Crear una experiencia memorable no comienza cuando empieza el evento, sino mucho antes de que el primer ponente suba al escenario. Una fuerte interacción previa al evento es una de las mejores formas de generar expectación, aumentar la tasa de asistencia y garantizar que los asistentes estén preparados para participar.

En este blog, exploraremos 12 ideas creativas para generar interacción de usuario antes de un evento, clasificadas por dificultad y con una estimación de los costes, las herramientas recomendadas y los pasos para ayudarte a ponerlas en práctica.

Por qué es importante la interacción previa al evento

La interacción previa al evento es más que un simple calentamiento: es la base del éxito del evento. Antes de que este comience oficialmente, el público ya se está formando una impresión, creando expectativas y decidiendo en qué medida participará.

He aquí por qué la interacción previa al evento debe ser una prioridad fundamental en :

1. Aumenta la asistencia a los próximos eventos.

Unas pocas publicaciones estratégicas en redes sociales, vídeos promocionales o encuestas previas al evento pueden aumentar significativamente la expectación y reducir el abandono, especialmente entre los asistentes a eventos virtuales.

• móvil para eventos 48 horas antes del evento puede aumentar la asistencia hasta en un 25 %.

2. Crea asistentes mejor preparados y con más interacción de usuario.

Proporcionar contenido previo al evento, como avances de los ponentes, aspectos destacados del programa y encuestas interactivas, ayuda a alinear las expectativas y a que el público adopte la mentalidad adecuada. Esto se traduce en una mayor interacción de usuario y en oportunidades de networking más productivas durante el evento.

• Consejo profesional: Utiliza tu app para eventos para enviar contenido seleccionado en función de los intereses de los asistentes recopilados a través de las confirmaciones de asistencia tempranas o las encuestas.

3. Crea una conexión emocional con el tema del evento.

Los eventos más atractivos crean un sentido de pertenencia. Al crear una narrativa o misión antes de que comience el evento, se establece un propósito compartido que aumenta la interacción de usuario y la inversión emocional.

• Caso de uso: Para una conferencia sobre sostenibilidad, envíe semanalmente consejos ecológicos, contenido entre bastidores o permita a los asistentes votar sobre iniciativas ecológicas relacionadas con el evento.

4. Genera expectación en las redes sociales y valor tras los eventos.

Aprovecha las redes sociales desde el principio para iniciar conversaciones utilizando el hashtag de tu evento, compartir avances sobre los ponentes u organizar campañas de cuenta atrás. Esto no solo genera expectación, sino que crea un banco de contenido generado por los usuarios que luego se puede utilizar para compartir lo más destacado del evento y respaldar las encuestas y resúmenes posteriores al evento.

• Valor continuo: estas primeras interacciones ayudan a crear comunidad, lo que aumenta el ROI y fomenta la asistencia a .

5. Proporciona información valiosa para los organizadores de eventos.

A través de encuestas previas al evento, escucha social y seguimiento de datos, los organizadores pueden recopilar información útil sobre las preferencias, intereses y expectativas de los asistentes. Utilice esta información para ajustar su estrategia de contenido, recomendar sesiones e incluso perfeccionar la logística, todo ello antes de que comience el evento.

12 ideas creativas para generar interacción de usuario antes del evento

Cada idea incluye una valoración de la dificultad, una estimación del coste, el tiempo necesario para ejecutarla y cómo maximizar su impacto.

1. Vídeos de bienvenida personalizados (con cameos de los ponentes)

• Dificultad: ★★☆☆☆
• Coste estimado: entre $300 y $2000 dólares (dependiendo de la escala y el nivel de personalización).
• Tiempo necesario: 1-2 semanas

Qué es:

Cree mensajes de vídeo breves y personalizados con sus ponentes principales, anfitriones o líderes del sector, dando la bienvenida a los asistentes por su nombre o empresa. Ideal para invitados de alto valor, clientes importantes o ponentes.

Por qué funciona:

• Añade una experiencia VIP para tus asistentes.
• Fomenta la participación temprana y el interés.
• Aumenta la interacción de usuario en las redes sociales cuando los destinatarios comparten sus vídeos de bienvenida personalizados.
• Especialmente eficaz para los asistentes a eventos virtuales que necesitan un gancho emocional más fuerte.

Cómo ejecutar:

• Utiliza herramientas de personalización de vídeo.
• Graba previamente guiones básicos con breves espacios personalizados para nombres o menciones de empresas.
• Segmenta a los asistentes por función o interés y crea plantillas de vídeo para cada grupo.
• Incrústalo en los correos electrónicos previos al evento o envíalo a través de tu app móvil para eventos.

Consejos profesionales:

• Mantenga los vídeos por debajo de los 60 segundos.
• Mencione los títulos de las sesiones, el tema del evento o un saludo personalizado basado en la empresa o la región del asistente.
• Utiliza cameos de ponentes para añadir valor sorpresa y aumentar las tasas de apertura.

Cosas que hay que evitar:

• No envíes vídeos genéricos de forma masiva, ya que eso va en contra del objetivo de la personalización.
• Evita las creaciones de última hora, ya que renderizar y revisar vídeos a gran escala lleva tiempo.

2. Deja que los asistentes voten sobre las sesiones, los ponentes o los obsequios promocionales.

• Dificultad: ★☆☆☆☆
• Coste estimado: Gratis-$500 dólares
• Tiempo necesario: 3-7 días

Qué es:

Permita a los asistentes votar sobre determinados temas del programa, sesiones paralelas, ponentes principales o incluso el tipo de obsequios que recibirán. Se trata de una divertida actividad de interacción de usuario también para eventos internos.

Por qué funciona:

• Fomenta la interacción temprana.
• Ayuda a dar forma al evento en función de los intereses de los asistentes.
• Hace que los huéspedes se sientan escuchados y valorados.
• La forma perfecta de recopilar datos de encuestas previas al evento y aumentar la participación.

Cómo ejecutar:

• Utiliza el software de gestión de eventos de Azavista para crear encuestas rápidas.
• Haz entre 1 y 3 preguntas para que sea sencillo (por ejemplo, «¿Qué ponencia te hace más ilusión?»).
• Vincula los resultados con los correos electrónicos promocionales: «¡Esto es lo que has votado!».
• Envía recordatorios a través de tu app para eventos y canales de redes sociales.

Consejos profesionales:

• Mantenga las opciones claras y atractivas: añada fotos de los ponentes o descripciones de las sesiones.
• Recompense a los votantes con un pequeño incentivo (como acceso anticipado al contenido o la participación en un sorteo).
• Considera la posibilidad de organizar un concurso en las redes sociales sobre la votación para aumentar el alcance.

Cosas que hay que evitar:

• No realice demasiadas encuestas. Limite las preguntas previas al evento a un máximo de 1 o 2 encuestas.
• Evita utilizar opciones vagas o generales: la especificidad fomenta la participación.

3. Cajas de eventos «Mystery Mail»

• Dificultad: ★★★☆☆
• Coste estimado: entre $25 y $50 dólares por asistente (posibilidad de descuentos por volumen).
• Tiempo necesario: 3-4 semanas (planificación, abastecimiento, embalaje y envío).

Qué es:

Envíe a los asistentes una caja misteriosa con la marca que insinúe el tema del evento o que incluya accesorios, herramientas y sorpresas para usar durante el evento. Ideal para generar expectación en eventos virtuales, híbridos y presenciales.

Por qué funciona:

• Añade una capa táctil y emocional a la experiencia de tu evento.
• Mejora la interacción de usuario durante múltiples sesiones (especialmente talleres o juegos).
• Fomenta el intercambio en redes sociales y el entusiasmo por el unboxing.
• Crea conexiones y comunidad incluso antes de que comience el evento.

Cómo ejecutar:

• Asóciese con empresas de regalos
• Elementos que se deben incluir: accesorios para eventos, camisetas o gorras con la marca, aperitivos saludables, productos de bienestar, cuadernos o artículos específicos para la sesión.
• Vincula el contenido a las sesiones: por ejemplo, un antifaz para un taller de bienestar mental o notas adhesivas para una sesión de lluvia de ideas.

Consejos profesionales:

• Incluya una nota escrita a mano o un mensaje de voz para darle un toque personal.
• Utiliza códigos QR en la caja que enlacen con los detalles del evento o el contenido previo al evento.
• Menciona la entrega en tus correos electrónicos previos al evento para generar expectación.

Cosas que hay que evitar:

• No llenes demasiado la caja, mantén su contenido relevante y ligero.
• Evite los aperitivos o artículos específicos de una región que puedan crear problemas de envío.

4. Concursos previos al evento (fotografía/trivia)

Dificultad: ★★☆☆☆
Coste: entre 100 y 1000 dólares para los premios.
Tiempo necesario: entre 1 y 2 semanas.

Qué es:

Organiza un concurso sencillo antes del evento para generar expectación y fomentar la participación activa en todos los canales.

• Concurso de fotografía: Pide a los asistentes que compartan fotos temáticas (por ejemplo, «Tu escritorio para trabajar desde casa» o «Conjunto inspirado en el tema del evento») en las redes sociales utilizando el hashtag de tu evento.
• Reto de preguntas y respuestas: publique una pregunta diaria o semanal relacionada con los ponentes del evento, la historia de la empresa o los títulos de las sesiones. Utilice la app para eventos o el sitio web del evento para enviar las respuestas.

Por qué funciona:

• Aumenta la interacción de usuario y la participación de los asistentes.
• Genera impulso para tu próximo evento
• Una excelente manera de y generar expectación a través de publicaciones en redes sociales.

Consejos:

• Presentación de los ganadores del concurso en la app para eventos o en una sesión en directo.
• Relaciona preguntas triviales con tus talleres interactivos o sesiones de trabajo en grupo.
• Ofrece incentivos como acceso VIP o productos promocionales de la marca.

5. Retos de aprendizaje gamificados

Dificultad: ★★★☆☆
Coste: 500-1500 $
Tiempo necesario: 2-3 semanas

Qué es:

Cree un «juego de aprendizaje» previo al evento para presentar las áreas de contenido clave, los ponentes o las herramientas que se utilizarán durante el evento.

Ejemplos:

• Cuestionarios diarios o tarjetas didácticas sobre el tema del evento.
• Búsquedas del tesoro en vídeo en el sitio web de tu evento
• Contenido desbloqueable o pistas relacionadas con las sesiones paralelas.

Por qué funciona:

• Prepara a los asistentes para talleres interactivos más significativos.
• valiosos
• Mantiene la interacción de usuario con tareas pequeñas y fáciles de realizar.

Herramientas:

Utiliza las funciones de gamificación de Azavista para automatizar la entrega de retos, otorgar puntos y realizar un seguimiento del progreso a través de tu .

6. Mini retos de bienestar

Dificultad: ★☆☆☆☆
Coste: Gratis-30 $ por persona.
Tiempo necesario: 1 semana.

Qué es:

Los retos de bienestar son una forma sencilla e inclusiva de fomentar la interacción de usuario temprana de los asistentes y demostrar que te preocupas por su bienestar.

Ejemplos:

• Hidratación diaria o controles de movimiento
• Sesiones virtuales de mindfulness o respiración consciente
• Competición por el número de pasos entre equipos (especialmente divertida en eventos híbridos)

Por qué funciona:

• Fomenta la participación activa incluso antes de que comience el evento.
• Favorece la salud mental y el éxito de los eventos al mantener bajos los niveles de estrés.
• Ofrece una alternativa a los avances con gran cantidad de contenido.

Consejo:

Realice un seguimiento de la participación mediante su app para eventos y recompense a los ganadores con kits de bienestar, insignias digitales o tiempo adicional para establecer contactos en su próximo evento.

7. Colaboración benéfica mediante crowdsourcing

Dificultad: ★★☆☆☆
Coste: flexible (según el objetivo)
Tiempo necesario: 1-2 semanas

Qué es:

Invite a los asistentes a votar por una causa y, a continuación, vincule un objetivo cuantificable (por ejemplo, un 80 % de asistencia o interacción de usuario) a una donación de la empresa.

Por qué funciona:

• Alinea tu estrategia de interacción de usuario con el objetivo.
• Fomenta la conexión emocional y la participación de la comunidad.
• Añade significado a la experiencia del evento.

Consejo:

• Anuncia la causa y el progreso en tu app para eventos.
• Incluya los resultados finales en sus encuestas y comunicaciones posteriores al evento.
• Destaca en tu vídeo resumen del evento o en tu entrada de blog.

8. «Pregúntame lo que quieras» con los ponentes

Dificultad: ★★★☆☆
Coste: Gratis-500 $
Tiempo necesario: 2 semanas

Qué es:

Organiza una sesión en directo o pregrabada de «Pregúntame lo que quieras», en la que los ponentes principales o líderes del sector responderán a las preguntas enviadas por el público.

Por qué funciona:

• Crea conexiones directas entre los asistentes y los ponentes.
• Fomenta la interacción de usuario desde el principio.
• Ayuda a los asistentes a generar interés en las próximas sesiones.

Ejecución:

• Promociona la AMA mediante encuestas previas al evento.
• Recopila y selecciona preguntas interesantes.
• Comparte clips como publicaciones en redes sociales o contenido previo al evento para generar expectación.
• Programa la sesión de preguntas y respuestas durante una semana previa al evento más tranquila o en horario de almuerzo.

9. Crea un «tablero de inspiración para eventos» interactivo.

Dificultad: ★☆☆☆☆
Coste: Gratis-100 $
Tiempo necesario: 1 semana

Qué es:

Invita a los asistentes a contribuir a un espacio visual compartido, como un tablero digital, inspirado en el tema de tu evento.

Por qué funciona:

• Despierta la creatividad y la conexión antes de que comience el evento.
• Ayuda a crear un ambiente memorable para el evento.
• Recopila comentarios visuales sobre el tono, las preferencias o la Marca.

Herramientas:

Utiliza plataformas como Padlet, Canva Whiteboard o Miro para disfrutar de una experiencia colaborativa.
Permite a los usuarios subir:

• GIF
• Memes
• Citas
• Imágenes relacionadas con las próximas sesiones o los objetivos del equipo.

Dónde destacarlo:

• Incrústalo en la página web del evento.
• Mostrarlo como una pared digital durante las sesiones de trabajo en grupo.
• Incluya los aspectos más destacados en los resúmenes posteriores a los eventos o en las presentaciones resumidas.

10. Charlas relámpago o micro-webinarios previos al evento

Dificultad: ★★★☆☆
Coste: entre 500 y 2000 dólares (dependiendo de los altavoces o la calidad de la producción)
Tiempo necesario: 2 semanas

Qué es:

Organice sesiones cortas y dinámicas, de entre 5 y 10 minutos de duración, en las que participen los invitados al evento, los ponentes o los líderes internos. Estas sesiones pueden incluir:

• Vídeos detrás de las cámaras sobre la preparación de los ponentes
• Información rápida o avances relacionados con los temas del evento.
• Microtemas que preparan al público para sesiones más profundas durante el evento principal.

Dónde incluirlo: Añade las charlas relámpago como contenido bajo demanda en tu plataforma para eventos o app móvil para eventos.

Por qué funciona:

• Estas sesiones generan ideas para fomentar la interacción de usuario en eventos virtuales incluso antes de que estos comiencen.
• Los asistentes perciben el tono del evento, lo que aumenta la interacción de usuario.
• Ofrece un espacio para que los asistentes virtuales se familiaricen con las personalidades de los ponentes, lo que hace que el evento resulte más humano y cercano.

Consejo profesional:Utiliza fragmentos de audio de estas charlas en publicaciones en redes sociales o durante los anuncios de los ponentes para generar expectación. Realiza un seguimiento de las visualizaciones y la interacción de usuario para recopilar datos sobre lo que más interesa a tu público y utilízalos para mejorar futuros eventos.

11. Campaña «Adivina quién habla»

Dificultad: ★★☆☆☆
Coste: Gratis
Tiempo necesario: 1 semana

Qué es:

Convierte los anuncios por megafonía en un juego, dando pistas en lugar de revelarlos directamente.

Tácticas a probar:

• Comparte una foto borrosa o una imagen recortada.
• Publicar clips de audio con voz modificada
• Cuenta datos curiosos o acertijos sobre los antecedentes del orador.

Permita que los asistentes participen en las adivinanzas a través de la app para eventos o de las encuestas en las redes sociales.

Por qué funciona:

• Convierte los anuncios en contenido atractivo con un alto nivel de interacción de usuario en las redes sociales.
• Mantiene el interés de los asistentes virtuales y los empleados remotos en todas las plataformas.
• Dirige el tráfico hacia tu plataforma para eventos y hace que la gente se registre con antelación.

Consejo profesional: Incluya a los mejores adivinadores en un pequeño sorteo o destáquelos durante el cierre del evento. Es una forma inteligente de fomentar la participación y hacer que los asistentes se sientan reconocidos.

12. Crea un mapa interactivo previo al evento o un avance del lugar de celebración.

Dificultad: ★★★☆☆
Coste: 300-1500 $
Tiempo necesario: 2-3 semanas

Qué es:

Cree una guía inmersiva e interactiva del lugar donde se celebra su evento o del diseño digital. Esto resulta especialmente útil para eventos híbridos, asistentes que acuden por primera vez o conferencias a gran escala.

Herramientas que se utilizarán:

• Software de gestión de eventos,
• Incrústalo en el sitio web o la app de tu evento.

Incluir:

• Áreas de sesión de sesión
• Salas de networking
• El stand del evento para los patrocinadores
• Divertidos huevos de Pascua (por ejemplo, preguntas ocultas de un cuestionario o iconos de premios).

Por qué funciona:

• Ayuda a los asistentes a moverse por el espacio con confianza.
• Fomenta la participación activa de los asistentes virtuales antes de que comience el evento.
• Mejora la experiencia del evento al reducir la confusión y mejorar el flujo.

Bonificación:Utiliza este mapa en tus encuestas Post Eventos para preguntar qué áreas recibieron más tráfico peatonal o clics; esta información puede recopilar comentarios para optimizar el diseño en futuros eventos.

Consejos adicionales para organizadores de eventos

No es necesario que lo hagas todo, solo hazlo bien.

Aquí hay algunas ideas para una planificación y ejecución más inteligentes:

• Prioriza la alineación: elige entre tres y cuatro ideas que realmente se adapten al formato de tu evento y a tu público. Por ejemplo, un juego virtual de «Adivina quién es el ponente» podría funcionar mejor que un recorrido presencial por el mapa si tu público objetivo son los asistentes virtuales.
• Recopile comentarios desde el principio: utilice el análisis de datos para comprender las encuestas previas al evento y el contenido para ver qué es lo que funciona. Esto le ayudará a planificar mejor el contenido para su próximo evento y mantendrá alta la interacción de usuario durante todo el evento.
• Reutiliza estratégicamente: utiliza el contenido de tus campañas previas al evento (como tableros de inspiración, curiosidades o juegos con los ponentes) en los resúmenes del evento, los vídeos recapitulativos posteriores al evento o los boletines informativos para proporcionar un valor continuo y ampliar el ROI de tus esfuerzos.
• Utiliza la tecnología de forma inteligente: ya sea para recopilar datos, automatizar puntos de contacto o alojar contenido, plataformas como te ofrecen la flexibilidad de gestionar todo esto en un solo lugar, lo que te permite ahorrar tiempo y aumentar la participación de los asistentes.

Herramientas para impulsar la interacción de usuario previa al evento

En el acelerado panorama actual de los eventos, es esencial contar con las herramientas adecuadas para llevar a cabo campañas de interacción de usuario previas al evento que tengan un gran impacto. Con una plataforma como Azavista, los organizadores de eventos pueden optimizar los procesos, mejorar la comunicación y mantener el interés de los asistentes desde el primer día, todo ello mientras ahorran tiempo y aumentan la eficiencia.

Así es como Azavista puede ayudarte con tu estrategia de interacción de usuario previa al evento:

• Lanzamiento de encuestas previas al evento y sondeos de interés
• Gamifica la participación a través de la app móvil para eventos.
• Vistas previas del contenido
• Automatizar recordatorios por correo electrónico y avances del calendario de eventos
• Integra las fuentes de redes sociales para ampliar el alcance

Consejo profesional:Cuando utilices tecnología para eventos, céntrate en simplificar las cosas, no en abrumar a tu público. Unas pocas funciones potentes y bien situadas pueden marcar la diferencia.

Reflexiones finales

Un evento verdaderamente exitoso no comienza con el discurso inaugural, sino con la primera interacción de usuario previa al evento.

Ya sea que organices eventos híbridos, con asistentes virtuales o presenciales, las estrategias que implementes antes de que comience el evento pueden determinar la energía, la concentración y la participación de tu público durante el evento en sí. Por eso, una planificación cuidadosa y momentos de interacción intencionados son imprescindibles.

Esto es lo que aporta una buena interacción de usuario previa al evento:

• Anima a los asistentes a hacerse responsables de su propia experiencia.
• Aumenta la interacción de usuario con el evento desde el principio.
• Fomenta un sentido de comunidad y un impulso que se traslada a la experiencia en vivo.
• Fortalece tu capacidad para recopilar comentarios y optimizar experiencias futuras.
• Y lo más importante, alinea a los asistentes al evento con tu misión, tus objetivos y tu contenido.

Desde pequeños concursos y mapas interactivos hasta sesiones de preguntas y respuestas con ponentes y charlas relámpago, incluso unas pocas ideas, bien ejecutadas, pueden tener un impacto duradero. Tanto si tu objetivo es conseguir más inscripciones, un aprendizaje más profundo o una mejor red de contactos, la interacción de usuario previa al evento puede darle a tu evento la ventaja que necesita.

Así que no esperes a que comience tu evento, empieza a realizar la interacción de usuario ahora mismo.