva.

Esto puede determinar el éxito o el fracaso de un evento, por lo que no puedes arriesgarte a fijar plazos o hitos poco realistas que no podrás cumplir. Puedes abordar esto estableciendo plazos flexibles y plazos estrictos. Los plazos estrictos suponen una mayor presión, ya que, si no se cumplen, afectarían considerablemente al evento. Por otro lado, los plazos flexibles permiten abordar una tarea con tranquilidad, ya que no tiene grandes repercusiones si no se completa a tiempo.

CONSEJO: Con una solución de gestión de tareas y proyectos, puedes planificar tu proyecto y estar al día con tu calendario. En Azavista, puedes utilizar un único panel de control para gestionar el tiempo de tu equipo y seguir las actividades de tus compañeros, ¡asegurándote de que no haya más tareas retrasadas! La herramienta también te permite prever plazos realistas utilizando datos históricos de eventos anteriores.

Desafío n.º 3: Mala comunicación

Un organizador de eventos suele tener que trabajar con tantas personas durante la planificación y ejecución de un evento (ponentes, patrocinadores, proveedores) que es fácil que alguien olvide algún detalle que se había discutido previamente, lo que genera confusión y correos electrónicos de seguimiento innecesarios. Si no existe una comunicación fluida entre el equipo, es probable que se olviden detalles importantes, lo que provocaría el fracaso del evento.

Ahora ya sabes por qué mantener una comunicación abierta entre todas las partes implicadas es fundamental para cualquier organizador de eventos. De hecho, la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos incluyen su propio sistema de comunicación integrado para que puedas automatizar los mensajes de seguimiento y los recordatorios cada vez que se acerca una fecha límite.

CONSEJO: Para agilizar todo el proceso de planificación y comunicación, la herramienta de gestión de proyectos que utilicen los organizadores de eventos debe permitirles enviar rápidamente solicitudes de aprobación y realizar un seguimiento del estado de dichas solicitudes desde la misma interfaz.

Desafío n.º 4: No estar preparado para los riesgos

Al igual que en la gestión de proyectos, las cosas pueden cambiar en el último momento durante la ejecución del evento, y todos deben adaptarse. Desde cancelaciones de última hora hasta retiradas de patrocinadores o problemas financieros, todos ellos son riesgos inherentes a cualquier tipo de evento.

La mejor forma de abordar estos problemas es crear un plan de contingencia con antelación, con el fin de prever las limitaciones y los posibles riesgos. En primer lugar, es necesario identificar estos riesgos para poder determinar posteriormente la probabilidad de que se produzcan y la gravedad que podrían alcanzar. A continuación, se podrán priorizar y preparar/aplicar estrategias para gestionar dichos riesgos.

CONSEJO: Es bueno tener una herramienta para un fin específico, como realizar un seguimiento de tus eventos, configurar pagos y venta de entradas, crear una app para eventos, entre otros. Sin embargo, esto requiere mucho tiempo porque tienes que cambiar de una herramienta a otra para hacer todo. Con una o dos soluciones integradas, puedes optimizar tus procesos y ahorrar tiempo, especialmente si necesitas realizar algún tipo de cambio.