Cómo TNW registra a más de 10 000 participantes
Acerca de TNW
The Next Web (TNW) es una dinámica empresa de medios de comunicación con un enfoque cuádruple que abarca TNW News, TNW Deals, TNW Conference y EvENTOS. La misión de TNW es empoderar a las personas tendiendo puentes entre la tecnología y quienes sienten pasión por ella. Sus eventos más importantes, TNW Amsterdam y TNW NYC, reúnen a más de 10 000 emprendedores, desarrolladores, profesionales del marketing, directores generales y responsables políticos de muy diversa índole, unidos por su interés común en el mundo tecnológico y las innovaciones.
Desafíos
- El proveedor de registro anterior utilizaba un proceso laborioso que implicaba la impresión de pegatinas y la colocación de insignias.
- Este enfoque obsoleto provocó retrasos significativos, lo que dio lugar a largas colas y a la frustración de los asistentes.
- TNW tenía como objetivo proporcionar una experiencia fluida y memorable, pero el proceso de registro existente distaba mucho de ser ideal.
Soluciones
Un encuentro fortuito entre TNW y Azavista en el mostrador de registro de un evento de Accenture abrió la puerta a una solución transformadora. Azavista, proveedor líder de software de gestión de eventos y soluciones de registro in situ, ya había impresionado a TNW con sus eficientes servicios para Accenture. Reconociendo el potencial de esta asociación, TNW tomó rápidamente la decisión de implementar las soluciones de Azavista para revolucionar su proceso de registro.
Azavista respondió con notable agilidad, desarrollando un plan logístico integral y llevando a cabo todos los preparativos necesarios en un plazo sorprendentemente breve de tres semanas, una tarea que normalmente lleva alrededor de dos meses. También facilitaron puestos de registro en ubicaciones temporales como el aeropuerto de Schiphol, el Stadsschouwburg, hoteles de negocios internacionales y muchos otros lugares.
Resultados obtenidos
La implementación de las soluciones de Azavista proporcionó resultados notables para TNW:
Check-in rápido: El proceso de check-in se aceleró drásticamente. Incluso con más de 2000 personas registrándose por hora durante el evento principal, el tiempo medio de check-in se redujo de forma impresionante a menos de 1 minuto.
Logística eficiente: el equipo de asistencia de Azavista se aseguró de que cada estación de registro pudiera instalarse y estar operativa en cuestión de minutos.
Mejora de la experiencia de los asistentes: La rapidez y eficiencia del proceso de registro causó una impresión duradera. Un fotógrafo de prensa incluso solicitó una pausa para capturar una entrada con más actividad, a pesar de que se trataba del mayor evento TNW Amsterdam celebrado hasta la fecha. Las soluciones de Azavista facilitaron un proceso de registro fluido y silencioso, lo que mejoró la experiencia general de los asistentes.
