Het creëren van een onvergetelijke evenementervaring begint niet wanneer het event van start gaat, maar al lang voordat de eerste spreker het podium betreedt. Een sterke betrokkenheid voorafgaand aan het event is een van de beste manieren om buzz te creëren, de opkomst te stimuleren en ervoor te zorgen dat de deelnemers klaar zijn om deel te nemen.

In deze blog verkennen we 12 creatieve ideeën voor event engagement, gerangschikt op moeilijkheidsgraad en voorzien van geschatte kosten, aanbevolen hulpmiddelen en stappen om ze te implementeren.

Waarom event engagement voorafgaand aan een event belangrijk is

Event engagement voorafgaand aan het event is meer dan alleen een opwarmertje – het is de basis voor een succesvol event. Voordat uw event officieel begint, vormt uw publiek al een indruk, stelt het verwachtingen en beslist het in hoeverre het zal deelnemen.

Dit is waarom betrokkenheid vóór het event een topprioriteit moet zijn in :

Verhoogt de opkomst voor aankomende events

Een paar strategische posts op sociale media, teaservideo's of enquêtes voorafgaand aan het event kunnen de verwachtingen aanzienlijk verhogen en het aantal afvallers verminderen, vooral bij deelnemers aan virtuele events.

• te versturen app voor events, kunt u het aantal deelnemers met wel 25% verhogen.

2. Creëert beter voorbereide, meer betrokken deelnemers

Door voorafgaand aan het event informatie te verstrekken, zoals vooruitblikken op sprekers, hoogtepunten uit de agenda en interactieve polls, kunt u de verwachtingen afstemmen en uw publiek in de juiste stemming brengen. Dit leidt tot een grotere betrokkenheid van de deelnemers en productievere netwerkmogelijkheden tijdens uw event.

• Pro-tip: gebruik je event app om geselecteerde content te pushen op basis van de interesses van deelnemers, verzameld via vroege RSVP's of enquêtes.

3. Bouwt een emotionele band op met het thema van uw event

De meest boeiende events creëren een gevoel van verbondenheid. Door voorafgaand aan uw event een verhaal of missie te ontwikkelen, creëert u een gedeeld doel dat de betrokkenheid en emotionele investering van het publiek vergroot.

• Gebruiksscenario: stuur voor een conferentie met duurzaamheid als thema wekelijks eco-tips en achtergrondinformatie, of laat deelnemers stemmen op eco-initiatieven die verband houden met het event.

4. Genereert buzz op sociale media en waarde na het event

Maak vroeg gebruik van sociale media om gesprekken op gang te brengen met behulp van de hashtag van uw event, teasers van sprekers te delen of aftelcampagnes te organiseren. Dit zorgt niet alleen voor enthousiasme, maar creëert ook een databank met door gebruikers gegenereerde content die later kan worden gebruikt om hoogtepunten van het event te delen en enquêtes en samenvattingen na afloop van het event te ondersteunen.

• stimuleert .

5. Biedt waardevolle inzichten voor organisatoren van events

Door middel van enquêtes voorafgaand aan het event, social listening en het bijhouden van gegevens kunnen organisatoren nuttige informatie verzamelen over de voorkeuren, interesses en verwachtingen van deelnemers. Gebruik deze inzichten om uw contentstrategie aan te passen, sessies aan te bevelen en zelfs de logistiek te verfijnen – allemaal nog voordat het event begint.

12 creatieve ideeën voor event engagement

Elk idee bevat een moeilijkheidsgraad, een kostenraming, de uitvoeringstijd en hoe het effect ervan kan worden gemaximaliseerd.

1. Gepersonaliseerde welkomstvideo's (met cameo's van sprekers)

• Moeilijkheidsgraad: ★★☆☆☆
• Geschatte kosten: $ 300–$ 2.000 (afhankelijk van de omvang en het personalisatieniveau)
• Benodigde tijd: 1–2 weken

Wat het is:

verwelkomt bij naam of bedrijf. Ideaal voor belangrijke gasten, topklanten of sprekers.

Waarom het werkt:

• Voegt een VIP-ervaring toe voor uw deelnemers
• Moedigt vroege deelname en enthousiasme aan
• Verhoogt het engagement op sociale media wanneer ontvangers hun gepersonaliseerde welkomstvideo's delen.
• Vooral krachtig voor deelnemers aan virtuele events die een sterkere emotionele band nodig hebben.

Hoe uit te voeren:

• Gebruik tools voor videopersonalisatie
• Neem basisscripts vooraf op met korte aangepaste slots voor namen of bedrijfsvermeldingen.
• Deelnemers indelen op basis van functie of interesse en videosjablonen per groep maken
• Opnemen in e-mails voorafgaand aan het evenement of pushen via uw mobiele app voor events

Professionele tips:

• Houd video's korter dan 60 seconden
• Vermeld sessietitels, het thema van het event of een aangepaste begroeting op basis van het bedrijf of de regio van de deelnemer.
• Gebruik cameo's van sprekers om verrassingselementen toe te voegen en het aantal geopende berichten te verhogen.

Te vermijden zaken:

• Verspreid geen generieke video's op grote schaal, want dat gaat voorbij aan het doel van personalisatie.
• Vermijd last-minute creaties, het kost tijd om video's op grote schaal te renderen en te beoordelen.

2. Laat deelnemers stemmen over sessies, sprekers of goodies

• Moeilijkheidsgraad: ★☆☆☆☆
• Geschatte kosten: gratis – $ 500
• Benodigde tijd: 3–7 dagen

Wat het is:

Geef deelnemers de mogelijkheid om te stemmen over bepaalde agendapunten, breakout-sessies, keynote speakers of zelfs het soort goodies dat ze zullen ontvangen. Dit is ook een leuke activiteit om medewerkers bij interne events te betrekken.

Waarom het werkt:

• Moedigt vroege interactie aan
• Helpt bij het vormgeven van het event op basis van de interesses van de deelnemers
• Zorgt ervoor dat gasten zich gehoord en gewaardeerd voelen
• De perfecte manier om voorafgaand aan een event enquêtegegevens te verzamelen en tegelijkertijd de deelname te stimuleren.

Hoe uit te voeren:

• Gebruik de event management software van Azavista om snelle polls te maken
• Stel 1 tot 3 vragen om het simpel te houden (bijvoorbeeld: "Naar welke keynote kijk je het meest uit?")
• Koppel resultaten terug naar promotionele e-mails: "Dit is waar u op hebt gestemd!"
• Stuur herinneringen via uw event app en sociale mediakanalen

Professionele tips:

• Houd keuzes duidelijk en spannend – voeg foto's van sprekers of beschrijvingen van sessies toe
• Beloon stemmers met een kleine stimulans (zoals vroege toegang tot content of een deelname aan een weggeefactie).
• Overweeg een socialemediawedstrijd rond stemmen om meer bereik te genereren.

Te vermijden zaken:

• Overdrijf niet met enquêtes. Beperk vragen voorafgaand aan het event tot maximaal 1-2 enquêtes.
• Vermijd het gebruik van vage of algemene opties – specificiteit stimuleert deelname.

3. "Mystery Mail"-eventdozen

• Moeilijkheidsgraad: ★★★☆☆
• Geschatte kosten: $ 25–$ 50 per deelnemer (bulkkortingen mogelijk)
• Benodigde tijd: 3–4 weken (planning, inkoop, verpakking en verzending)

Wat het is:

Stuur deelnemers een mystery box met uw merknaam die verwijst naar het thema van het event of die rekwisieten, hulpmiddelen en verrassingen bevat die tijdens het event kunnen worden gebruikt. Ideaal om de verwachtingen te wekken voor virtuele, hybride en fysieke events.

Waarom het werkt:

• Voegt een tastbare, emotionele laag toe aan uw eventervaring
• Verbetert de engagement tijdens meerdere sessies (vooral workshops of games)
• Moedigt het delen op sociale media en unboxing-buzz aan
• Bouwt een band en een gemeenschap op nog voordat het event begint.

Hoe uit te voeren:

• Samenwerken met cadeauwinkels
• Te vermelden items: eventrekwisieten, T-shirts of petten met merklogo, gezonde snacks, wellnessproducten, notitieboekjes of sessiespecifieke items
• Koppel inhoud aan sessies: bijvoorbeeld een oogmasker voor een sessie over geestelijk welzijn of plakbriefjes voor een brainstormsessie.

Professionele tips:

• Voeg een handgeschreven briefje of een gesproken boodschap toe voor een persoonlijk tintje.
• Gebruik QR-codes op de doos die linken naar eventdetails of pre-event content.
• Vermeld de levering in uw e-mails voor event engagement om de verwachtingen te wekken.

Te vermijden zaken:

• Vul de doos niet te vol, houd het relevant en licht.
• Vermijd regio-specifieke snacks of artikelen die verzendproblemen kunnen veroorzaken.

4. Wedstrijden voorafgaand aan het event (foto/trivia)

Moeilijkheidsgraad: ★★☆☆☆
Kosten: $100–$1.000 voor prijzen
Benodigde tijd: 1–2 weken

Wat het is:

Organiseer voorafgaand aan het event een eenvoudige wedstrijd om enthousiasme te genereren en actieve deelname via verschillende kanalen te stimuleren.

• Fotowedstrijd: Vraag deelnemers om themafoto's (bijvoorbeeld 'Je thuiswerkplek' of 'Outfit geïnspireerd op het thema van het event') te delen op sociale media met de hashtag van je event.
• Trivia-uitdaging: plaats dagelijks of wekelijks een triviavraag over sprekers op het evenement, de geschiedenis van het bedrijf of titels van sessies. Gebruik uw event app of website voor inzendingen.

Waarom het werkt:

• Verhoogt het engagement van het publiek en de participatie van de deelnemers
• Creëert momentum voor uw volgende event
• Een geweldige manier om en buzz te creëren via posts op sociale media.

Tips:

• Winnaars van de featurewedstrijd op je event app of in een live sessie
• Koppel triviavragen aan uw interactieve workshops of breakout-sessies
• Bied incentives aan, zoals VIP-toegang of merkartikelen.

5. Gamified leeruitdagingen

Moeilijkheidsgraad: ★★★☆☆
Kosten: $500–$1.500
Benodigde tijd: 2–3 weken

Wat het is:

Maak een 'leerspel' voorafgaand aan het event om belangrijke inhoudsgebieden, sprekers of tools te introduceren die tijdens het event zullen worden gebruikt.

Voorbeelden:

• Dagelijkse quizzen of flashcards over het thema van het event
• Videospelletjes op uw eventwebsite
• Ontgrendelbare inhoud of hints met betrekking tot breakout-sessies

Waarom het werkt:

• Bereidt deelnemers voor op meer zinvolle interactieve workshops
• Verhoogt event engagement en verzamelt tegelijkertijd waardevolle
• Houdt het publiek betrokken met kleine, behapbare taken

Gereedschap:

Gebruik de gamification-functies van Azavista om uitdagingen automatisch te versturen, punten toe te kennen en de voortgang bij te houden via uw platform.

6. Mini-wellnessuitdagingen

Moeilijkheidsgraad: ★☆☆☆☆
Kosten: Gratis – $30 per persoon
Benodigde tijd: 1 week

Wat het is:

Wellnessuitdagingen zijn een luchtige, inclusieve manier om het engagement van vroege deelnemers te stimuleren en te laten zien dat u om het welzijn van uw deelnemers geeft.

Voorbeelden:

• Dagelijkse hydratatie- of bewegingscontroles
• Virtuele mindfulness- of ademhalingsessies
• Stappentellingwedstrijd tussen teams (vooral leuk bij Hybrid events)

Waarom het werkt:

• Moedigt actieve deelname aan, zelfs voordat het event begint.
• Ondersteunt de geestelijke gezondheid en event succes door stress laag te houden
• Biedt een alternatief voor inhoudelijke leadups

Tip:

Houd deelname bij met behulp van uw event app en beloon winnaars met wellnesspakketten, digitale badges of extra netwerktijd tijdens uw volgende event.

7. Crowdsourced liefdadigheidssamenwerking

Moeilijkheidsgraad: ★★☆☆☆
Kosten: Flexibel (afhankelijk van het doel)
Benodigde tijd: 1–2 weken

Wat het is:

Nodig deelnemers uit om te stemmen op een goed doel en koppel vervolgens een meetbaar doel (bijvoorbeeld 80% aanwezigheid of engagement) aan een donatie van het bedrijf.

Waarom het werkt:

• Stemt uw strategie voor deelnemersengagement af op het doel
• Bouwt emotionele banden en betrokkenheid bij de gemeenschap op
• Voegt betekenis toe aan de beleving van het event

Tip:

• Maak de aanleiding en voortgang bekend via uw event app
• Neem de eindresultaten op in uw enquêtes en communicatie na afloop van het event.
• Benadruk dit in je samenvattende video of blogpost over het event.

8. 'Vraag me alles' met sprekers

Moeilijkheidsgraad: ★★★☆☆
Kosten: Gratis–$500
Benodigde tijd: 2 weken

Wat het is:

Organiseer een live of vooraf opgenomen 'Ask Me Anything'-sessie waarin uw keynote speakers of brancheleiders vragen beantwoorden die door het publiek zijn ingezonden.

Waarom het werkt:

• Creëert directe verbindingen tussen deelnemers en sprekers
• Moedigt het publiek aan om vroeg betrokken te raken bij het engagement
• Helpt deelnemers interesse te wekken voor komende sessies

Uitvoering:

• Promoot de AMA via enquêtes voorafgaand aan de events
• Verzamel en selecteer interessante vragen
• Deel clips als posts op sociale media of als content voorafgaand aan het event om enthousiasme te genereren.
• Plan de AMA tijdens een rustigere week voorafgaand aan het event of tijdens de lunchpauze.

9. Maak een interactief 'event-moodboard'

Moeilijkheidsgraad: ★☆☆☆☆
Kosten: Gratis–$100
Benodigde tijd: 1 week

Wat het is:

Nodig deelnemers uit om bij te dragen aan een gedeelde visuele ruimte, zoals een digitaal moodboard, geïnspireerd door het thema van uw event.

Waarom het werkt:

• Wekt creativiteit en verbondenheid op voordat het event begint
• Helpt bij het creëren van een onvergetelijke sfeer tijdens events
• Verzamelt visuele feedback over toon, voorkeuren of branding

Gereedschap:

Gebruik platforms zoals Padlet, Canva Whiteboard of Miro voor een collaboratieve ervaring.
Laat gebruikers het volgende uploaden:

• GIF's
• Memes
• Citaten
• Afbeeldingen met betrekking tot aankomende sessies of teamdoelen

Waar te plaatsen:

• Opnemen in uw eventwebsite
• Weergeven als digitale muur tijdens breakout-sessies
• Neem hoogtepunten op in samenvattingen van event engagement of in samenvattende presentaties.

10. Lightning Talks of micro-webinars voorafgaand aan het event

Moeilijkheidsgraad: ★★★☆☆
Kosten: $500–$2.000 (afhankelijk van luidsprekers of productiekwaliteit)
Benodigde tijd: 2 weken

Wat het is:

Organiseer korte, energieke teasersessies van 5 tot 10 minuten met uw eventgasten, sprekers of interne leiders. Deze kunnen het volgende omvatten:

• Achter de schermen-fragmenten van de voorbereiding van sprekers
• Snelle inzichten of previews met betrekking tot eventthema's
• Micro-onderwerpen die het publiek voorbereiden op diepgaandere sessies tijdens het hoofdevenement

Waar te plaatsen: Voeg de lightning talks toe als on-demand content op uw event platform of mobiele app voor events.

Waarom het werkt:

• Deze sessies genereren ideeën voor virtuele event engagement nog voordat uw evenement begint.
• Deelnemers krijgen een idee van de sfeer van het event, wat hun engagement vergroot.
• Biedt virtuele deelnemers de mogelijkheid om kennis te maken met de sprekers, waardoor het event een persoonlijker en gezelliger karakter krijgt.

Pro-tip:Gebruik geluidsfragmenten uit deze lezingen in posts op sociale media of tijdens uw aankondigingen van sprekers om momentum te creëren. Houd het aantal weergaven en de betrokkenheid bij om gegevens te verzamelen over wat uw publiek het meest aanspreekt en gebruik deze om toekomstige events te verbeteren.

11. Campagne 'Raad de spreker'

Moeilijkheidsgraad: ★★☆☆☆
Kosten: Gratis
Benodigde tijd: 1 week

Wat het is:

Maak van je aankondigingen via de luidspreker een spel door ze te plagen in plaats van ze gewoon te onthullen.

Tactieken om te proberen:

• Deel een wazige portretfoto of bijgesneden afbeelding
• Audiofragmenten met gewijzigde stem plaatsen
• Vertel grappige weetjes of raadsels over de achtergrond van de spreker.

Laat deelnemers meedoen aan het raden via uw event app of polls op sociale media.

Waarom het werkt:

• Verandert aankondigingen in boeiende content met hoog engagement op sociale media
• Houdt virtuele deelnemers en externe medewerkers enthousiast op verschillende platforms
• Leidt verkeer naar uw event platform en zorgt ervoor dat mensen zich vroeg aanmelden.

Pro-tip: Betrek de beste gokkers bij een kleine weggeefactie of zet ze in de schijnwerpers tijdens de afsluiting van het event. Het is een slimme manier om deelname aan te moedigen en deelnemers het gevoel te geven dat ze gezien worden.

12. Maak een interactieve kaart of een teaser van de locatie voorafgaand aan het event

Moeilijkheidsgraad: ★★★☆☆
Kosten: $300–$1.500
Benodigde tijd: 2–3 weken

Wat het is:

Maak een meeslepende, interactieve gids van uw event terrein of digitale lay-out. Dit is vooral handig voor Hybrid events, nieuwe bezoekers of grootschalige conferenties.

Te gebruiken hulpmiddelen:

• Event management software,
• Integreer in uw eventwebsite of event app

Omvatten:

• Sessiegebieden
• Netwerklounges
• De stand voor sponsors tijdens events
• Leuke paaseieren (bijvoorbeeld verborgen quizvragen of prijsiconen)

Waarom het werkt:

• Helpt deelnemers die betrokken zijn bij het navigeren door de ruimte met vertrouwen
• Moedigt actieve deelname van virtuele deelnemers aan voordat het event begint.
• Verbetert de beleving van het event door verwarring te verminderen en de doorstroming te verbeteren.

Bonus:Gebruik deze kaart in uw enquêtes na afloop van het event om te vragen welke gebieden het meeste bezoekersverkeer of klikken hebben gekregen. Deze informatie kan worden gebruikt om feedback te verzamelen voor het optimaliseren van de indeling bij toekomstige events.

Bonustips voor organisatoren van events

Je hoeft niet alles te doen, doe het gewoon goed.

Hier zijn een paar ideeën voor slimmere planning en uitvoering:

• Geef prioriteit aan afstemming: kies 3-4 beste ideeën voor event engagement die echt passen bij uw eventformaat en publiek. Een virtueel spel als 'Raad de spreker' kan bijvoorbeeld beter presteren dan een persoonlijke rondleiding met kaart als u zich richt op virtuele deelnemers.
• Verzamel vroeg feedback: voorafgaand aan het event te begrijpen en te zien wat aanslaat. Dit helpt u om de content voor uw volgende event beter te plannen en zorgt ervoor dat event engagement gedurende het hele event hoog blijft.
• Strategisch hergebruiken: gebruik content uit je pre-eventcampagnes (zoals moodboards, trivia of sprekersspelletjes) in je eventverslagen, nabeschouwingsvideo's of nieuwsbrieven om blijvende waarde te bieden en het ROI van je inspanningen te vergroten.
• Gebruik technologie op een doordachte manier: of het nu gaat om het verzamelen van gegevens, het automatiseren van contactmomenten of het hosten van content, platforms zoals bieden u de flexibiliteit om dit alles op één plek te beheren, waardoor u tijd bespaart en de deelname van bezoekers vergroot.

Hulpmiddelen om event engagement voorafgaand aan het event te stimuleren

In het huidige snelle evenementenlandschap zijn de juiste tools essentieel om impactvolle pre-event engagement campagnes uit te voeren. Met een platform als Azavista kunnen evenementorganisatoren processen stroomlijnen, de communicatie verbeteren en deelnemers vanaf dag één betrokken houden, terwijl ze tegelijkertijd tijd besparen en de efficiëntie verhogen.

Hieronder leest u hoe Azavista uw strategie voor event engagement voorafgaand aan het event kan ondersteunen:

• Start enquêtes voorafgaand aan events en opiniepeilingen
• Gamificeer deelname via de mobiele app voor events
• Voorbeelden van inhoud
• Automatiseer e-mailherinneringen en teasers voor events
• Integreer social media feeds voor een groter bereik

Pro-tip:Wanneer u event technologie gebruikt, richt u dan op het vereenvoudigen van uw publiek, niet op het overweldigen ervan. Een paar krachtige, goed geplaatste functies kunnen het verschil maken.

Laatste gedachten

Een echt succesvol event begint niet met de openingsspeech, maar met uw eerste contactmoment voorafgaand aan het event.

Of u nu hybride events, virtuele deelnemers of fysieke bijeenkomsten organiseert, de strategieën die u vóór aanvang van het event implementeert, kunnen bepalend zijn voor de energie, focus en betrokkenheid van uw publiek tijdens het event zelf. Daarom zijn een zorgvuldige planning en bewuste momenten van engagement onontbeerlijk.

Dit is wat een goede event engagement voorafgaand aan het event oplevert:

• Het moedigt deelnemers aan om verantwoordelijkheid te nemen voor hun ervaring.
• Het verhoogt event engagement vanaf het allereerste begin.
• Het bevordert een gevoel van gemeenschap en momentum dat doorwerkt in de live-ervaring.
• Het versterkt uw vermogen om feedback te verzamelen en toekomstige ervaringen te optimaliseren.
• En het belangrijkste is dat het de deelnemers aan het event op één lijn brengt met uw missie, doelstellingen en inhoud.

Van kleine wedstrijden en interactieve kaarten tot AMA's met sprekers en korte presentaties: zelfs een paar goed uitgevoerde ideeën kunnen een blijvende impact hebben. Of u nu streeft naar meer aanmeldingen, diepgaander leren of betere netwerkmogelijkheden, betrokkenheid voorafgaand aan het evenement kan uw event net dat beetje extra geven.

Wacht dus niet tot je event begint, maar begin nu al met engagement.