Cómo los equipos distribuidos pueden mantener la interacción de usuario de los empleados

Incluso en circunstancias normales, mantener la interacción de los empleados es un reto y una prioridad para cualquier empresa. Por lo tanto, se puede imaginar lo compleja que se ha vuelto la situación ahora que la mayoría de las empresas tienen a sus empleados trabajando de forma distribuida, sin estar debidamente preparadas para realizar esta transición o sin tener tiempo para adaptarse a este nuevo entorno. Por eso, en el agitado entorno actual, es importante que las empresas hagan todo lo que esté en su mano para crear un espacio de trabajo atractivo que fomente una cultura positiva para los empleados, independientemente de dónde se encuentren.

En Azavista, hemos tenido la suerte de que la mayor parte del equipo haya estado trabajando de forma totalmente distribuida durante más de dos años, por lo que este cambio repentino no ha supuesto un territorio inexplorado. De hecho, como llevamos tiempo haciéndolo, hemos experimentado de primera mano cómo la interacción positiva de los empleados puede mejorar la productividad y el rendimiento de la empresa. Si hay una buena cultura en la empresa, tu equipo se sentirá más incluido y comprometido, lo que ayuda a aumentar la productividad general.

Dicho esto, es muy importante señalar que el compromiso de los empleados es algo que va más allá de la asistencia a las reuniones, la capacidad de respuesta a los correos electrónicos o la interacción entre los empleados. Entonces, ¿cómo se puede mejorar esto? Para ayudarte, hemos recopilado una lista de 5 formas (que realmente funcionan) de aumentar el compromiso de los empleados. Con esta guía podrás aprender más sobre:

• Canales de comunicación y la importancia de las charlas informales no relacionadas con el trabajo
• Cómo aumentar estructuralmente tus momentos de comentarios
• Cómo formar y desarrollar a tu equipo sin aburrirlos
• Cómo utilizar la gamificación para mejorar la interacción de usuario
• Ideas para fomentar el espíritu de equipo en equipos distribuidos

Antes de continuar, creemos que es importante explicar primero por qué utilizamos el término «distribuido» en lugar de «remoto».

¿Por qué un equipo distribuido?

Un equipo distribuido es aquel que se encuentra repartido por diferentes ciudades y zonas horarias de todo el mundo, por lo que si trabajas para una empresa en la que la mayoría de las personas con las que interactúas no están cerca unas de otras, formas parte de un equipo distribuido. Por otro lado, el término «remoto» se utiliza para describir a los equipos que tienen a la mayoría de sus empleados en el mismo país u oficina, y a una minoría como equipo remoto en otro lugar. Por lo tanto, supongamos que trabajas de forma remota para una empresa, pero el resto de tu equipo sigue acudiendo a la misma oficina y vive en el mismo país; esto significa que no formas parte de un equipo distribuido.

Aparte de la diferencia entre estos dos términos, también queremos destacar cómo la connotación de «remoto» suele significar «distante», o que tiene muy poca conexión o relación con algo.

Ser una organización distribuida significa todo lo contrario, ya que tenemos el mismo nivel, acceso y enfoque de la información, lo que le da un carácter más comunitario: estamos ubicados en todo el mundo, pero no de forma remota o distante.

En Azavista, nos aseguramos de comunicar esto a los empleados, e incluso a los candidatos durante el proceso de selección, para dejar muy claro que la dirección los considera piezas igualmente valiosas del rompecabezas. Esto, a su vez, influye en el sentimiento de pertenencia y lealtad de los empleados hacia la empresa.

«Ubicados en todo el mundo, pero no distantes».

El equipo de Azavista

5 maneras de fomentar la interacción de usuario con opciones económicas

• Comuníquese con regularidad: No podemos dejar de insistir en la importancia de mantener una buena comunicación con su equipo distribuido. Este es un factor esencial en el que debe centrarse si desea mantener la interacción de usuario de sus empleados, y no se trata solo de hablar. Cuando se comunique con su equipo, debe hacerles sentir que son una parte integral de su empresa y que su trabajo es importante. Por eso es fundamental crear un entorno que fomente la comunicación abierta y honesta entre todos los miembros, para que haya menos margen para las suposiciones.

Ten en cuenta que tus empleados pueden sentirse desconectados y alienados al no estar físicamente presentes en la oficina, así que asegúrate de mantenerte en contacto con ellos regularmente. Puedes animarlos a participar en videollamadas para que la comunicación sea más natural e inmediata. ¡Hay muchas herramientas en el mercado que te facilitan esta tarea! Pruebe diferentes opciones con su equipo hasta encontrar la que mejor se adapte a sus necesidades. Esta herramienta debe facilitar el intercambio de mensajes entre los empleados para que puedan compartir ideas, enviar material, realizar llamadas rápidas, entre otras cosas.

Además, ten en cuenta que no todas las comunicaciones con tu equipo tienen que estar centradas en el trabajo. En Azavista, facilitamos la comunicación a través de canales informales (además de nuestros canales operativos cotidianos) en Slack. Esto permite a nuestro equipo interactuar sin la presión de tener que mantener una comunicación más formal. Para ello, hemos creado un canal en Slack llamado #watercooler, donde todo el mundo está invitado a compartir fotos o historias de su vida, interesantes y/o divertidas, entre otras cosas.

• Proporcionar directrices para participar en reuniones virtuales y elegir el canal de comunicación adecuado para diferentes circunstancias (por ejemplo, cuándo enviar un correo electrónico y cuándo enviar un mensaje de chat) en un artículo del manual interno.
• Rotación de los horarios de las reuniones de equipo y de toda la empresa para adaptarse a quienes se encuentran en diferentes zonas horarias.
• Fomentar las relaciones informales
• Proporcione comentarios con mayor frecuencia: puede conectar verdaderamente con su equipo distribuido proporcionando comentarios continuos. Al hacerlo, no solo fomenta la colaboración y la comunicación, sino que también es una oportunidad para aprender unos de otros. Sus empleados apreciarán que se tome el tiempo para escuchar las cosas que funcionaron y las que no, para conocer sus dificultades y para trabajar juntos en una hoja de ruta para lo que está por venir. Además, durante la sesión de comentarios, debe dedicar tiempo a celebrar los éxitos individuales y colectivos. Este es un aspecto muy importante que debe incluir en sus conversaciones si quiere que su equipo rinda al máximo.

Si notas que alguien no ha estado mostrando sus mejores resultados últimamente y eso ha disminuido su productividad, puedes programar una charla para darle tus comentarios. No solo podrás analizar las razones que causaron esto, sino también encontrar formas de ayudar y hacer que tu compañero de equipo vuelva a la normalidad. Recuerda que no estás físicamente en el mismo lugar que tu equipo, por lo que es más difícil notar si algo anda mal. No esperes hasta el último momento para tener esta charla, proporciona comentarios con más frecuencia.

En Azavista hacemos una reunión individual cada dos semanas en la que le contamos a nuestro jefe cómo vamos con nuestros objetivos y resultados clave, además de ponernos al día sobre nuestro progreso y hablar de los obstáculos (si los hay), entre otras cosas. También recibimos comentarios sobre nuestro trabajo y planificamos las próximas tareas. Para este tipo de llamadas, puedes utilizar herramientas como Google Hangouts, que es gratuita y funciona bien si quieres compartir tu pantalla para mostrar en qué has estado trabajando.

• Incorpore las sesiones de comentarios individuales a su rutina, por ejemplo, cada dos semanas, cada mes...
• Tómate tu tiempo para reconocer y celebrar los éxitos.
• Aclara los objetivos incluso cuando creas que todo está ya perfectamente claro.
• Ofrece oportunidades de formación y desarrollo: asegúrate de proporcionar oportunidades de aprendizaje que puedan enriquecer los conocimientos de tu equipo. En un entorno remoto, aprovecha las sesiones de formación grabadas para facilitar el proceso de incorporación de tus nuevos empleados. Esto hará que se sientan menos alienados y más preparados para manejar sus tareas diarias. Además, también puedes utilizar este tipo de material para ayudar a cualquier miembro del equipo a comprender información importante sobre la empresa, como políticas y procedimientos.

Las oportunidades de desarrollo también son otro factor importante que no solo atrae y retiene el talento, sino que también lo mantiene comprometido. Teniendo esto en cuenta, debes ofrecer algunas oportunidades de promoción profesional. Por suerte, ¡hay muchas opciones disponibles en línea! Antes de decidir qué oportunidades de formación y desarrollo ofrecerás a tus empleados, pregúntales primero cuáles son sus necesidades y deseos. Esto te dará una idea más clara de cuáles son las lagunas de conocimiento y las habilidades en las que debes centrarte y qué es lo que les mantendrá satisfechos.

Aunque existen muchas plataformas en el mercado para mejorar el aprendizaje y el desarrollo de los empleados, también puedes empezar poco a poco y trabajar en el intercambio de conocimientos dentro de tu empresa. Por ejemplo, si observas que tu equipo tiene dificultades para estimar los plazos y la entrega de resultados, da espacio a un empleado con experiencia en gestión de proyectos para que comparta algunos consejos y trucos con los demás en un taller. Aprovecha las opciones de compartir pantalla para presentar las ideas en tu taller e interactuar mientras estás en la llamada. Además, hay opciones interactivas que puedes utilizar para hacer más interesantes tus dinámicas virtuales. Nosotros utilizamos nuestra aplicación Engagement App para integrar elementos interactivos en nuestras reuniones de equipo, lo que las hace más agradables y dinámicas. Con funciones como mensajería instantánea, sesiones de preguntas y respuestas y encuestas en tiempo real, nuestro equipo disfruta de una de las mejores experiencias online inmersivas del mercado.

• Crea vídeos de formación sobre las herramientas esenciales que van a utilizar tus nuevos empleados.
• Reutilízalos para la incorporación.
• Utiliza el contenido gratuito ya disponible en línea: cursos, vídeos y artículos.
• Comparte tus conocimientos internamente.
• Deja que los miembros de tu equipo se conviertan en profesores.
• Utiliza tácticas de gamificación: La gamificación es un tema muy relevante hoy en día para muchas empresas en sus comunicaciones externas e internas. Esto se debe a que el uso de técnicas de gamificación dentro de una empresa puede ayudar a aumentar la productividad y la interacción de usuario de los empleados. Para aplicar eficazmente estos elementos, primero hay que comprender qué es lo que impulsa y motiva a los empleados, de modo que se puedan crear los incentivos y sistemas de recompensa adecuados que les motiven.

Mediante el uso de comentarios positivos, como puntos, insignias, recompensas o progresión, puedes aumentar la motivación de tu equipo y mejorar la interacción de usuario, especialmente si están distribuidos. Algunas ideas divertidas de gamificación podrían ser: crear competiciones entre equipos, iniciar dinámicas de juego que el equipo pueda realizar después del horario laboral, emparejar aleatoriamente a compañeros de trabajo para charlas virtuales mientras toman un café, entre otras cosas.

En Azavista, llevamos bastante tiempo implementando las «charlas donut». Esta dinámica consiste en seleccionar al azar a dos compañeros de trabajo para que tengan una pausa virtual para tomar café. Las personas seleccionadas para la llamada deben coordinar entre ellas la fecha y la hora. Utilizamos el bot Donut Slack para emparejarnos, pero si no utilizas Slack o una plataforma similar que permita hacerlo, también puedes llevar un registro de tus emparejamientos en una sencilla hoja de cálculo. Durante esta actividad, podemos interactuar con otro miembro del equipo durante 30 minutos. Nuestras charlas Donut no tienen como objetivo hablar de temas relacionados con el trabajo, sino que aprovechamos esta oportunidad para conocernos mejor y construir una mejor relación, especialmente con los miembros del equipo con los que no solemos tener muchas oportunidades de interactuar.

• Identifica los comportamientos que deseas fomentar (por ejemplo, ampliar la comunicación interna).
• Comunique claramente el propósito de sus actividades gamificadas.
• Escuchar los comentarios de los empleados y realizar los ajustes necesarios.
• Participa en actividades de formación de equipos: Las actividades virtuales de formación de equipos son increíblemente importantes porque estar distribuidos significa que no se producen tantas interacciones informales e involuntarias, lo que puede aumentar la sensación de soledad de los empleados que trabajan fuera de la oficina. Haz que la distancia se sienta más pequeña permitiendo y animando a tu equipo a participar en estas actividades para que todos puedan conocerse mejor y formar vínculos más fuertes dentro de la empresa.

Para implementar con éxito actividades de formación de equipos virtuales, hay que pensar detenidamente en juegos y ejercicios que puedan aportar más interacción humana al trabajo virtual. Dependiendo del tipo de actividad que elijas, debes asegurarte de que sea divertida para tu equipo, que les desafíe a cooperar y que les haga competir. Aquí tienes algunas actividades que puedes utilizar para acercar a tu equipo virtual: juego de adivinanzas, intercambio de fotos, lista de cosas que hacer antes de morir, dos verdades y una mentira, club de lectura virtual, entre otras.

Realizamos este tipo de actividades de team building después de nuestras reuniones generales, para asegurarnos de que todos los miembros del equipo participen. Al implementar una dinámica divertida después de una larga reunión, intentamos que el equipo se relaje y disfrute de la actividad. En general, los juegos y ejercicios que hemos realizado han tenido una gran acogida y han sido muy bien aceptados por el equipo, y algunos incluso han dado lugar a intensas sesiones de brainstorming muy útiles para nuestro negocio. Ayude a su equipo a crear vínculos y a practicar más la superación de retos juntos de una forma divertida, ¡y se sorprenderá de lo mucho que esas experiencias se traducirán en beneficios para su negocio!

• Utiliza una herramienta para compartir pantalla y colabora visualmente con los miembros del equipo. -Primero evalúa las necesidades de tu equipo y, a continuación, crea una actividad específica para satisfacerlas. -Aprovecha las reuniones de toda la empresa para fortalecer los lazos entre tus empleados.