De ultieme checklist voor het plannen van virtuele events [editie 2025]

Wat zijn virtuele events?

VIRTUELE EVENTS zijn online ervaringen waarbij mensen samenkomen met behulp van digitale tools in plaats van elkaar persoonlijk te ontmoeten.

VIRTUELE EVENTS bieden een flexibele manier om een breder publiek te bereiken, kosten te besparen en realtime gegevens over deelnemers te verzamelen. Ze maken het ook mogelijk om de inhoud beter te volgen en na afloop van het evenement event engagement te hebben met de deelnemers.

Deze gids leidt u door elke fase van de planning van virtueel event, van de opzet tot de event engagement na afloop van het event.

Waarom u een checklist voor virtuele events nodig hebt

VIRTUELE EVENTS vormen tegenwoordig een belangrijk onderdeel van de moderne evenementenstrategie. Of u nu een productlancering, een webinar of een virtuele conferentie organiseert, er komt veel kijken bij het bereiken van een groter publiek.

Een gedetailleerde checklist voor het plannen van virtuele events helpt u om georganiseerd te blijven, deelnemers effectief te betrekken en een virtuele ervaring te creëren die net zo waardevol aanvoelt als een fysiek event. Het vergroot ook uw kansen om uw virtuele deelnemers een soepele, ROI-gedreven en boeiende ervaring te bieden.

Voorafgaand aan het event: de planningsfase

Elk event wordt voor een specifiek doel georganiseerd. Begin uw virtuele evenementenplanning met het leggen van een stevige basis. In deze fase bepaalt u de toon voor uw daadwerkelijke event. Deze fase zorgt ervoor dat u duidelijkheid heeft over uw doelstellingen, budget, inhoud en publiek.

Definieer de doelstellingen van het event

Door de doelstellingen ruim voor het virtuele event duidelijk te definiëren, ontstaat er een duidelijk stappenplan dat efficiënt kan worden gevolgd om stress en fouten op het laatste moment tot een minimum te beperken.

Verduidelijk het doel van uw event

Bepaal eerst wat u wilt bereiken: wilt u leads genereren, uw publiek informeren, een product promoten of een community opbouwen?

Als je je doel kent, kun je alle andere details plannen, van het selecteren van sprekers tot het uitstippelen van een strategie voor de inhoud van toekomstige events.

Stel specifieke doelen

gebruiken event planners.

Bepaal uw budget voor virtuele events

Het budget voor uw virtuele event zal verschillen van het budget voor uw fysieke event. Hoewel u geen fysieke locatie hoeft te reserveren, brengen virtuele events toch kosten met zich mee. Een goed gestructureerd budget voor een virtueel event kan het volgende omvatten:

• Een abonnement op een virtueel evenementenplatform
• Vergoedingen voor keynote speakers
• Ontwerp-, merk- en productiekosten
• Eventpromotie en reclame
• gebruiken om ervoor te zorgen dat al uw uitgaven op één plek worden beheerd.

Kies het juiste platform voor virtuele events

Uw platform is uw locatie. Kies een platform dat past bij het ontwerp en de behoeften van uw virtueel event. Zoom is ideaal voor kleine webinars, maar platforms zoals bieden functies voor grotere, meerdaagse conferenties met meerdere sessies. Let op het volgende:

• Breakout-ruimtes
• Live peilingen en vragen en antwoorden
• Netwerktools
• Analyse van deelnemersgegevens
• Toegang tot sessies op aanvraag

De kwaliteit van de videoproductie en de connectiviteit zijn cruciaal voor het succes van een virtueel evenement. Probeer platforms te gebruiken die mobiele toegang bieden. Mobiele apps voor events vergroten de betrokkenheid van deelnemers door berichtentools en gemakkelijke toegang tot sessies te bieden.

Ontwerp uw contentstrategie vóór de planning van het virtuele event

Het succes van virtuele events hangt sterk af van boeiende content. Stel een contentplan op dat educatie en entertainment combineert. Mix verschillende formats, zoals paneldiscussies, informele gesprekken, interactieve workshops en live vraag-en-antwoordrondes. Gebruik boeiende beelden en live polls om de deelnemers betrokken te houden.

Stel een boeiend event engagement samen

Stel een programma op dat een evenwicht biedt tussen leren en betrokkenheid. Zorg voor korte, krachtige sessies, parallelle tracks voor afwisseling en geplande pauzes. Zorg voor interactieve momenten, zoals quizzen en mogelijkheden om te netwerken. Deel uw agenda op de website van het event, zodat deelnemers weten wat ze kunnen verwachten.

Stel een productieschema op met alle tijdlijnen en technische vereisten voor het event.

Kies de juiste luidsprekers voor virtuele conferenties

Uw sprekers vertegenwoordigen uw merk. Kies mensen die boeiend zijn, relevant zijn voor de sector en vertrouwd zijn met videoconferentietools. Doe voorafgaand aan het live-evenement een proef met alle sessies en presentatoren om een vlotte uitvoering te garanderen. U kunt ook technische repetities met hen plannen, zodat iedereen klaar is voor de camera en zelfverzekerd is.

Promoot uw event op een strategische manier

Begin weken van tevoren met het promoten van uw online event. Betrek potentiële deelnemers via een mix van , sociale media, betaalde advertenties en samenwerkingen met influencers. Voeg een duidelijk registratieformulier toe en gebruik een hashtag met uw merknaam voor meer zichtbaarheid. Een goed ontworpen landingspagina en duidelijke communicatie helpen om interesse om te zetten in aanmeldingen.

Verbeter de ervaring van deelnemers

Maak registratie eenvoudig met een gebruiksvriendelijk formulier, duidelijke prijzen en automatische bevestigingen, terwijl u belangrijke gegevens verzamelt, zoals tijdzones en toegankelijkheidsbehoeften. Zorg voor inclusiviteit met ondertitels, vertalingen en e-mails voorafgaand aan het event, zodat deelnemers zich kunnen voorbereiden op een soepele virtuele ervaring.

Event registratie en ticketing voor het evenement

Maak registratie eenvoudig en toegankelijk voor uw doelgroep van het virtuele evenement. Gebruik een gebruiksvriendelijke evenementwebsite met een duidelijk registratieformulier waarop essentiële gegevens van deelnemers worden verzameld.

Als u toegang in rekening brengt, stel dan transparante prijzen vast en bied vroegboekkortingen of groepskortingen aan. Door automatische bevestigingsmails met eventdetails te versturen, houdt u potentiële deelnemers op de hoogte en enthousiast.

Plan het verzamelen van informatie over de tijdzone en toegankelijkheidseisen van de registrant.

Geef prioriteit aan toegankelijkheid

Het organiseren van virtuele evenementen moet inclusiviteit betekenen. Maak uw evenement toegankelijk door live ondertiteling, vertalingen en inhoud die compatibel is met schermlezers aan te bieden. Gebruik contrastrijke beelden en leesbare lettertypes om alle deelnemers te ondersteunen.

Probeer platforms te gebruiken die mobiele toegang bieden. Mobiele event apps vergroten de betrokkenheid van deelnemers door berichtentools en gemakkelijke toegang tot sessies te bieden.

Stuur voorafgaand aan het event informatie met details over het event

Stuur een paar dagen voor het event een e-mail met informatie over wat deelnemers moeten weten voordat ze naar het event gaan. Vermeld daarin details over het event, zoals inloginstructies, tijden van sessies, tips voor het platform en hoe deelnemers tijdens het event in engagement met anderen kunnen treden.

Tijdens het virtuele evenement: uitvoering en betrokkenheid

Nu is het tijd om uw event tot leven te brengen. Een succesvolle evenementdag is afhankelijk van voorbereiding, flexibiliteit en uitstekende ondersteuning van de deelnemers.

Test uw technologie voordat u begint

Begin elke sessie vroeg om het apparaat en het netwerk te controleren. Dit is een verplichte stap voordat uw event begint. Houd een laatste technische repetitie om het volgende te testen:

• Microfoon
• Camera's
• Internetsnelheid
• Scherm delen
• Back-upsystemen

Een sterke technische opstelling zorgt ervoor dat uw virtuele deelnemers een soepele ervaring hebben. Dit is ook het moment waarop u eventuele last-minute problemen tijdens de planning van het event kunt opsporen.

Houd deelnemers betrokken

Bij virtuele events vinden organisatoren het vaak moeilijker om engagement te creëren dan bij fysieke events. Het succes van een event hangt echter sterk af van de mate waarin uw publiek tijdens het event geboeid is. Houd het energieniveau hoog door de deelnemers bij het event te betrekken:

• Gebruik chatboxen en polls
• Stel live vragen
• Korte wedstrijden organiseren
• Roep deelnemers tijdens sessies toe
• Breakout-sessies

Deze interactieve functies helpen u om passieve kijkers om te vormen tot actieve deelnemers.

Maak virtuele netwerk-opportunities mogelijk met de doelgroep

Wanneer mensen virtueel deelnemen, is het vaak moeilijker om contact te leggen met anderen dan bij fysieke events. Moedig deelnemers daarom aan om contact met elkaar te leggen via breakout rooms, één-op-één-afspraken en groepschats. Deze virtuele equivalenten van face-to-face interactie helpen bij het opbouwen van betekenisvolle relaties en bootsen het gevoel van fysieke events na.

Het event in realtime volgen

Laat event planners of moderators het live-evenement monitoren om problemen vroegtijdig op te sporen. Let tijdens het evenement op het aantal afhakers, de prestaties van het platform en de betrokkenheid van het publiek. Zo kunt u bijsturen en aanpassingen doorvoeren voordat de ervaring van de deelnemers wordt verstoord.

Na het event: evalueren en verbeteren

Je werk is niet gedaan als het event voorbij is. Wat je na het event doet, kan bepalen hoe goed je event wordt herinnerd en ook hoe je toekomstige events zullen verlopen. Gebruik event planners om je event te analyseren. Je kunt na het event follow-ups doen in de vorm van e-mails, enquêtes en bedankbriefjes om in contact te blijven met je bezoekers en promotors.

Verspreid een enquête na afloop van het evenement om uw volgende virtuele evenement te verbeteren

Dit is belangrijk om te begrijpen hoe uw deelnemers betrokken waren na uw virtuele evenement. U moet binnen 48 uur een enquête versturen om feedback te verzamelen over:

• Kwaliteit van de inhoud
• Technische prestaties
• Favoriete sessies
• Suggesties voor verbetering

Gebruik deze feedback om uw volgende virtuele event te verbeteren.

Bekijk uw event- en deelnemersgegevens

Duik in de inzichten van deelnemers om het event succes van virtuele events te meten:

• Registraties versus daadwerkelijke aanwezigheid
• Niveau van engagement van het publiek
• Populariteit van de sessie
• Chat- en pollactiviteit

Deze event-gegevens, die eenvoudig kunnen worden verzameld via event planners, kunnen u helpen bij het verbeteren van de follow-up na het event, promotiestrategieën en de prestaties van het event.

Gebruik de content die voor promotie is gemaakt

VIRTUELE EVENTS bieden een ongelooflijke bibliotheek aan content. De meeste events kunnen worden omgezet in blogposts, korte video's of hoogtepunten voor sociale media. Op deze manier kunnen zelfs degenen die het event hebben gemist, ervan profiteren. Bovendien kunt u blijven communiceren met een groter publiek om interesse te wekken.

Houd een teamevaluatie na een succesvol virtueel event

Bespreek het productieschema, de logistiek en de doelstellingen van het event met uw team. Bespreek wat wel en niet werkte en hoe u het volgende event kunt verbeteren. Documenteer alles voor een efficiëntere planning van het volgende virtuele event.

Feedback van sponsors en exposanten

Neem na het event contact op met sponsors en exposanten om hen te bedanken voor hun steun en hun ROI te beoordelen.

Samenvatting: Hoe u uw virtuele event tot een succes maakt

Het plannen van een virtueel event omvat meer dan alleen een paar dia's samenstellen en inloggen op Zoom. Het is een uitgebreid event-planningsproces dat strategie, samenwerking en de juiste technologie vereist.

Van het bouwen van een evenementwebsite en het kiezen van event platforms tot het engagement van deelnemers en het verzamelen van feedback: deze checklist voor het plannen van virtuele events bevat alles wat je nodig hebt voor event succes. Of je nu Hybrid events, afdelingsmeetings of meerdaagse conferenties organiseert, het zit hem in de details.

Gebruik deze gids voor evenementenplanning om het best mogelijke virtuele event te organiseren en de basis te leggen voor nog betere virtuele of hybride events in de toekomst.

Gerelateerde bronnen:

• De toekomst van enterprise events: trends om in de gaten te houden
• Stressmanagement voor event planners: hoe alles-in-één-oplossingen helpen