Por qué el software para conferencias es crucial para el éxito de los eventos en 2025

Maximizar el potencial y reducir los costes

En el mundo actual, puedes posicionarte ante un público más amplio y descubrir datos fundamentales que te permiten comprender y dirigirte a tu cliente ideal. Aquí es donde las cualidades extraordinarias del Software de gestión de conferencias salen a la luz.

Además, el Software de gestión de eventos y las soluciones automatizadas eliminan los costes innecesarios y las tareas administrativas que requieren mucho tiempo asociadas con la organización, planificación y gestión de eventos utilizando métodos tradicionales. El Software de gestión de conferencias reúne convenientemente todo en una única fuente y automatiza los procesos que, de otro modo, reducirían su ROI.

Sin embargo, no todas las plataformas de software de gestión de conferencias son iguales. Algunas herramientas de planificación de eventos solo están diseñadas para distribuir entradas y registrar ventas. Hoy en día, la gente espera más. Exigen una experiencia integral. Si no dispone de un Sistema de gestión de eventos (EMS) que simplifique la planificación de eventos, automatice la distribución de entradas y la mensajería, genere informes y gestione y realice un seguimiento de los participantes, estará pagando por un software que no maximiza su potencial ni reduce los costes de organizar un evento exitoso.

Más que solo un registro

Gracias a las tecnologías móviles y la conectividad wifi, el proceso de registro está automatizado y se puede realizar desde cualquier lugar. Las personas interesadas pueden comprar entradas para eventos en el momento que más les convenga: mientras se desplazan al trabajo, toman un café o ven la televisión. La venta de entradas por Internet es realmente la única opción viable hoy en día.

Probablemente sepa por experiencia lo contentos que se quedaron sus delegados la primera vez que no tuvieron que acudir a su taquilla durante la hora del almuerzo o llamar a una línea de atención telefónica para solicitar un reembolso en caso de cancelación. Los códigos QR digitales y las entradas electrónicas se envían directamente al dispositivo móvil del delegado, lo que ofrece comodidad y fácil acceso.

Desde la perspectiva de un organizador de eventos, el software de gestión de eventos le proporciona una lista ya preparada de delegados sin que tenga que mover un dedo ni comprobar constantemente su estado. Los «correos electrónicos de agradecimiento» con instrucciones e información previas a la llegada se envían automáticamente, según su horario preferido o después de que el delegado complete una determinada acción. Todo ello sin que usted tenga que abrir su cuenta de correo electrónico.

Seguimiento de asistentes y gestión de participantes

No subestime los sistemas de gestión de eventos con un rastreador de asistentes integrado. No solo le permite identificar rápidamente a las personas en su sistema, sino que también almacena automáticamente todos los datos relevantes sobre ellas antes, durante y después del evento. Aunque inicialmente esto pueda parecer una solución draconiana al estilo «gran hermano», la gestión de participantes está diseñada para ayudar a los organizadores de eventos a gestionar los eventos y a sus participantes de forma más fluida. Imagina que estás organizando una conferencia de varios días y quieres enviar encuestas a las personas que han asistido a determinadas sesiones. La gestión de participantes te permite ver a qué sesiones se han inscrito.

Mediante la recuperación de datos de los asistentes, puede realizar un seguimiento de quiénes asistieron realmente ese día, si hubo alguna visita inesperada y qué parte de su público permaneció durante toda la sesión. La recuperación de datos de los asistentes se puede realizar mediante una sencilla aplicación de registro en su dispositivo, escaneando las tarjetas de identificación de los participantes. Puede enviar a los delegados notificaciones recordatorias sobre las sesiones marcadas como favoritas que están a punto de comenzar, comprobar la popularidad de las sesiones, identificar las ausencias y enviar automáticamente la encuesta adecuada a la persona adecuada.

En eventos generales, los códigos QR legibles y las aplicaciones de registro de eventos ayudan a agilizar el proceso de entrada y a confirmar si la entrada es válida o falsa. Sin embargo, dado el enorme impacto que ha tenido la COVID-19 en la planificación de la capacidad y los recintos, cada vez es más importante tener una visión global de quiénes están presentes y cuántos asistentes se esperan aún. La gestión de participantes y la recuperación de datos están diseñadas específicamente para compartir información de forma inteligente y proteger la seguridad y los intereses de los delegados.

Soluciones escalables para capitalizar los ingresos por eventos

Si está invirtiendo en un evento, es fundamental contar con una herramienta EMS flexible para garantizar que pueda aprovechar las oportunidades de ingresos. Una de las principales ventajas del software de planificación de eventos es la cantidad de datos valiosos sobre los clientes que puede recopilar.

Cuando los delegados se inscriben en un evento, normalmente se les pide que introduzcan un número de teléfono, una dirección de correo electrónico o ambos. Los modernos programas informáticos de gestión de conferencias facilitan enormemente la inclusión de cualquier tipo de dato adicional, como la edad, la información sobre el viaje, las preferencias para la cena y otros datos relevantes para crear un perfil del cliente. Estos datos son fundamentales para mejorar la promoción de futuros eventos, distribuir boletines informativos y ofrecer los materiales o servicios adecuados. Un EMS flexible también le ayuda a cumplir con las leyes pertinentes en materia de marketing por correo electrónico en la jurisdicción del cliente.

En el evento propiamente dicho, las tecnologías EMS también pueden integrarse con la tecnología de identificación por radiofrecuencia (RFID), que permite a los delegados realizar pagos sin efectivo directamente desde sus dispositivos móviles. Todas las compras realizadas durante el evento se registrarán en el software y le ayudarán a crear perfiles de clientes más sólidos y listas de correo electrónico específicas. Además, le proporciona un ROI muy preciso de los participantes, lo que nos lleva al siguiente párrafo.

Seguimiento del ROI de los eventos

El software de gestión de conferencias está diseñado para ahorrar a los organizadores de conferencias y planificadores de eventos un coste significativo que aumenta el ROI de sus eventos. En las etapas iniciales, estos ahorros se obtienen mediante la venta de entradas en línea, el registro y la confirmación por correo electrónico, que tras la configuración inicial se automatizan por completo. Y no solo se ahorran costes en tareas administrativas. No hay costes de impresión de entradas en papel, ni salarios de empleados para gestionar las ventas y los costes contables para calcular los ingresos y los gastos.

Una solución de gestión de eventos debe permitirle crear informes detallados con solo unos clics. Elija analizar el ROI global del evento, el Retorno de Inveriones por participante, los análisis por evento, tipo de participante o campaña de marketing. Incluso puede realizar un seguimiento del número de entradas vendidas por día y las horas más populares para la compra. Estos datos le ayudan a determinar si necesita abrir más canales de marketing o cuándo volver a promocionar el evento a través de sus redes existentes. Al realizar este seguimiento, recopila datos valiosos para ajustar su estrategia publicitaria.

Además, la integración del Software de eventos te brinda la oportunidad de evaluar las opiniones y reacciones de tus participantes. Enviar por correo electrónico una encuesta, una lista de peticiones especiales o incluso un índice de entusiasmo NPS demuestra a los participantes que te preocupas por sus opiniones y su bienestar, que se les atenderá bien, y aviva su entusiasmo antes del evento.

Impulsar la comunicación de la conferencia y el crecimiento del evento

Para las empresas que dependen de las conferencias como su evento insignia, el Software de gestión de conferencias es esencial para alcanzar su estrategia de crecimiento empresarial.

El Software de gestión de conferencias es fundamental para sus equipos internos de marketing y ventas, ya que impulsa la comunicación y ofrece soluciones que permiten ahorrar costes. Además, le proporciona acceso a datos de alto nivel, lo que permite a los responsables de la toma de decisiones diseñar estrategias informadas y calculadas.

¿Qué Software de gestión de conferencias es el adecuado para usted?

Las ventajas que ofrece el Software de gestión de conferencias descritas anteriormente son evidentes, pero estas promesas solo son válidas cuando las ventajas superan el coste de la adquisición de la licencia. Para calcularlo, debe tener en cuenta las expectativas percibidas de los asistentes.

¿Cómo piensa utilizar la información que recibe de los delegados? ¿Son justificables los márgenes de coste estimados que ahorra al eliminar los métodos tradicionales? ¿Sus competidores están mejorando la experiencia del cliente aprovechando herramientas EMS adicionales?

Vale la pena tener en cuenta que existe una necesidad apremiante de que las empresas se vuelvan más hábiles a la hora de organizar y gestionar eventos. Especialmente en lo que respecta a la medición del éxito de los eventos. Invertir en Software de gestión de conferencias puede ser una decisión sencilla para la mayoría de los organizadores de eventos. Pero la verdadera dificultad radica en elegir la plataforma adecuada para su equipo y sus objetivos empresariales.

Algunos programas de gestión de conferencias sirven como un completo conjunto de herramientas para eventos de todos los tamaños. Otros se limitan a eventos relativamente pequeños, mientras que unos pocos son más adecuados para eventos corporativos y conferencias o seminarios a gran escala, en los que se espera la asistencia de miles de delegados.

Lista de verificación para la selección de plataformas:

Las soluciones de gestión de conferencias, que consisten en un conjunto de herramientas avanzadas y robustas, tienen un potencial increíble para superar las expectativas de los clientes. Lo tienen todo para mejorar sus esfuerzos de marketing actuales y futuros y cultivar el ROI de sus eventos. Con esta sencilla lista de verificación, usted decide qué herramientas necesita para ofrecer soluciones integrales desde la fase de planificación hasta la ejecución y la elaboración de informes sobre el evento.

• Anota los procesos que más tiempo te llevan.
• Anota tus tareas más repetitivas/cotidianas.
• Calcula cuánto tiempo podrías ahorrar.
• Esboza tus flujos de trabajo preferidos para tu plan de evento ideal.
• Compara tu plan infalible con tu configuración actual.
• Identifique las mejoras necesarias en su configuración actual.
• Elabora una lista de funciones y automatizaciones imprescindibles y recomendables.
• Traduce esto a una lista clara de requisitos.
• Calcule su inversión preferida y máxima.
• Envíe su lista a una selección de posibles proveedores.
• ¿Ha seguido todos los pasos anteriores y está listo para hablar con uno de nuestros asesores comerciales? Azavista está lista para impulsar su planificación de eventos y contarle todo sobre nuestra plataforma de software todo en uno.