Revolucionando la gestión de eventos: cómo Azavista transformó el Demo Day de Startupbootcamp
Acerca de la empresa
Cada año surgen más y más startups en todo el mundo. Personas de diferentes lugares, culturas y etapas de la vida se unen para crear algo nuevo. Todas ellas tienen algo en común: difunden su visión, innovan y logran un enorme crecimiento.
Startupbootcamp se centra en invertir y apoyar a las startups para ayudarlas a crecer. Cuenta con 15 programas aceleradores en todo el mundo que han ayudado a más de 345 startups a ponerse en marcha y a recaudar más de 734 000 € cada una. Los emprendedores tienen la oportunidad de presentar su negocio a mentores, socios e inversores, que les proporcionarán apoyo y les ayudarán a recaudar fondos durante tres meses.
Los eventos son muy importantes para encontrar a los mejores talentos y fomentar la interacción de usuario con su público, por lo que Startupbootcamp organiza docenas de eventos cada mes. El evento principal que organizan es el Demo Day, donde reúnen a más de 350 personas interesadas en el mundo de las startups para conocer a las startups seleccionadas y ver lo que tienen que ofrecer.
Planteamiento del problema
El entusiasmo y la emoción que rodean al Demo Day son contagiosos y lo convierten en un día importante para todos los participantes. Tras un proceso de tutoría en profundidad, todos pueden ver la evolución de los equipos y sus mejoras.
La preparación para el día de la demostración implica mucha presión, plazos ajustados y múltiples tareas que deben completarse. Antes de que Startupbootcamp comenzara a utilizar Azavista, los organizadores del evento trabajaban con Excel. Este enfoque era difícil de ampliar, daba lugar a errores y requería mucho tiempo.
Startupbootcamp quiere dar una imagen profesional sin perder el espíritu y la cultura de las startups. El registro tenía que estar estructurado, organizado y ser técnicamente actualizado. Para ser más productivos, ahorrar tiempo y dar una imagen profesional, necesitaban una plataforma de eventos integrada para invitar, gestionar y registrar a los asistentes.
La solución
Las soluciones de gestión de eventos y registro de Azavista resultaron ser la respuesta. Alejandra, la gestora de eventos de Startupbootcamp, descubrió la lista de verificación de eventos de Azavista, lo que llevó a la adopción de varios módulos esenciales para cumplir con los objetivos de sus eventos:
Módulo de planificación y configuración de eventos: Azavista ayudó a Startupbootcamp a crear una página web personalizada y formularios de inscripción en línea, lo que permitió un proceso de inscripción de participantes sin contratiempos.
Módulo de gestión de participantes: La plataforma permitió a Startupbootcamp automatizar las respuestas por correo electrónico, realizar un seguimiento del estado de los participantes y enviar cientos de invitaciones simultáneamente, lo que eliminó las tareas manuales y redujo el riesgo de errores.
Aplicación de registro: El proceso de registro se transformó con Azavista, eliminando las colas e impresionando a los participantes con su profesionalidad y eficiencia. Los códigos de barras agilizaron el proceso de registro, mejorando la experiencia de los participantes.
El gestor de éxito del cliente (CSM) dedicado de Azavista proporcionó asistencia durante todo el proceso de incorporación, asegurándose de que el equipo de Startupbootcamp estuviera bien preparado para su evento Demo Day. Además, el equipo de marketing y atención al cliente de Azavista ofreció asistencia in situ durante el evento.
Resultados e impacto
El impacto de las soluciones de Azavista en el Demo Day de Startupbootcamp fue profundo. El evento se desarrolló a la perfección, mejorando significativamente la experiencia de los participantes y la eficiencia general de la gestión de eventos. Entre los resultados clave se incluyen:
Procesos optimizados: la plataforma de Azavista optimizó y automatizó la gestión de eventos, reduciendo el caos al que suelen enfrentarse los gestores de eventos y permitiendo a Startupbootcamp centrarse en tareas más estratégicas.
Profesionalidad: El proceso de registro estuvo muy bien organizado, lo que impresionó a los asistentes por la profesionalidad de Startupbootcamp. Este logro fue fundamental para mantener el equilibrio entre la profesionalidad y la cultura emprendedora que Startupbootcamp quería conservar.
Mejora de la experiencia de los participantes: gracias a la eliminación de las colas durante el registro y al uso de códigos de barras, la experiencia de los participantes mejoró considerablemente. Los asistentes disfrutaron de un evento fluido, eficiente y profesional que estableció un alto estándar para futuros eventos.
