Herramientas integrales para la planificación de eventos: 4 ventajas principales

Existen muchas organizaciones de software globales que ofrecen soluciones integrales para la gestión de eventos. Muchas empresas de tecnología para eventos que comenzaron vendiendo software de inscripción a eventos han evolucionado hasta convertirse en plataformas integrales de planificación de eventos. Gracias a esta rápida evolución, los organizadores disponen ahora de todo lo que necesitan para llevar a cabo eventos fluidos y exitosos.

La tecnología ayuda a los organizadores de eventos a optimizar sus esfuerzos, al tiempo que proporciona una experiencia excepcional a los asistentes gracias a una mayor eficiencia y una ejecución impecable de los eventos. Ofrecer un conjunto completo de herramientas para la gestión de eventos presenciales, híbridos y virtuales aporta muchas ventajas a los organizadores de eventos basados en datos.

1. ROI claro de los eventos para empresas de cualquier tamaño

Los organizadores de eventos actuales trabajan con plazos ajustados y objetivos específicos de ROI. Una solución de planificación integral garantiza un conjunto de herramientas que cubre todas las necesidades empresariales y le permite generar informes de ROI multinivel para sus campañas de marketing de eventos, la gestión del registro de participantes y la presentación de informes a las partes interesadas.

2. Módulos Mix-&-Match

Invierta en las funciones que necesita, sin pagar por aquellas que considere innecesarias. Busque siempre una plataforma que le permita elegir los módulos del conjunto de herramientas que mejor se adapten a las necesidades de su organización. Personalice su experiencia creando flujos de trabajo automatizados para todos sus procesos de registro, check-in y gestión de participantes, informes posteriores al evento y todo lo que necesite entre medias.

3. Gestión y seguridad rigurosa de los datos

Cuanto más grande sea la plataforma, mejor será la seguridad. De acuerdo, reconocemos que (por desgracia) no siempre es así. Pero, como regla general, se podría decir que las plataformas más grandes que procesan una gran cantidad de datos son más propensas a garantizar una excelente atención en lo que respecta a la seguridad de los datos. Ya se trate de la normativa GDPR, la certificación SOC o el cumplimiento de la norma ISO, una plataforma todo en uno debería ser capaz de proporcionar documentación precisa que respalde estos requisitos. Esto sin duda agilizará los procesos de adquisición finales.

4. Integraciones ilimitadas

Consolidar todos tus datos y procesos automatizados en un único lugar centralizado es clave para la eficiencia y el éxito a largo plazo de los organizadores de eventos. Sin embargo, esto no significa que tengas que decir adiós a tus aplicaciones empresariales actuales o al software heredado. Al elegir un producto de software más completo, es probable que este ofrezca una amplia gama de posibilidades de integración.

Independientemente del tamaño de su empresa, debe buscar activamente soluciones que ofrezcan integraciones de terceros que se conecten a la perfección con sus aplicaciones y herramientas empresariales existentes y cruciales. Las soluciones inclusivas y fáciles de usar deben ofrecer un módulo de integración sencillo, que le permita configurar rápidamente las integraciones mediante claves API o webhooks disponibles, lo que garantiza un procesamiento de datos seguro y multiplataforma.

Conclusión y reflexiones finales

Una plataforma para eventos todo en uno será utilizada por múltiples perfiles de la empresa, desde el equipo de marketing hasta las partes interesadas externas. Tenga en cuenta que no todo el mundo tendrá los mismos conocimientos tecnológicos. Sea cual sea la plataforma en la que decida invertir, asegúrese de que sea intuitiva y fácil de entender para todos los niveles de la empresa.

Una característica muy importante que se pasa por alto con sorprendente frecuencia es un CRM especializado en eventos. Hay muchas razones por las que esta es una de las partes más cruciales a la hora de crear una visión general de 360 grados del rendimiento de sus eventos. Una plataforma de gestión de eventos bien construida consolida todos los datos importantes de los participantes en un [CRM seguro para eventos], protegiendo la información personal y corporativa.

Por último, los seres humanos necesitan la tecnología tanto como la tecnología necesita a los seres humanos. Una ventaja que aún no hemos mencionado es la asistencia al cliente que se obtiene al invertir en una solución de gestión de eventos para empresas. Muchas aplicaciones SaaS para eventos más pequeñas ofrecen paquetes con asistencia básica, lo que le deja en la ignorancia sobre ciertas funcionalidades y características. Un buen gestor de éxito del cliente que comprenda su propuesta puede ser de gran valor a la hora de crear eventos rentables.