5 consejos esenciales para tener éxito en la planificación de eventos corporativos

Consejo n.º 1: define tu objetivo.

Probablemente, lo más importante que debes saber antes de comenzar a planificar tu evento es comprender plenamente cuál es su objetivo. ¿Cómo puedes definir claramente el objetivo de tu evento?

Bueno, aquí tienes 5 preguntas que debes hacerte:

• Quién asistirá a tu evento? ¿Quién lo organizará? Responder a estas preguntas y saber cuántas personas esperas que asistan determinará la mayor parte de tu toma de decisiones.
• qué trata tu evento y cómo lo has llamado? Es fundamental tener siempre presente el tema de tu evento durante todo el proceso de planificación.
• CÓMO piensa promocionar su evento y darlo a conocer? Aquí radica el valor de un presupuesto minucioso: piense detenidamente y de forma crítica en las necesidades presupuestarias de su evento.
• CUÁNDO se celebrará tu evento? Es importante tener en cuenta a tu público objetivo y averiguar qué fecha y hora les resulta más conveniente, sobre todo teniendo en cuenta que casi el 40 % de las personas no acuden a los eventos confirmados.
• POR QUÉ (este es el objetivo de tu evento) se celebra tu evento? Este es el propósito de tu evento y debes tenerlo siempre presente durante la planificación.

Consejo n.º 2: planifica tu presupuesto y tus plazos

Claro, todos sabemos que hay que planificar el tiempo y el dinero para hacer algo, pero ¿qué implica exactamente planificar el tiempo y el presupuesto?

• INVESTIGA tus costes con antelación
• CALCULA el importe total
• ESTIMAR los costes para cada categoría
• NO pase por alto los pequeños gastos
• CREAR un plan de contingencia

Consejo n.º 3: crea una lista de verificación para tu evento.

Una lista de verificación para la planificación de eventos te ayuda a llevar un control de todos los detalles más pequeños de tu evento para garantizar que nada salga mal desde el momento en que comienzas la planificación previa hasta la logística del día del evento. Aunque hay muchos pasos a seguir al utilizar una lista de verificación para eventos, estas son las tres cosas más importantes que debes tener en cuenta:

DELEGUE el trabajo dentro de su equipo NO pierda la visión general de su progreso UTILICE una herramienta para gestionar sus tareas pendientes y supervisar el progreso de su planificación.

Consejo n.º 4: ten preparado un plan alternativo.

Aunque planificar para lo peor nunca es lo más alentador, siempre es mejor estar preparado para lo peor mientras se lucha por conseguir el mejor evento posible. Esto es especialmente cierto porque, por mucho que lo intentemos, no siempre podemos predecirlo todo y, a veces, pueden surgir circunstancias imprevistas.

Para evitar el pánico ante la posibilidad de un desastre, planifica con antelación los elementos del evento que consideres importantes. Algunos ejemplos podrían ser el equipo audiovisual o el catering. Podría decirse que estos son dos de los elementos más importantes de cualquier evento, ya que mantienen contentos a los asistentes. Al fin y al cabo, no querrás quedarte sin proyector o que se estropee el horno sin tener ningún medio alternativo para entretener o alimentar a tus invitados.

Consejo n.º 5: ¡Comunícate, comunícate y comunícate!

Los organizadores de eventos más eficaces son buenos comunicadores. Cuando planificamos eventos, no solo nos comunicamos continuamente con nuestro equipo, sino que también necesitamos comunicarnos con nuestros proveedores (potenciales). Sin embargo, debo decir que las habilidades de comunicación aquí no se refieren a la microgestión (a nadie le gusta eso), sino que hay que tener en cuenta que, como líder del equipo de planificación de eventos, usted es responsable del éxito o el fracaso de su evento. Al fin y al cabo, los organizadores de eventos son contratados porque se les valora por su atención al detalle. Si no se comunican estos detalles al equipo y no se garantiza que todo se supervise, es posible que pequeños errores o una mala comunicación puedan dar lugar a un posible fracaso.

En resumen, prepárate para lo peor y aspira a lo mejor, recuerda pensar con antelación y, por último, no olvides que en un equipo no hay lugar para el «yo»: mantén a tu equipo informado, trabajad juntos y comunicaros para planificar ese evento.