Top 5 tips voor het selecteren van de beste onsite-oplossingsprovider

Als event management oplossing weten we welke belangrijke aspecten u in overweging moet nemen bij het kiezen van uw onsite-provider. Daarom hebben we een lijst samengesteld met onze vijf beste tips voor het kiezen van de beste onsite-provider:

1. Bepaal uw behoeften en doelstellingen

Het eerste wat je als evenementorganisator moet doen, is brainstormen en specifieke vereisten bedenken waaraan de leverancier voor het event moet voldoen. Maar voordat je dat doet, moet je jezelf de volgende vragen stellen: Wat zijn mijn huidige behoeften en doelstellingen? Wat verwacht ik van mijn leverancier van oplossingen onsite? Als je eenmaal een antwoord hebt, zul je zien dat het veel gemakkelijker is om je behoeften op een rijtje te zetten.

We raden u ook ten zeerste aan om uw vereisten klaar te hebben voordat u de voorstellen bekijkt. Waarom? Door vooraf een gedegen lijst met voorwaarden voor de aanbieders op te stellen, kunt u ze eenvoudiger beoordelen door te kijken in hoeverre ze aan die voorwaarden voldoen.

Ons inzicht:

Het is altijd goed om bij het nemen van een belangrijke beslissing naar het advies van professionals te luisteren. Vraag bij het beoordelen van de voorstellen om aanbevelingen, zodat u deze kunt combineren met uw eigen expertise en lijst met vereisten. Dit is ook een goede indicator om te zien hoe ervaren en bekwaam de aanbieders zijn.

2. Vergelijk uw beste oplossingen

Nadat u een duidelijk overzicht heeft van uw behoeften en doelstellingen, moet u wat onderzoek doen om de onsite oplossingen te vinden die aan uw eisen voldoen, totdat u de perfecte match heeft gevonden. We weten natuurlijk dat het doorzoeken van talloze aanbieders een hele klus kan zijn (en veel tijd kost), vooral als u een organisator van events bent. De beste manier om uw opties te beperken, is door pagina's zoals Capterra, blogs over de events-branche en andere sites met betrekking tot events te bekijken om u te helpen de juiste oplossing te vinden.

Houd bij het beperken van uw opties rekening met aspecten zoals reputatie, jarenlange ervaring, aantal klanten, type oplossingen dat het biedt, enzovoort. Bovendien helpt een checklist met uw voorwaarden om het proces te versnellen, aangezien u een bedrijf onmiddellijk uit uw opties kunt verwijderen als het niet aan een vereiste voldoet. Een andere goede manier om ze te filteren is door de vereisten die u in de software zoekt op belangrijkheid te rangschikken, aangezien een bepaalde functie misschien wel leuk is om te hebben, maar niet noodzakelijk. Zodra u uw favorieten hebt geselecteerd, kunt u ze allemaal vergelijken om te zien of er een oplossing is die iets anders biedt dan de rest.

Ons inzicht:

Hier volgt een overzicht van wat u doorgaans kunt verwachten van een dienstverlener die 'oplossingen onsite' aanbiedt:

Check-in Badge afdrukken Deelnemers volgen Lead Capture Rapportage en analyse Mobiele event app Uit de standaarddiensten die worden aangeboden, moet u een aanbieder vinden die een onderscheidende factor heeft die beter bij uw evenement past.

Een factor die ons bijvoorbeeld onderscheidt van andere bedrijven, is dat we bij Azavista ernaar streven de groenste leverancier te zijn door biologisch afbreekbare materialen te gebruiken voor producten zoals badges, badgehouders en lanyards, zodat ze kunnen worden hergebruikt en gerecycled. Als u geïnteresseerd bent in het verminderen van de plastic impact bij events, is deze oplossing wellicht de beste keuze. Het is gewoon een kwestie van zoeken naar de juiste oplossing voor uw behoeften en doelstellingen.

3. Vraag meerdere offertes aan

Dit is erg belangrijk: vraag niet slechts één offerte aan bij één leverancier! Zelfs als u zeker weet dat u de deal met een bepaald bedrijf gaat sluiten, is het aan te raden om meerdere offertes aan te vragen. Bovendien kunt u deze offertes gebruiken als benchmark om leveranciers in de toekomst met elkaar te vergelijken. Door meerdere leveranciers te bekijken, krijgt u ook een idee van de standaardprijzen in de branche.

Ons inzicht:

Bij Azavista bieden we op maat gemaakte offertes voor al onze potentiële klanten, omdat we begrijpen dat hun eisen en doelstellingen uniek zijn en dat het aanbod daarop moet worden afgestemd.

4. Volg je intuïtie

Uiteindelijk werkt u voor, tijdens en na uw event samen met de door u gekozen aanbieder, dus neem de tijd om alle opties af te wegen.

Als u niet zeker bent van uw keuze, vraag dan om meer informatie of ga terug naar de lijst die u hebt gemaakt en vraag verschillende offertes aan bij de aanbieders. Wanneer u de beste keuze hebt gevonden, weet u dat dit de juiste is, omdat het gewoon goed voelt.

Ons inzicht:

Als je eenmaal een aanbieder hebt gekozen, haast je dan niet om de deal te sluiten, want je zou belangrijke details kunnen missen omdat je die informatie niet nog eens hebt gecontroleerd. Uit ervaring weten we dat dit soort deals tijd kosten, dus we proberen alle nodige telefoontjes en/of meetings met onze potentiële klanten te houden totdat we de beste deal hebben gevonden.

5. Bereid je voor op succes

Nu u de overeenkomst met uw Onsite Solution Provider hebt gesloten, is het tijd om ervoor te zorgen dat uw onsite-ervaring vlekkeloos verloopt door tijdens het event een uitstekende deelnemerservaring te bieden. Voorafgaand aan het event moet u alle details kennen over het Onsite Team dat u tijdens het event zal ondersteunen. Diensten zoals het inchecken, het uitreiken van badges, het ophalen van leads en meer, moeten worden uitgelegd en tijdig worden geregeld.

Ons inzicht:

Bij Azavista bieden we een conferentieteam om uw personeel onsite tijdens het event te ondersteunen. Bovendien voorzien we uw team enkele dagen voorafgaand aan het event van de nodige training sessies. Daarnaast helpen we u met het verzenden, installeren, configureren en testen van uw onsite technologie voor het event.