Waarom software voor events cruciaal is voor event succes in 2025

Maximaliseer potentieel en verlaag kosten

In de wereld van vandaag kunt u zich voor een breder publiek positioneren en cruciale gegevens ontdekken waarmee u uw ideale klant kunt begrijpen en benaderen. Dit is waar de superrijke kwaliteiten van conferentie management software naar voren komen.

Bovendien elimineren event management software en geautomatiseerde oplossingen onnodige kosten en tijdrovende administratieve taken die gepaard gaan met het organiseren, plannen en beheren van evenementen met behulp van ouderwetse methoden. Conferentie management software brengt alles handig samen in één bron en automatiseert processen die anders uw ROI zouden ondermijnen.

Dat gezegd hebbende, zijn niet alle conferentie management software platforms gelijk. Sommige event planning tools zijn alleen ontworpen om tickets te distribueren en verkopen te registreren. Mensen verwachten tegenwoordig meer. Ze eisen een end-to-end-ervaring. Als u geen Event Management System (EMS) hebt dat de planning van evenementen kan vereenvoudigen, de distributie van tickets en berichten kan automatiseren, rapportages kan leveren en deelnemers kan beheren en volgen, betaalt u voor software die uw potentieel niet maximaliseert of uw kosten voor het organiseren van een succesvol evenement niet verlaagt.

Meer dan alleen registratie

Dankzij mobiele technologieën en wifi-connectiviteit is het registratieproces geautomatiseerd en kan het overal worden uitgevoerd. Geïnteresseerden kunnen event tickets kopen op een moment dat hen het beste uitkomt: tijdens het woon-werkverkeer, onder het genot van een kopje koffie of terwijl ze tv kijken. Online tickets verkopen is tegenwoordig echt de enige manier.

U weet waarschijnlijk uit ervaring hoe blij uw deelnemers waren toen ze voor het eerst tijdens de lunchpauze niet naar uw ticketkantoor hoefden te gaan of een hotline hoefden te bellen om een terugbetaling aan te vragen in geval van annulering. Digitale QR-codes en e-tickets worden rechtstreeks naar het mobiele apparaat van een deelnemer gestuurd en bieden gemak en eenvoudige toegang.

Vanuit het perspectief van een evenementorganisator biedt event management software u een kant-en-klare lijst met deelnemers, zonder dat u een pen hoeft op te pakken of voortdurend hun status hoeft te controleren. 'Bedankt-e-mails' met instructies en informatie voorafgaand aan de aankomst worden automatisch verzonden, op basis van uw gewenste tijdschema of nadat de deelnemer een bepaalde actie heeft voltooid. Dit alles zonder dat u zelfs maar uw e-mailaccount hoeft te openen.

Deelnemersregistratie en deelnemersbeheer

Onderschat event management system met een ingebouwde deelnemers-tracker niet. Hiermee kunt u niet alleen snel personen in uw systeem identificeren, maar worden ook automatisch alle relevante gegevens over hen voor, tijdens en na het event opgeslagen. Hoewel dit in eerste instantie misschien klinkt als een draconische 'big brother'-oplossing, is deelnemersbeheer ontworpen om eventorganisatoren te helpen events en hun deelnemers soepeler te beheren. Stel je voor dat je een meerdaagse conferentie organiseert en je wilt enquêtes versturen naar de mensen die aan bepaalde sessies hebben deelgenomen. Met deelnemersbeheer kun je zien voor welke sessies ze zich hebben aangemeld.

Met lead retrieval houdt u bij wie er daadwerkelijk aanwezig was op de dag zelf, of er onverwachte bezoekers waren en welk deel van uw publiek de hele sessie heeft bijgewoond. Lead retrieval kan worden gedaan via een eenvoudige check-in-app op uw apparaat door de badges van uw deelnemers te scannen. U kunt deelnemers herinneringen sturen over sessies die ze hebben gemarkeerd en die binnenkort beginnen, de populariteit van sessies controleren, no-shows identificeren en automatisch de juiste enquête naar de juiste persoon sturen.

Voor algemene events helpen leesbare QR-codes en check-in-apps om het toegangsproces te versnellen en te controleren of het ticket geldig of vals is. Maar nu Covid-19 een enorme impact heeft op de capaciteit en de planning van locaties, wordt het steeds belangrijker om een 360 graden overzicht te hebben van wie aanwezig is en hoeveel deelnemers er nog worden verwacht. Deelnemersbeheer en lead retrieval zijn speciaal ontworpen voor het slim delen van informatie en het beschermen van de veiligheid en belangen van deelnemers.

Schaalbare oplossingen om eventinkomsten te benutten

Als u in een event investeert, is een flexibele EMS-tool van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat u kunt profiteren van omzetkansen. Een van de belangrijkste voordelen van event planning software is de hoeveelheid waardevolle klantgegevens die u kunt verzamelen.

Wanneer deelnemers zich aanmelden voor een event, wordt hen meestal gevraagd om een telefoonnummer, e-mailadres of beide in te voeren. Met moderne conferentie management software is het heel eenvoudig om allerlei aanvullende gegevens op te nemen, zoals leeftijd, reisinformatie, dinervoorkeuren en andere informatie die relevant is voor het opstellen van een klantprofiel. Deze gegevens zijn cruciaal voor het verbeteren van de promotie van toekomstige evenementen, het verspreiden van nieuwsbrieven en het leveren van de juiste materialen of diensten. Een flexibel EMS helpt u ook om te voldoen aan de relevante wetgeving op het gebied van e-mailmarketing in het rechtsgebied van de klant.

Tijdens het event zelf kunnen EMS-technologieën ook worden geïntegreerd met Radio-Frequency Identification (RFID)-technologie, waarmee deelnemers rechtstreeks vanaf hun mobiele apparaten cashless betalingen kunnen doen. Alle aankopen tijdens het event worden geregistreerd in de software en helpen u bij het opbouwen van sterkere klantprofielen en gerichte e-maillijsten. Daarnaast geeft het u een zeer nauwkeurige ROI per deelnemer, wat ons bij de volgende paragraaf brengt.

ROI van events bijhouden

Conferentie management software is ontworpen om conferentieorganisatoren en evenementenplanners aanzienlijke kosten te besparen, waardoor het rendement op hun evenementen wordt verhoogd. In de beginfase worden deze kostenbesparingen gerealiseerd door middel van online ticketverkoop, registratie en e-mailbevestiging, die na de eerste installatie volledig geautomatiseerd zijn. En u bespaart hier niet alleen op administratieve taken. Er zijn geen kosten voor het afdrukken van papieren tickets, noch voor het salaris van medewerkers die de verkoop afhandelen en de boekhouding voor het berekenen van inkomsten en uitgaven.

Met een oplossing voor evenementenbeheer moet u met slechts een paar muisklikken gedetailleerde rapporten kunnen maken. U kunt ervoor kiezen om uw totale ROI voor het evenement te analyseren, het rendement op investering voor elke deelnemer, analyses per evenement, per type deelnemer of per marketingcampagne. U kunt zelfs het aantal verkochte event tickets per dag en populaire aankoopmomenten bijhouden. Aan de hand van deze gegevens kunt u bepalen of u meer marketingkanalen moet openen of wanneer u het evenement opnieuw via uw bestaande netwerken moet promoten. Door dit bij te houden, verzamelt u waardevolle gegevens om uw advertentiestrategie aan te passen.

Bovendien biedt de integratie van software voor events u de opportunity om de mening en reacties van uw deelnemers te peilen. Door een enquête, een lijst met speciale verzoeken of zelfs een NPS-enthousiasme-index per e-mail te versturen, laat u deelnemers zien dat u belang hecht aan hun mening en welzijn, dat er goed voor hen gezorgd zal worden, en dat wekt hun enthousiasme voorafgaand aan het evenement.

Stimuleer communicatie en groei van conferenties en events

Voor bedrijven die conferenties als hun belangrijkste evenement beschouwen, is conferentie management software essentieel voor het realiseren van hun bedrijfsgroeistrategie.

Conferentie management software is van cruciaal belang voor uw interne marketing- en verkoopteams als motor voor communicatie en kostenbesparende oplossingen. Bovendien krijgt u toegang tot gegevens op het hoogste niveau, waardoor besluitvormers weloverwogen en berekende strategieën kunnen ontwikkelen.

Welke conferentie management software is geschikt voor u?

De voordelen van conferentie management software zoals hierboven beschreven zijn duidelijk, maar deze beloften zijn alleen zinvol als de voordelen opwegen tegen de kosten van de aanschaf van de licentie. Om dit te berekenen, moet u rekening houden met de verwachtingen van uw deelnemers.

Hoe bent u van plan de informatie die u van afgevaardigden ontvangt te gebruiken? Zijn de geschatte kostenbesparingen die u realiseert door traditionele methoden te elimineren gerechtvaardigd? Verbeteren uw concurrenten de klantervaring door gebruik te maken van aanvullende EMS-tools?

Het is goed om in gedachten te houden dat er een dringende behoefte is voor bedrijven om vaardiger te worden in het organiseren en beheren van evenementen. Vooral als het gaat om het meten van event succes. Investeren in conferentie management software is voor de meeste evenementenorganisatoren misschien een eenvoudige beslissing. Maar de echte moeilijkheid ligt in het kiezen van het juiste platform voor uw team en bedrijfsdoelstellingen.

Sommige conferentie management software fungeert als een uitgebreide toolkit voor evenementen van elke omvang. Andere event management software is beperkt tot relatief kleine evenementen, terwijl een handvol event management software meer geschikt is voor bedrijfsevenementen en grootschalige conferenties of seminars, waar duizenden deelnemers worden verwacht.

Checklist voor het zoeken naar een platform:

Conferentiebeheeroplossingen, bestaande uit een geavanceerde en robuuste toolstack, hebben een enorm potentieel om de verwachtingen van klanten te overtreffen. Ze hebben alles in huis om uw huidige en toekomstige marketinginspanningen te verbeteren en het ROI op uw events te verhogen. Met deze eenvoudige checklist bepaalt u welke tools u nodig hebt om holistische oplossingen te bieden, van de planningsfase tot de uitvoering en rapportage van het event.

• Schrijf uw meest tijdrovende processen op
• Schrijf je meest herhaalde / alledaagse taken op
• Schat hoeveel tijd u mogelijk kunt besparen
• Schets uw voorkeursworkflows voor uw ideale eventplan
• Vergelijk uw waterdichte plan met uw huidige opstelling
• Identificeer de noodzakelijke verbeteringen in uw huidige opstelling
• Stel een lijst samen met onmisbare en wenselijke functies en automatiseringen.
• Vertaal dit naar een duidelijke lijst met vereisten.
• Bereken uw gewenste en maximale investering
• Stuur uw lijst naar een selectie van potentiële leveranciers

Heb je alle bovenstaande stappen doorlopen en ben je klaar om met een van onze verkoopadviseurs te praten? Azavista staat klaar om je event planning naar een hoger niveau te tillen en je alles te vertellen over ons alles-in-één softwareplatform.