Hoe gedistribueerde teams hun werknemers betrokken kunnen houden

Zelfs onder normale omstandigheden is het een uitdaging en een prioriteit voor elk bedrijf om de engagement van werknemers te behouden. U kunt zich dus voorstellen hoe complex de situatie nu is geworden, nu de meeste bedrijven hun werknemers verspreid laten werken, zonder dat ze goed voorbereid zijn op deze overgang of zonder dat ze de tijd hebben gehad om aan deze nieuwe omgeving te wennen. Daarom is het in de hectische omgeving van vandaag belangrijk dat bedrijven alles in het werk stellen om een boeiende werkplek te creëren die een positieve cultuur voor werknemers stimuleert, ongeacht waar ze zich bevinden.

Bij Azavista hebben we het geluk dat het grootste deel van het team al meer dan twee jaar volledig gedistribueerd werkt, dus deze plotselinge verandering was geen onbekend terrein voor ons. Omdat we dit al een tijdje doen, hebben we uit eerste hand ervaren hoe positief engagement van medewerkers de productiviteit en prestaties van het bedrijf kan verbeteren. Als er een goede bedrijfscultuur heerst, voelt je team zich meer betrokken en gemotiveerd, wat bijdraagt aan een hogere algehele productiviteit.

Dat gezegd hebbende, is het erg belangrijk om te vermelden dat engagement meer is dan alleen aanwezigheid bij meetings, het beantwoorden van e-mails of de interactie tussen werknemers. Hoe kunt u dit verbeteren? Om u te helpen, hebben we een lijst samengesteld met 5 manieren (die echt werken) om de engagement te vergroten. Met deze gids komt u meer te weten over:

• Communicatiekanalen en het belang van niet-werkgerelateerde praatjes
• Hoe u uw feedbackmomenten structureel kunt vergroten
• Hoe u uw team kunt trainen en ontwikkelen zonder dat ze zich gaan vervelen
• Hoe gamification te gebruiken om engagement te vergroten
• Ideeën voor teambuilding voor verspreide teams

Voordat we verder gaan, vinden we het belangrijk om eerst uit te leggen waarom we de term 'gedistribueerd' gebruiken in plaats van 'op afstand'.

Waarom een gedistribueerd team?

Een gedistribueerd team is een team dat verspreid is over verschillende steden en tijdzones over de hele wereld. Als je dus voor een bedrijf werkt waar de meeste mensen met wie je contact hebt niet dicht bij elkaar wonen, maak je deel uit van een gedistribueerd team. De term 'remote' wordt daarentegen gebruikt om teams te beschrijven waarvan het merendeel van de werknemers in hetzelfde land/kantoor werkt en een minderheid als remote team ergens anders. Stel dat je op afstand werkt voor een bedrijf, maar dat de rest van je team nog steeds naar hetzelfde kantoor gaat en in hetzelfde land woont, dan betekent dit dat je niet in een gedistribueerd team werkt.

Naast het verschil tussen deze twee termen willen we ook benadrukken dat de connotatie van 'remote' meestal 'ver' betekent, of dat het weinig verband houdt met of relatie heeft tot iets.

Een gedistribueerde organisatie zijn betekent juist het tegenovergestelde, omdat we dezelfde basis, toegang en benadering van informatie hebben, wat het meer een gemeenschappelijk gevoel geeft – verspreid over de hele wereld, maar niet op een afgelegen/verre manier.

Bij Azavista zorgen we ervoor dat we dit communiceren aan de werknemers en zelfs aan kandidaten tijdens het wervingsproces, om heel duidelijk te maken dat het management hen als even waardevolle stukjes van de puzzel beschouwt. Dit heeft op zijn beurt weer invloed op het gevoel van verbondenheid en loyaliteit van de werknemers ten opzichte van het bedrijf.

"Overal ter wereld te vinden, maar niet ver weg."

Het Azavista-team

5 manieren om engagement te creëren bij uw medewerkers met budgetvriendelijke opties

• Communiceer regelmatig: We kunnen niet genoeg benadrukken hoe belangrijk goede communicatie met uw verspreide team is. Dit is een essentiële factor waarop u zich moet concentreren als u uw medewerkers betrokken wilt houden, en het omvat meer dan alleen praten. Wanneer u met uw team communiceert, moet u hen het gevoel geven dat ze een integraal onderdeel van uw bedrijf zijn en dat hun werk ertoe doet. Daarom is het cruciaal om een omgeving te creëren die open en eerlijke communicatie tussen al uw medewerkers bevordert, zodat er minder ruimte is voor veronderstellingen.

Houd er rekening mee dat uw medewerkers zich soms geïsoleerd en vervreemd kunnen voelen omdat ze niet fysiek aanwezig zijn op kantoor, dus zorg ervoor dat u regelmatig contact met hen onderhoudt. U kunt hen aanmoedigen om deel te nemen aan videogesprekken, zodat de communicatie natuurlijker en directer verloopt. Er zijn veel tools op de markt die dit voor u gemakkelijker maken! Probeer verschillende opties uit met uw team totdat u de perfecte oplossing hebt gevonden. Deze tool moet de uitwisseling van berichten tussen medewerkers vergemakkelijken, zodat ze onder andere ideeën kunnen delen, materiaal kunnen versturen en snel kunnen bellen.

Houd er ook rekening mee dat niet elke communicatie met uw team werkgericht hoeft te zijn. Bij Azavista faciliteren we communicatie via informele kanalen (naast onze dagelijkse operationele kanalen) in Slack. Hierdoor kan ons team met elkaar communiceren zonder de druk van formele communicatie. Hiervoor hebben we een kanaal in Slack gecreëerd met de naam #watercooler, waar iedereen wordt uitgenodigd om onder andere foto's of verhalen over hun leven, interessante en/of grappige verhalen te delen.

• Geef richtlijnen voor deelname aan virtuele vergaderingen en het kiezen van het juiste communicatiekanaal voor verschillende omstandigheden (bijvoorbeeld wanneer een e-mail te sturen en wanneer een chatbericht) in een artikel in het interne handboek.
• Wissel de vergadertijden voor teams en het hele bedrijf af om rekening te houden met mensen in verschillende tijdzones.
• Moedig informele contacten aan
• Geef vaker feedback: Je kunt echt contact maken met je verspreide team door continu feedback te geven. Hierdoor stimuleer je niet alleen samenwerking en communicatie, maar is het ook een kans om van elkaar te leren. Je medewerkers zullen het waarderen dat je de tijd neemt om te luisteren naar wat wel en niet werkte, naar hun worstelingen, en om samen een stappenplan te maken voor de dingen die nog komen gaan. Neem tijdens uw feedback-sessie ook de tijd om individuele en collectieve successen te vieren. Dit is een zeer belangrijk aspect dat u in uw gesprekken moet opnemen als u wilt dat uw team op zijn best presteert.

Als je merkt dat iemand de laatste tijd niet zijn beste resultaten laat zien en dat dit zijn productiviteit heeft verminderd, kun je een feedbackgesprek plannen. Je kunt dan niet alleen kijken naar de redenen die hieraan ten grondslag liggen, maar ook manieren vinden om te helpen en je teamlid weer op het juiste spoor te krijgen. Vergeet niet dat je niet fysiek op dezelfde plek bent als je team, waardoor het moeilijker is om te merken als er iets mis is. Wacht niet tot het laatste moment om dit gesprek te voeren, maar geef vaker feedback.

Bij Azavista houden we tweewekelijks een 1-op-1-gesprek waarin we onze manager op de hoogte brengen van onze doelstellingen en belangrijkste resultaten. We geven ook een update over onze voortgang en bespreken eventuele obstakels. We krijgen ook feedback over ons werk en plannen de dingen die we vervolgens gaan doen. Voor dit soort gesprekken kun je tools gebruiken zoals Google Hangouts, dat gratis is en goed werkt als je je scherm wilt delen om te laten zien waar je aan hebt gewerkt.

• Maak de 1-op-1 feedback-sessies onderdeel van je routine – bijvoorbeeld tweewekelijks, maandelijks...
• Neem de tijd om successen te erkennen en te vieren
• Verduidelijk de doelstellingen, zelfs als je denkt dat alles al glashelder is.
• Bied opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden aan: Zorg ervoor dat u leermogelijkheden biedt die de kennis van uw team kunnen verrijken. Maak in een omgeving op afstand gebruik van opgenomen trainingssessies om het inwerkproces van uw nieuwe medewerkers te vergemakkelijken. Hierdoor voelen zij zich minder vervreemd en beter toegerust om hun dagelijkse taken uit te voeren. Bovendien kunt u dit soort materiaal ook gebruiken om elk teamlid te helpen belangrijke informatie over het bedrijf te begrijpen, zoals beleid en procedures.

Ontwikkelingsmogelijkheden zijn ook een belangrijke factor die niet alleen talent aantrekt en behoudt, maar ook zorgt voor engagement. Met dit in gedachten moet je een aantal carrière opportunities beschikbaar hebben. Gelukkig zijn er online veel opties beschikbaar! Voordat je beslist welke opleidings- en ontwikkelingsopportunities je je werknemers aanbiedt, vraag je hen eerst wat hun behoeften en wensen zijn. Zo krijg je een beter beeld van de kennislacunes en vaardigheden waarop je je moet richten en wat hen tevreden houdt.

Hoewel er veel platforms op de markt zijn om het leren en de ontwikkeling van werknemers te verbeteren, kunt u ook klein beginnen en werken aan kennisdeling binnen uw bedrijf. Als u bijvoorbeeld merkt dat uw team moeite heeft met het inschatten van tijdschema's en het leveren van resultaten, geef dan een werknemer met ervaring in projectmanagement de ruimte om in een workshop tips en trucs met anderen te delen. Maak gebruik van de opties voor schermdeling om de ideeën in uw workshop te presenteren en interactief te communiceren terwijl u in de call bent. Daarnaast zijn er interactieve opties die u kunt gebruiken om uw virtuele dynamiek interessanter te maken. Wij gebruiken onze Event App om interactieve elementen in onze meetings te integreren, wat deze leuker en dynamischer maakt. Met functies als instant messaging, Q&A-sessies en realtime polls heeft ons team een van de beste meeslepende online ervaringen op de markt!

• Maak trainingsvideo's over de essentiële tools die uw nieuwe medewerkers gaan gebruiken.
• Hergebruik ze voor onboarding
• Gebruik gratis content die al online beschikbaar is – cursussen, video's en artikelen
• Deel uw kennis intern
• Laat uw teamleden docent worden
• Gebruik gamificatietactieken: Gamificatie is tegenwoordig voor veel bedrijven een relevant onderwerp in hun externe en interne communicatie. Het gebruik van gamificatietechnieken binnen een bedrijf kan namelijk de productiviteit en engagement van werknemers stimuleren. Om deze elementen effectief toe te passen, moet u eerst begrijpen wat uw werknemers drijft en motiveert, zodat u de juiste prikkels en beloningssystemen kunt creëren die hen enthousiast maken.

Door positieve feedback te gebruiken, zoals punten, badges, beloningen en voortgang, kun je de motivatie van je team vergroten en hun engagement verhogen, vooral als ze verspreid zijn. Enkele leuke gamification-ideeën zijn onder andere: wedstrijden tussen teams organiseren, speldynamieken opzetten waar het team na werktijd mee aan de slag kan gaan, collega's willekeurig aan elkaar koppelen voor virtuele koffiegesprekken, enzovoort.

Bij Azavista maken we al een tijdje gebruik van 'donut chats'. Hierbij worden willekeurig twee collega's geselecteerd voor een virtuele koffiepauze met z'n tweeën. De mensen die voor een gesprek worden geselecteerd, moeten onderling een tijdstip en datum afspreken. We gebruiken de Donut Slack Bot om ons aan elkaar te koppelen, maar als je geen Slack of een vergelijkbaar platform gebruikt dat dit mogelijk maakt, kun je je koppelingen ook bijhouden in een eenvoudige spreadsheet. Tijdens deze activiteit kunnen we 30 minuten lang met een ander teamlid communiceren. Onze donut-gesprekken zijn niet bedoeld om over werkgerelateerde onderwerpen te praten, maar om elkaar beter te leren kennen en een betere relatie op te bouwen, vooral met teamleden waarmee we normaal gesproken niet veel opportunity hebben om te interacteren.

• Zoek gedragingen die u wilt stimuleren (bijvoorbeeld interne communicatie versterken)
• Communiceer duidelijk het doel van uw gamified activiteiten
• Luister naar de feedback van medewerkers en pas indien nodig aan.
• Neem deel aan teambuildingactiviteiten: Virtuele teambuildingactiviteiten zijn ontzettend belangrijk, omdat je door de verspreiding van je team minder onbedoelde, informele interacties hebt, wat kan bijdragen aan het gevoel van eenzaamheid bij medewerkers die buiten kantoor werken. Maak de afstand kleiner door je team in staat te stellen en aan te moedigen om deel te nemen aan deze activiteiten, zodat iedereen meer over elkaar te weten kan komen en sterkere banden binnen het bedrijf kan smeden.

Om virtuele teambuildingactiviteiten succesvol te implementeren, moet u goed nadenken over spelletjes en oefeningen die meer menselijke interactie in het virtuele werk kunnen brengen. Afhankelijk van het type activiteit dat u kiest, moet u ervoor zorgen dat het leuk is voor uw team, hen uitdaagt om samen te werken en ermee te concurreren! Hier zijn enkele activiteiten die u kunt gebruiken om uw virtuele team dichter bij elkaar te brengen: raadspelletjes, foto's delen, bucketlist, twee waarheden en een leugen, virtuele boekenclub, enzovoort.

We doen dit soort teambuildingactiviteiten na onze algemene vergadering, om ervoor te zorgen dat iedereen in het team meedoet. Door na een lange vergadering een leuke dynamiek te creëren, proberen we het team te laten ontspannen en van de activiteit te laten genieten. Over het algemeen zijn de spelletjes en oefeningen die we hebben gedaan zeer goed ontvangen en worden ze goed geaccepteerd door het team. Sommige hebben zelfs geleid tot intensieve sessies die nuttig zijn voor ons bedrijf. Help uw team om een band op te bouwen en meer ervaring op te doen met het samen overwinnen van uitdagingen op een leuke manier. U zult verbaasd zijn hoeveel van die ervaringen zich vertalen in voordelen voor uw bedrijf!

• Gebruik een tool voor schermdeling en werk visueel samen met teamleden -Beoordeel eerst de behoeften van uw team en bedenk vervolgens een zinvolle activiteit om aan die behoeften tegemoet te komen -Gebruik bedrijfsbrede meetings om de band tussen uw medewerkers te versterken