Del caos al control: guía completa de logística previa al evento

Lista de verificación logística previa al evento: qué planificar antes de que llegue el primer asistente

Planificar un evento es como dirigir una orquesta: todo debe estar perfectamente sincronizado antes de que comience el espectáculo. Y esa armonía comienza con una fase crucial: la logística previa al evento.

Desde asegurar el lugar del evento y coordinar con los proveedores hasta preparar las acreditaciones y gestionar a los ponentes, esta fase puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de la experiencia de los asistentes. En esta guía, te guiaremos a través de una lista de verificación logística completa previa al evento para que nada se pase por alto antes de que lleguen tus invitados.

Por qué es importante la logística previa al evento

La logística previa al evento comprende todas las actividades que se realizan entre bastidores antes de que el primer asistente cruce la puerta. Esto incluye planificar los plazos, coordinar a los proveedores, preparar los materiales, gestionar las inscripciones y mucho más.

¿Por qué es importante?

• La mayoría de los problemas que surgen el día del evento se deben a detalles que se pasaron por alto antes del evento.
• Una planificación previa fluida reduce el estrés, mejora la experiencia de los asistentes y evita desastres de última hora.
• Un plan logístico previo sólido garantiza el éxito operativo de todo el evento.

Cronograma logístico: cuándo comenzar a planificar

El tamaño y la complejidad de su evento determinarán cuánto tiempo antes debe comenzar a planificarlo.

Tu cronograma debe incluir:

• Finalización del lugar y los contratos
• Reserva de proveedores y alquileres
• Diseño de insignias y señalización
• Configuración del software de gestión de eventos
• Asignación de funciones internas

Consejo: Utiliza herramientas como diagramas de Gantt o una plataforma de gestión de eventos como Azavista para realizar un seguimiento de todo en un solo lugar.

7 parámetros logísticos previos al evento que hay que planificar antes de que llegue el primer asistente

1. Logística del lugar y preparación del sitio

El lugar donde se celebra tu evento es más que una simple ubicación: es la base sobre la que se construye toda la experiencia del evento. Tanto si estás planificando un evento corporativo, un evento deportivo o un evento virtual con elementos híbridos, una planificación cuidadosa durante esta fase logística del lugar garantiza una ejecución perfecta el gran día.

Esto es lo que hay que tener en cuenta durante la fase de planificación del lugar de celebración de tu evento:

a. Reservas y contratos

Comience por identificar el lugar adecuado que se ajuste a los objetivos del evento, el público objetivo y la agenda del evento. Durante el proceso de selección del lugar, preste atención a:

• Disponibilidad durante las fechas previstas para el evento y los días de montaje y desmontaje.
• Capacidad para asistentes, ponentes invitados y expositores.
• Cláusulas contractuales: políticas de cancelación, restricciones financieras, calendario de depósitos, cobertura de responsabilidad civil.
• Servicios incluidos como asistencia audiovisual, personal de limpieza, personal de seguridad o wifi.

Consejo profesional: Asegúrate de que tu gestor de eventos o equipo de planificación de eventos guarde una copia de todos los contratos firmados accesible en tu sistema de documentación compartida.

b. Permisos, seguros y cumplimiento normativo

Dependiendo del tipo de evento y la ubicación:

• Solicitar los permisos necesarios: reunión pública, ruido, señalización, etc.
• Contrate un seguro de responsabilidad civil general, daños materiales y cancelación de eventos.
• Cumplir con los códigos contra incendios, las inspecciones sanitarias y las leyes de accesibilidad.

Esto es especialmente importante para eventos deportivos, exposiciones públicas y reuniones corporativas a gran escala.

c. Diseño del layout y logística del plano de planta

Utilice mapas detallados del recinto para diseñar la distribución del mismo en función del programa del evento y las actividades previstas. El plano debe incluir:

• Escenario principal y asientos
• Áreas para sesiones paralelas con funciones interactivas
• Estaciones para el proceso de registro y facturación
• Áreas de impresión de credenciales en eventos en el sitio
• Salas de networking
• Zonas de catering y refrescos
• Stands de expositores y marcas patrocinadoras
• Áreas VIP y salas Verdes para ponentes invitados

Una planificación logística eficaz garantiza que su evento se desarrolle sin problemas y evita contratiempos de última hora.

Utilice tecnología para eventos o herramientas basadas en CAD para visualizar los flujos de movimiento y evitar congestiones.

d. Accesibilidad y seguridad

La accesibilidad no es opcional, es esencial para crear una experiencia cohesionada para todos los asistentes al evento. Asegúrate de:

• Rampas, ascensores y baños accesibles que cumplen con la ADA.
• Señalización clara con fuentes grandes.
• Asientos prioritarios para personas mayores o con necesidades especiales.
• Las salidas de emergencia y los extintores están señalizados y son visibles.

Además, coordínese con el personal del recinto para prepararse ante posibles fallos técnicos, control de multitudes y emergencias médicas.

e. Aparcamiento, puntos de entrada y logística del transporte

Planifica la logística del transporte como parte del calendario de planificación del evento:

• Coordinar servicios de transporte para grandes eventos.
• Asignar zonas de bajada para VIP y entradas accesibles.
• Confirme la capacidad del estacionamiento y dirija a los huéspedes con señalización.
• Considera la posibilidad de establecer colaboraciones con servicios de aparcacoches o de transporte compartido para eventos de alto nivel.

Informe a su equipo de gestión de eventos y al personal de seguridad sobre el flujo de tráfico y los horarios de entrada para evitar retrasos en momentos clave, como el registro o la llegada de los ponentes invitados.

f. Visita del sitio y simulación

Antes de bloquear tu diseño:

• Realice al menos una visita en el sitio con los coordinadores del evento, el gerente del recinto y los miembros clave del equipo.
• Recorra el recorrido del asistente
• Identificar puntos críticos, retos logísticos o problemas relacionados con los vehículos autónomos.
• Simular el proceso de registro y las transiciones entre etapas.

Esto permite una planificación logística eficaz y le ayuda a optimizar la logística de eventos para futuros eventos también.

2. Coordinación con proveedores y socios

La coordinación entre proveedores y socios implica una coordinación estratégica entre las múltiples partes implicadas, desde técnicos audiovisuales y empresas de catering hasta decoradores e imprentas. Sin un sistema claro de planificación logística, es fácil que las cosas se desmoronen. El objetivo es simplificar la logística del evento asignando funciones, plazos y canales de comunicación claros.

A continuación te explicamos cómo mantener una coordinación estrecha con tus proveedores:

a. Crear una lista maestra de proveedores

Incluya a todos los proveedores que sean fundamentales para el éxito de su evento:

• Audiovisuales y producción
• Servicios de catering y bar
• Alquiler de muebles y decoración
• Impresión de carteles y tarjetas identificativas
• Internet y redes
• Saneamiento y eliminación de residuos
• Personal de seguridad, fotógrafos y artistas

Para cada uno, realice un seguimiento de:

• Nombre de la empresa, persona de contacto y contacto alternativo
• Correo electrónico, número de teléfono, fechas de inicio y finalización del contrato.
• Requisitos de configuración y fechas de entrega
• ¿Necesita potencia, espacio o asistencia técnica?

b. Horarios de montaje y desmontaje

Incluya el calendario de producción de cada proveedor en el calendario de planificación de su evento:

• Identificar franjas horarias para la carga y descarga de cada proveedor.
• Coordinar el uso de los muelles de carga y los ascensores.
• Evite solapamientos entre proveedores que puedan perturbar los eventos o aumentar el tiempo de preparación.

Utilice un software de gestión de eventos para asignar tareas y señalar conflictos con antelación.

c. Acceso en el sitio, acreditaciones y listas de verificación

Proporcione a los proveedores:

• Configurar insignias o pulseras de colores
• Horario y normas de acceso
• Lista de contactos de miembros específicos del equipo y protocolos de emergencia.
• Mapas que muestran la ubicación de los stands o el espacio designado.

Informe a los organizadores del evento sobre los protocolos de los proveedores para evitar confusiones relacionadas con el lugar de celebración.

d. Coordinación de la cadena de suministro y la entrega

Crea un rastreador logístico compartido para optimizar el flujo de entregas:

• Añadir plazos para mobiliario, audiovisuales, señalización, material promocional, comida y equipamiento.
• Establecer plazos de entrega
• Asignar miembros del equipo interno para supervisar y aprobar cada entrega.
• Guarde copias de los recibos y las etiquetas de envío para su seguimiento.

Discuta los proveedores de respaldo o los planes de abastecimiento alternativos en caso de retrasos en las entregas, abandonos de proveedores o retrasos en la cadena de suministro.

e. Comunicación y bucles de comentarios

• Establecer un canal de comunicación específico para proveedores (por ejemplo, un grupo de WhatsApp o Slack).
• Confirme el estado del envío entre 3 y 5 días antes del evento.
• Recopilar comentarios de los proveedores después de los eventos para mejorar los eventos futuros.

Documente todos los comentarios en sus informes Post Eventos para facilitar la selección de proveedores para su próximo evento.

3. Envío y manipulación de materiales

Ya sea que organices una feria comercial, un evento híbrido o una conferencia, la gestión del inventario y el envío puntual son fundamentales para una gestión de eventos eficaz. Desde bolsas de regalo hasta carteles, todos los artículos deben llegar de forma segura y puntual.

a. Crear un manifiesto de envío detallado

Para cada envío, indique:

• Nombre del artículo (por ejemplo, folletos, pancartas, kits promocionales)
• Cantidad
• Origen del envío (proveedor u oficina)
• Número de seguimiento
• Destinatario (por ejemplo, «Para el responsable del evento, stand n.º 12»)

Utiliza hojas de cálculo o herramientas de inventario integradas en tu plataforma de gestión de eventos para realizar el seguimiento y la confirmación.

b. Sistema de etiquetado claro

Para evitar paquetes extraviados:

• Incluya el nombre del evento, el número de stand/sala, el nombre del destinatario y la información de contacto en todas las cajas.
• Utilice etiquetas codificadas por colores o etiquetas QR/código de barras para ayudar al personal del almacén o del recinto.
• Para envíos grandes, numere las cajas (por ejemplo, Caja 1 de 6).

c. Almacenamiento y preparación en el sitio

Si los envíos llegan antes de tiempo:

• Coordinar el almacenamiento temporal en el sitio con el responsable del recinto.
• Organizar salas cerradas con llave o áreas de preparación designadas.
• Asignar miembros específicos del equipo para supervisar el almacenamiento y el acceso.

Guarde los artículos de emergencia, como tarjetas de identificación de repuesto, baterías y cargadores, en un kit móvil para poder utilizarlos rápidamente.

d. Aduanas y eventos internacionales

Para eventos globales o en varias ciudades:

• Tenga en cuenta los retrasos en el despacho de aduanas, los aranceles y los trámites burocráticos.
• Contrate socios con experiencia en transporte de mercancías.
• Recurra a agentes de aduanas para artículos delicados, como productos tecnológicos o artículos de marca.

Tenga en cuenta estas variables en el presupuesto y el proceso de planificación de su evento para evitar bloqueos de última hora.

e. Devoluciones y gestión Post Eventos

No se olvide de la logística posterior al evento:

• Crea una lista de lo que hay que devolver (pancartas, tabletas, stands de patrocinadores).
• Asigne con antelación los proveedores y las etiquetas para los envíos de devolución.
• Almacene los artículos devueltos en un área de almacenamiento centralizada inmediatamente después de que finalice el evento.
• Registrar el inventario perdido o dañado para perfeccionar los retos logísticos del próximo ciclo.

4. Logística de la experiencia de los asistentes

La experiencia de los asistentes comienza mucho antes de que pongan un pie en el recinto. Para garantizar una ejecución impecable y una primera impresión profesional, los organizadores de eventos deben coordinar cuidadosamente todos los puntos de contacto, desde el registro digital hasta y la señalización.

A continuación, te explicamos cómo optimizar la logística para los asistentes:

a. Configuración de la plataforma de registro

Elija un sistema de registro fiable que:

• Admite múltiples niveles de entradas (venta anticipada, grupo, VIP, medios de comunicación, etc.).
• Ofrece códigos promocionales y ventajas por niveles.
• Se integra con pasarelas de pago y herramientas de facturación.
• Se sincroniza con su CRM y sus herramientas de impresión de tarjetas identificativas.

Asegúrate de que los materiales de registro, como los correos electrónicos de confirmación, los códigos QR y los archivos adjuntos de las entradas, se generen automáticamente y estén optimizados para dispositivos móviles.

Consejo: todo el proceso de registro relacionado con la experiencia del usuario.

b. Comunicación previa al evento

Comience su estrategia de interacción de usuario en el evento tan pronto como los asistentes se registren. Incluya:

• Correos electrónicos de confirmación automáticos con el nombre del evento, las fechas, el lugar, el enlace a Google Maps, las instrucciones de aparcamiento y las políticas de cancelación.
• Insignias digitales o códigos QR para un registro rápido o quioscos de registro.
• Una agenda del evento descargable o un enlace a la aplicación con actualizaciones en directo.

Envía también correos electrónicos recordatorios 7 días, 3 días y 1 día antes del evento.

Si entre las partes interesadas hay patrocinadores o socios, envíe correos electrónicos con marcas compartidas para maximizar la exposición.

c. Logística de impresión de tarjetas identificativas

Planifica tu estrategia de insignias con antelación. Decide si vas a:

• Preimpresión de insignias (ordenadas alfabéticamente o por categoría)
• Utilice estaciones de impresión de credenciales en eventos con quioscos de registro o tabletas.

Asegúrese de:

• Poseer un diseño limpio con nombre, empresa, cargo y cordones codificados por colores para los distintos niveles de acceso.
• Tener un formato preciso de los nombres a partir de los datos de registro
• Contar con la integración de códigos de barras o códigos QR para escanear durante las sesiones o en los stands de los proveedores.

No se olvide de:

• Cordones resistentes, porta credenciales y papel de respaldo para credenciales.
• Diseños separados para VIP, personal y patrocinadores.

d. Entrada y experiencia de bienvenida

La primera impresión marca la pauta, lo que implica coordinar:

• Señalización direccional desde el estacionamiento hasta los puntos de entrada.
• Mostradores de bienvenida bien iluminados con suficiente potencia e Internet.
• Personal capacitado para recibir a los invitados, escanear tarjetas de identificación y responder preguntas frecuentes.
• Señalización de emergencia y contactos del personal de seguridad del evento.

Los coordinadores del evento deben ensayar la experiencia de entrada y trazar un mapa del tráfico peatonal para evitar atascos.

Opcional pero impactante:

• Muro para selfies o fotomatón con la marca cerca del mostrador de facturación.
• Pantalla de bienvenida en directo con cuentas atrás y actualizaciones del calendario.

5. Logística para ponentes, patrocinadores y personalidades importantes

La coordinación con los ponentes invitados, los VIP y los patrocinadores requiere una atención especial y una ejecución precisa. Estos grupos suelen ser el punto culminante del evento, y los errores pueden dañar la credibilidad ante las partes interesadas de alto valor involucradas.

A continuación, le indicamos cómo garantizar la excelencia en la ejecución:

a. Logística de los ponentes

Los ponentes necesitan algo más que un micrófono: necesitan una experiencia sin fricciones que les permita centrarse en el contenido. Portada:

• Horario confirmado de las sesiones, límites de tiempo para las presentaciones y salas asignadas.
• Requisitos audiovisuales: mandos inalámbricos, micrófonos, capacidad de reproducción de vídeo, ordenadores portátiles de respaldo.
• Coordinación de viajes y reservas de hotel (organizadas o reembolsadas)
• Horarios de llegada exclusivos y acceso a la sala VIP.
• Fecha límite para la presentación de materiales y la subida de diapositivas

Bonificación: Ofrezca ensayos técnicos un día antes para probar todo el equipo y minimizar los fallos técnicos. Asigne a un miembro específico del equipo la gestión de toda la coordinación de los ponentes.

b. Logística del stand del patrocinador

Tus patrocinadores están invirtiendo en visibilidad. Planifica con antelación para:

• Asignar números de stand e incluirlos en los materiales de inscripción.
• Coordinar la entrega de pancartas y artículos promocionales.
• Incluya la marca del patrocinador en los correos electrónicos previos al evento, las redes sociales y la señalización.

Ofrecer valor añadido a los patrocinadores:

• Oportunidades para hablar
• Colocación del logotipo en pantallas digitales y obsequios promocionales del evento.

Utilice fondos con la marca, acceso a la red eléctrica y horarios de llegada programados con antelación para garantizar una ejecución perfecta.

c. Experiencia VIP

Los invitados VIP pueden ser ejecutivos, famosos o socios de gran valor. Personalice su experiencia:

• Organizar puntos de entrada exclusivos con bienvenida por parte del conserje.
• Ofrecer salones privados o salas VIP con refrigerios.
• Coordinar el transporte desde el hotel hasta el lugar del evento.
• Proporcionar kits personalizados, acceso a eventos de bienvenida o asientos con la marca.

Se debe tener en cuenta la seguridad y la privacidad; se debe informar sobre la seguridad del evento y posicionarla en consecuencia.

Asigne un asistente VIP para coordinar el transporte y resolver cualquier imprevisto de última hora con discreción.

6. Herramientas tecnológicas y logística digital

La tecnología para eventos es la columna vertebral de la gestión logística moderna. Cuando se optimiza, puede reducir la carga de trabajo manual, evitar errores y mejorar la experiencia de los asistentes y los organizadores.

A continuación, le indicamos cómo integrar sus herramientas tecnológicas en su planificación logística:

a. Software de gestión de eventos

Utiliza una plataforma que:

• Gestiona el registro, el check-in, la programación de ponentes y el seguimiento de proveedores.
• Admite marketing por correo electrónico, recordatorios y seguimientos.
• Permite la generación de informes en tiempo real sobre las actividades en el sitio.

Azavista, por ejemplo, te permite optimizar la logística de los eventos con flujos de trabajo centralizados.

b. Aplicación móvil para asistentes

Una aplicación móvil de marca debe incluir:

• Agenda personalizada del evento con recordatorios de las sesiones
• Mapas interactivos que muestran la distribución del recinto y las sesiones paralelas.
• Notificaciones push para anuncios o cambios de sala
• Funciones como encuestas en directo, comentarios sobre la sesión y preguntas y respuestas.

Ayuda a minimizar los materiales impresos y aumenta la interacción de usuario.

c. Integraciones con otros sistemas

Sincroniza tus herramientas principales:

• CRM para la segmentación de asistentes y el seguimiento posterior al evento.
• Sistemas de impresión de tarjetas identificativas para la generación precisa de etiquetas con el nombre

Estas integraciones reducen la duplicación del trabajo y simplifican la logística de los eventos.

d. Pruebas de AV e infraestructura

• Comprueba el audio, la iluminación, las pantallas de presentación y los micrófonos al menos una vez antes del día del evento.
• Comprueba todas las fuentes de alimentación y el ancho de banda de Internet, especialmente para eventos virtuales.
• Configurar dispositivos de respaldo: mandos a distancia, ordenadores portátiles, baterías externas, routers.

Asegúrate de que tu equipo de gestión de eventos realice un ensayo técnico completo con 1 o 2 días de antelación para detectar cualquier fallo antes de que lleguen los invitados.

7. Planificación del personal y los voluntarios

Detrás de cada evento bien organizado hay un equipo altamente coordinado. Los organizadores de eventos deben estructurar, formar y apoyar a los miembros de su equipo para que puedan gestionar la logística en directo con confianza.

A continuación te explicamos cómo estructurar tu sistema de apoyo humano:

a. Asignación de funciones

Asignar funciones específicas, tales como:

• Coordinadores de inscripción/registro
• Gestores de flujos de público y responsables de planta
• Personal del servicio de asistencia y del mostrador de información
• Enlace con los ponentes y responsables de VIP
• Asistentes de soporte técnico o audiovisual

Cada zona (sala, salón principal, sala de descanso) debe tener un jefe de equipo que pueda tomar decisiones rápidas.

b. Programación de turnos

• Utiliza herramientas de programación para crear turnos rotativos con solapamientos.
• Establezca un tiempo de descanso entre turnos para evitar el agotamiento.
• Tenga voluntarios de reserva listos para intervenir durante las horas de mayor afluencia o en caso de ausencias.

Ten en cuenta los descansos, las comidas y la rotación de tareas para eventos largos.

c. Kits informativos para voluntarios

Prepare un paquete informativo que incluya:

• Mapas del sitio y distribución del recinto
• Protocolos de emergencia y matriz de escalamiento
• Lista de contactos de los jefes de equipo y el personal de seguridad
• Preguntas frecuentes de los asistentes, agenda del evento y guión de registro.

Organice una sesión informativa obligatoria un día antes del evento.

d. Uniformes y comunicación

• Proporcionar camisetas o cordones con la marca para distinguir al personal.
• Distribuir tarjetas de identificación y pases de acceso a las zonas.
• Configurar herramientas de comunicación: chat grupal (WhatsApp, Slack) o walkie-talkies para los principales prospectos.

Asegúrate de que todo el personal y los voluntarios conozcan sus tareas, su persona de contacto y el plan alternativo en caso de que algo falle.

8. Planificación de riesgos y contingencias

Incluso los planes mejor elaborados pueden sufrir interrupciones inesperadas. Ya sea por un fallo técnico, un retraso de los ponentes o el mal tiempo, los organizadores de eventos deben contar con un plan B para cada elemento importante.

A continuación te explicamos cómo proteger tu evento de sorpresas:

a. Proveedores y equipos de respaldo

• Contrate proveedores secundarios de audiovisuales, catering e impresión con contratos de reserva.
• Traiga impresoras de tarjetas, baterías, cables y ordenadores portátiles adicionales.
• Tenga a mano un juego adicional de materiales de registro importantes en el sitio.

b. Planes de contingencia climática

Para eventos al aire libre o semial aire libre:

• Alquilar tiendas de campaña o carpas como alternativa.
• Reserva un lugar cubierto como alternativa, si es posible.
• Avisar con antelación a los asistentes sobre posibles cambios meteorológicos y qué pueden esperar.

c. Protocolos médicos y de seguridad

• Personal médico de la estación en el sitio para eventos grandes o de alto riesgo.
• Crea un plan de evacuación de emergencia y compártelo con los miembros del equipo.
• Formar al personal de seguridad de eventos en la gestión de situaciones de pánico o aglomeraciones.

Mantenga un puesto de objetos perdidos, especialmente en conferencias de varios días.

d. Fallos tecnológicos y de infraestructura

• Ten a mano routers Wi-Fi de repuesto, cables alargadores y regletas eléctricas.
• Conserve los dispositivos audiovisuales duplicados y los horarios impresos.
• Habilitar el acceso sin conexión para los sistemas de registro si falla Internet.

e. Plan de respuesta rápida

• Asignar un equipo de respuesta ante crisis y designar un único punto de contacto por cada área principal.
• Desarrollar un protocolo paso a paso para gestionar diferentes situaciones (técnicas, médicas, meteorológicas).
• Realiza un simulacro de contingencia antes del día del evento.

Cuando surgen retos logísticos, una reacción rápida y unas cadenas de mando claras preservarán la experiencia de los asistentes y protegerán su marca.

Consejos finales para una logística impecable antes del evento

• Utiliza herramientas basadas en la nube para mantener todo centralizado.
• Añade siempre tiempo de margen y planes de contingencia.
• Confirma todo dos veces: proveedores, acreditaciones, llegadas, software.
• Realice un ensayo completo o una prueba general 48 horas antes del evento.

Conclusión

La logística previa al evento es el motor silencioso que impulsa un evento fluido y exitoso. Con esta lista de verificación, podrás anticiparte a los problemas, impresionar a los asistentes y ofrecer una experiencia inolvidable.

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