Cómo medir el éxito tras un evento benéfico: métricas importantes para la recaudación de fondos sin ánimo de lucro

El éxito de un evento para recaudar fondos no solo se mide por los aplausos al final o por el número de personas presentes en la sala. Para las organizaciones sin ánimo de lucro, el éxito se mide por el impacto, las relaciones y la capacidad de recaudar fondos de forma sostenible a lo largo del tiempo. Pero sin los datos adecuados, es fácil juzgar erróneamente si tu evento benéfico realmente ha dado en el blanco.

En esta guía, repasaremos las métricas de recaudación de fondos sin ánimo de lucro, las métricas de eventos y las herramientas que te ayudarán a realizar un seguimiento y mejorar tu rendimiento en futuros eventos, para que cada próximo evento de recaudación de fondos tenga más impacto que el anterior.

1. Defina los objetivos de recaudación de fondos antes de su evento (mejores prácticas para la planificación de eventos benéficos).

El primer paso en las mejores prácticas para la planificación de eventos benéficos es decidir qué se considera «éxito» para su campaña de recaudación de fondos. Pregúntese:

• ¿Queremos alcanzar un objetivo específico de recaudación de fondos?
• ¿Nuestro objetivo es conseguir grandes donantes o patrocinadores corporativos?
• ¿Queremos mejorar la tasa de retención de donantes o el importe medio de las donaciones?

Esta claridad guía el proceso de planificación de su evento y garantiza que su equipo de gestión de eventos realice un seguimiento de los indicadores adecuados después del evento.

Consejo profesional: Utiliza una plataforma de gestión de eventos como Azavista para establecer objetivos cuantificables antes de que comience el evento.

2. Realice un seguimiento del rendimiento financiero para comprobar si ha alcanzado sus objetivos de recaudación de fondos.

Las métricas financieras son la columna vertebral para medir el éxito de un evento de recaudación de fondos. No solo te dicen cuánto dinero recaudaste, sino que revelan cómo lo recaudaste, cuáles son tus puntos fuertes y en qué aspectos se puede mejorar el proceso de planificación del evento de recaudación de fondos para la próxima ocasión.

a) Ingresos por donaciones: la medida fundamental del éxito de un evento de recaudación de fondos

Definición:
El importe total recaudado de todas las fuentes: donaciones importantes, donaciones en especie, venta de entradas, patrocinios y contribuciones menores.

Por qué es importante:

• amente vinculado a tus objetivos de recaudación de fondos y Direct
• Le ayuda a calcular el Retorno de Inveriones (ROI):

Aspectos a tener en cuenta:

• Asigna siempre un valor justo de mercado a las donaciones en especie para que se contabilicen con precisión.
• Compare con eventos pasados para evaluar el crecimiento.
• Utiliza un seguimiento separado para las donaciones restringidas y las no restringidas, ya que esto influye en cómo puedes gastar los fondos.

Herramientas que se deben utilizar:

• DonorPerfect, Bloomerang, Salesforce Nonprofit Cloud para el seguimiento automatizado de los ingresos de los donantes y las comparaciones históricas.

b) Importe medio de las donaciones: identificar oportunidades para aumentar la generosidad de los donantes.

Definición:
La cantidad media que cada donante aporta durante el evento.

Por qué es importante:

• Revela la capacidad de donación de tu donante medio.
• Un aumento en el crecimiento del valor medio de las donaciones podría significar una mayor interacción de usuario o una estrategia de marketing más específica.

Aspectos a tener en cuenta:

• Segmente los datos por tipo de donante (por ejemplo, donantes importantes frente a donantes nuevos) para obtener una visión más clara.
• Combínelo con la frecuencia media de donaciones para evaluar el valor a largo plazo de los donantes.

c) Porcentaje de donaciones recurrentes: generar financiación a largo plazo más allá de un evento único.

Definición:
Porcentaje de donantes que realizan más de una donación en un periodo determinado (mensual, anual o en múltiples eventos).

Por qué es importante:

• Un porcentaje alto significa financiación previsible para eventos futuros.
• Mejora el valor de por vida de tus donantes y reduce los costes de adquisición de donantes.

Aspectos a tener en cuenta:

• Incluye tanto a los donantes recurrentes en línea como fuera de línea.
• Realice un seguimiento de las tasas de abandono: ¿los donantes recurrentes cancelan después de unos meses?

d) Porcentaje de donaciones en línea: evaluar el impacto de la recaudación de fondos digitales.

Definición:
La proporción de donaciones realizadas a través de canales digitales frente a las realizadas fuera de línea (efectivo, cheques, etc.).

Por qué es importante:

• Muestra la eficacia de tus estrategias de recaudación de fondos digitales.
• Si el porcentaje de regalos online es bajo, es posible que sea necesario optimizar la página del evento, las campañas en redes sociales o la página de inscripción al evento.

Aspectos a tener en cuenta:

• Realice un seguimiento por separado de las campañas de recaudación de fondos entre pares y las donaciones directas en línea.
• Tenga en cuenta que los donantes importantes de más edad pueden seguir prefiriendo las donaciones fuera de línea.

Consejo profesional:Utiliza indicadores clave de rendimiento (KPI) de recaudación de fondos sin ánimo de lucro en una plataforma centralizada de gestión de eventos para poder conectar los datos de donaciones con métricas de eventos como el número de donantes, la tasa de participación en la recaudación de fondos y el porcentaje de cumplimiento de las promesas de donación en un solo panel de control.

3. Medir la interacción de usuario y la retención de los donantes para un crecimiento sostenible.

Las relaciones sólidas con los donantes son la columna vertebral de cualquier evento de recaudación de fondos exitoso. Estas métricas le ayudan a medir en qué medida sus esfuerzos de recaudación de fondos están convirtiendo a los asistentes al evento en colaboradores a largo plazo, lo que garantiza que el objetivo de su evento de recaudación de fondos no solo se cumpla el día del evento, sino que siga dando resultados para su próximo evento y más allá.

a) Tasa de retención de donantes: mantén a tus seguidores comprometidos para tu próximo evento de recaudación de fondos.

Por qué es importante:
Una tasa de retención más alta significa que tu evento sin ánimo de lucro está fomentando con éxito las relaciones, lo que reduce la presión de tener que buscar constantemente nuevos donantes.

Aspectos a tener en cuenta:

• Aspira a retener al 70 % o más de los principales donantes, ya que tienen un impacto significativo en el total de fondos recaudados.
• Retener a un donante suele ser más barato que conseguir uno nuevo (véase el enlace a los costes de adquisición de donantes más abajo).
• Las estrategias de retención incluyen notas de agradecimiento personalizadas, actualizaciones posteriores al evento y invitar a los donantes a visitas entre bastidores o reuniones de planificación.

Sugerencias de herramientas:

• Little Green Light: segmentación de donantes para estrategias de retención específicas.
• Neon One: paneles de control de retención con tendencias interanuales.
• Kindful: realiza un seguimiento de los hábitos de donación a largo plazo y los patrones de interacción de usuario.

b) Valor vitalicio del donante (DLV): comprender el impacto a largo plazo de cada donante.

Por qué es importante:
Conocer el DLV ayuda a establecer objetivos para los eventos de recaudación de fondos y a planificar campañas sostenibles para eventos futuros. Si tu DLV está aumentando, es una señal de que tu labor de creación de relaciones está dando sus frutos.

Aspectos a tener en cuenta:

• Realice un seguimiento de la vida útil de los donantes y trabaje para aumentarla con una interacción de usuario constante.
• Aumenta la frecuencia media de las donaciones creando programas de donaciones mensuales.
• Los donantes de alto valor requieren una gestión dedicada por parte de su equipo de eventos.

c) Valor vitalicio del donante (DLV): comprender el impacto a largo plazo de cada donante.

Por qué es importante:
Detectar oportunidades para aumentar la frecuencia puede tener un gran impacto en los ingresos anuales, especialmente en el caso de los donantes con una capacidad de donación media elevada.

Aspectos a tener en cuenta:

• Utiliza campañas de recaudación de fondos entre pares para aumentar la frecuencia de las donaciones entre los principales eventos benéficos.
• Envía recordatorios vinculados a los aniversarios de los donantes o a las próximas campañas de recaudación de fondos.

4. Evaluar la captación de donantes y la rentabilidad para planificar eventos de forma más inteligente.

La definición de tu evento de recaudación de fondos no se limita a la cantidad que recaudas, sino también a la eficacia con la que atraes a nuevos colaboradores sin gastar de más. Estas métricas garantizan que el proceso de planificación de tu evento sea financieramente sostenible y esté en consonancia con las métricas de recaudación de fondos sin ánimo de lucro.

a) Número de donantes: evalúe el alcance de su evento de recaudación de fondos.

Realice un seguimiento tanto de los nuevos donantes como de los que regresan de eventos anteriores.

Por qué es importante:
Una base de donantes en crecimiento significa que el patrocinio de su evento y los materiales promocionales están llegando a su público objetivo y aumentando la concienciación de manera eficaz.

Aspectos a tener en cuenta:

• Combine la captación con esfuerzos de retención: la pérdida de donantes puede borrar las ganancias.
• Registra las fuentes de adquisición (por ejemplo, patrocinadores corporativos, redes sociales, divulgación directa) para saber dónde invertir en tu próximo evento de recaudación de fondos.

b) Costes de adquisición de donantes: asegúrese de que las métricas de recaudación de fondos de su organización sin ánimo de lucro muestran el ROI.

Fórmula:

Por qué es importante:
Si el coste de adquisición es superior al importe medio de las donaciones que recibe su organización sin ánimo de lucro, es posible que necesite una estrategia de gestión de eventos más rentable.

Aspectos a tener en cuenta:

• Compare los costes de adquisición en eventos complejos para encontrar el formato más eficaz.
• Utilice donaciones en especie para compensar los gastos y reducir los costes de adquisición.

Sugerencias de herramientas para la adquisición y el seguimiento de costes:

• Google Sheets / Excel: para realizar cálculos manuales rápidos.
• Qgiv: realiza un seguimiento de la tasa de participación en la recaudación de fondos, las fuentes de adquisición y la tasa de crecimiento de los donantes.
• Funraise: integra métricas de eventos con campañas digitales para optimizar la adquisición.

5. Evaluar la participación en el evento y el impacto en la comunidad (definición práctica de evento para recaudar fondos)

a) Tasa de participación en la recaudación de fondos: medir la interacción de usuario más allá de la asistencia

Aspectos a tener en cuenta:

• Incluye tanto a los asistentes presenciales como a los virtuales en tu recuento total.
• Considera la posibilidad de realizar un seguimiento de los donantes nuevos por separado de los donantes activos, ya que representan nuevas oportunidades de crecimiento.
• Segmenta los datos por tipo de donante (particulares, grupos corporativos, invitados VIP) para obtener información más detallada.

Ejemplo:
Si 350 de los 500 asistentes hicieron una donación:

(350500)×100=70 %\left( \frac{350}{500} \right) \times 100 = 70 %(500350​)×100=70 %

Esto significa que 7 de cada 10 asistentes hicieron una contribución, un resultado excelente.

b) Porcentaje de cumplimiento de promesas: seguimiento de los compromisos frente a las donaciones reales.

Por qué es importante:
La recaudación de fondos basada en promesas de donación suele prometer grandes cantidades, pero la verdadera prueba es cuánto se recauda realmente. Esta métrica garantiza que se evalúen recaudados, no solo los compromisos.

Aspectos a tener en cuenta:

• Realice un seguimiento inmediato con recordatorios de las promesas de donación; los retrasos reducen las tasas de cumplimiento.
• Utilice comunicaciones personalizadas (llamadas, correos electrónicos de agradecimiento) para las donaciones importantes.
• Realice un seguimiento de los plazos de cumplimiento: si las promesas no se reciben en un plazo de 60 días, ajuste las expectativas futuras.

c) Participación de voluntarios y miembros de la junta directiva: reforzar el apoyo interno para futuros eventos.

Por qué es importante:
Una alta participación de voluntarios y una participación activa de la junta directiva demuestran el entusiasmo interno. Esto suele traducirse en mejores resultados en la recaudación de fondos y en una base de seguidores más comprometida.

Aspectos a tener en cuenta:

• No solo hay que llevar un registro del número de empleados, sino también de las horas trabajadas, a las que se les puede asignar un valor monetario para informar sobre su impacto.
• Compare la asistencia de los miembros de la junta directiva año tras año para identificar tendencias.
• Utiliza los datos sobre la interacción de los voluntarios para reforzar la captación de voluntarios para tu próximo evento.

Fórmula para valorar las horas de voluntariado:

Valor del voluntariado = Total de horas dedicadas × Tarifa horaria estándar\text{Valor del voluntariado} = \text{Total de horas dedicadas} \times \text{Tarifa horaria estándar}Valor del voluntariado = Total de horas dedicadas × Tarifa horaria estándar

(Utilice el salario medio por hora de su localidad o la tarifa nacional de valor del voluntariado de EE. UU., por ejemplo, 31,80 dólares/hora en 2025).

6. Medir los resultados del patrocinio y la colaboración para mejorar las negociaciones futuras.

El éxito de tu evento benéfico también depende en gran medida de su capacidad para atraer y retener patrocinadores, tanto para obtener apoyo financiero como para ganar visibilidad en la comunidad.

a) Valor del patrocinio del evento: contribuciones totales en efectivo y en especie.

Por qué es importante:
Esto le ofrece una visión completa de las contribuciones de los patrocinadores, no solo el dinero en su cuenta bancaria, sino también los bienes, servicios o cobertura mediática que han ahorrado gastos a su organización sin ánimo de lucro.

Aspectos a tener en cuenta:

• Asignar el valor justo de mercado a las donaciones en especie (por ejemplo, catering, local, publicidad).
• Compare los totales de patrocinio con el presupuesto del evento para ver qué porcentaje se cubrió.
• Realice un seguimiento de la industria y el tipo de patrocinadores para identificar los sectores con la mayor interacción con su causa.

b) Donaciones importantes aseguradas: identifique a los donantes más influyentes para su próximo evento de recaudación de fondos.

Por qué es importante:
Las donaciones importantes —grandes donaciones de particulares, empresas o fundaciones— suelen constituir la mayor parte de los fondos recaudados. Hacer un seguimiento de ellas le ayuda a adaptar sus estrategias de administración y divulgación.

Aspectos a tener en cuenta:

• Defina «donación importante» en función del tamaño de su organización sin ánimo de lucro (para algunas, puede ser $1.000; para otras, $50.000).
• No solo realice un seguimiento de la cantidad, sino también de la fuente de adquisición de donantes: ¿cómo se enteraron de su existencia?
• Mantenga notas detalladas de CRM para su futuro desarrollo.

Herramientas recomendadas:

• SponsorPitch: identifica y gestiona posibles socios corporativos.
• Etiquetas CRM: utilice etiquetas personalizadas para realizar un seguimiento de las relaciones con los patrocinadores, la probabilidad de renovación y el nivel de interacción de usuario.

7. Supervisar el rendimiento del marketing y la divulgación para mejorar los resultados de la planificación de eventos.

por el dinero recaudado,

a) Alcance y interacción de usuario en las redes sociales: comprueba hasta dónde llega tu mensaje.

Por qué es importante:
Un gran alcance es fantástico, pero . Si las publicaciones sobre tu evento se comparten, se comentan y se hacen clics en ellas, significa que tu mensaje está teniendo repercusión.

Aspectos a tener en cuenta:

• Realiza un seguimiento por separado del alcance pagado y el orgánico.
• Compara los tipos de contenido (vídeos, imágenes, infografías) para ver cuál genera más acción.
• Utiliza hashtags y anima a etiquetar para obtener una mayor visibilidad.

b) Tasa de conversión del correo electrónico: realiza un seguimiento de cómo el correo electrónico impulsa las donaciones y los registros.

Por qué es importante:
El correo electrónico es una de las formas más directas de llegar a los seguidores. Esta métrica muestra la eficacia con la que tus campañas generan donaciones, registros o inscripciones de voluntarios.

Aspectos a tener en cuenta:

• Realice un seguimiento por separado de las invitaciones a eventos y las campañas de agradecimiento posteriores a los eventos.
• Utiliza para optimizar las líneas de asunto y las llamadas a la acción.
• Segmentar las listas para personalizar las solicitudes dirigidas a donantes activos frente a posibles donantes.

c) Impacto de la recaudación de fondos entre pares: aprovechar las redes de los seguidores para obtener más donaciones.

Por qué es importante:
Cuando los seguidores recaudan fondos a través de sus propias redes, se accede a públicos a los que de otro modo nunca se llegaría.

Aspectos a tener en cuenta:

• Realiza un seguimiento del número de recaudadores de fondos activos, el total recaudado y el promedio por recaudador de fondos.
• Reconocer públicamente a los principales recaudadores de fondos para fomentar la participación futura.
• Proporcione kits de herramientas con la marca para facilitar la recaudación de fondos a los participantes.

Herramientas recomendadas:

• HubSpot: realiza un seguimiento de los prospectos de las campañas desde los canales de marketing.
• Mailchimp: mide el rendimiento del correo electrónico.
• Meta Business Suite: supervisa la interacción de usuario en Facebook e Instagram.

8. Las mejores herramientas para realizar un seguimiento y analizar las métricas de recaudación de fondos sin ánimo de lucro

A continuación se indican algunas que pueden ayudarle a mejorar su posicionamiento. : gestión integral de eventos y elaboración de informes para organizaciones sin ánimo de lucro.

Herramientas de análisis y generación de informes

• Google Analytics: realiza un seguimiento de las conversiones del sitio web y la página de donaciones.
• Tableau / Power BI: convierta los datos sin procesar en información visual y útil.

CRM y bases de datos de donantes

• Salesforce Nonprofit Cloud: gestión de donantes a nivel de empresa.
• Neon One: realiza un seguimiento del valor medio de los regalos y la capacidad de donación.

9. Convierte los datos de tu recaudación de fondos en mejoras prácticas para tu próximo evento de recaudación de fondos.

tu próximo evento.

Ejemplos:

• Si el importe medio de las donaciones es bajo → Lanzar campañas específicas para aumentar la capacidad de donación entre los donantes de nivel medio.
• Si la tasa de retención de donantes está disminuyendo → Reforzar los programas personalizados de seguimiento y reconocimiento.
• Si los patrocinadores corporativos no renovaron → Revisa tus paquetes de patrocinio y beneficios para hacerlos más atractivos.

Mentalidad clave:El éxito de tu evento no es algo puntual, sino que forma parte de un ciclo de mejora continua en el que .

Conclusión: utilice métricas para reforzar cada evento de recaudación de fondos.

Medir el éxito de un evento benéfico va mucho más allá de contar dólares: se trata de comprender el comportamiento de los donantes, optimizar los recursos y construir relaciones duraderas.

Al centrarse en métricas de recaudación de fondos sin ánimo de lucro, como la tasa de retención de donantes, el importe medio de las donaciones y la tasa de participación en la recaudación de fondos, y al aprovechar la plataforma de gestión de eventos adecuada, puede garantizar que cada evento de recaudación de fondos no solo cumpla sus objetivos de recaudación, sino que también refuerce el impacto a largo plazo de su organización.

Utiliza para simplificar la gestión de eventos!