Insinger Gilissen optimaliseert events met Azavista

Over de klant

Insinger Gilissen, een vooraanstaande particuliere bank die is ontstaan uit de fusie van Insinger de Beaufort en Theodoor Gilissen Bankiers, heeft een rijke geschiedenis die teruggaat tot respectievelijk 1779 en 1881. Hun missie is om innovatieve financiële oplossingen en uitzonderlijke service te bieden en tegelijkertijd klanten en toekomstige generaties te begeleiden bij het nemen van cruciale beslissingen op het gebied van vermogensbeheer.

Uitdagingen

Vóór de fusie had Theodoor Gilissen al het Azavista-platform voor event management in gebruik genomen. De belangrijkste doelstellingen voor hun events waren het vergroten van het klantenbestand en het verbeteren van de klantenservice en het klantenbeheer. Ze waren zeer tevreden over de Azavista-oplossing en waren van plan deze te blijven gebruiken voor hun events.

Na de fusie ontstond echter een nieuwe uitdaging. Het nieuw gevormde event team had een strak schema om de onboarding en training voor het platform te voltooien en tegelijkertijd hun volgende evenement, het International Documentary Film Festival Amsterdam (IDFA) in november 2017, te organiseren. Dit tweedaagse evenement trok elke dag ongeveer 300 deelnemers.

Oplossing

Insinger Gilissen heeft in samenwerking met het customer success team van Azavista snel een plan opgesteld om zo snel mogelijk met de training te beginnen. Ondanks de lopende voorbereidingen voor het evenement hebben ze het IDFA-evenement succesvol uitgevoerd, waarbij ze volledig gebruik hebben gemaakt van alle modules van de software.

Het belangrijkste doel van het Azavista-platform was om het event team te helpen bij het beheren van registraties, deelnemers en het inchecken van deelnemers ter plaatse. Met Azavista automatiseerden ze de e-mailcommunicatie, waardoor het registratieproces werd vereenvoudigd. Deelnemers kregen ook de flexibiliteit om zich namens anderen te registreren en toegang te krijgen tot het event programma zonder dat de evenementmanager verdere actie hoefde te ondernemen.

Resultaten

Gestroomlijnde evenementenorganisatie: het platform van Azavista heeft de efficiëntie van de evenementenplanning en -beheer voor InsingerGilissen aanzienlijk verbeterd. Het heeft de processen voor het opzetten van evenementen, het registreren van deelnemers en het inchecken ter plaatse vereenvoudigd, wat heeft geleid tot soepeler en beter georganiseerde evenementen.

Tijdwinst bij deelnemersbeheer: Met Azavista bespaarde het event team van Insinger Gilissen tijd bij het verwerken van deelnemersregistraties. Dankzij de automatisering en gebruiksvriendelijke functies van het platform konden registraties snel en moeiteloos worden beheerd, waardoor het team waardevolle tijd overhield om zich te concentreren op andere cruciale aspecten van de evenementenplanning.

Professionele check-in-ervaring: het check-in-proces voor deelnemers ter plaatse van Azavista verbeterde niet alleen de efficiëntie, maar voegde ook een professionele touch toe aan de events van InsingerGilissen. Deelnemers konden snel en soepel inchecken, wat bijdroeg aan een positieve algehele evenementervaring.

Deelnemers kunnen zichzelf en anderen registreren: Azavista gaf deelnemers meer mogelijkheden door hen niet alleen zichzelf, maar ook anderen te laten registreren, waardoor het registratieproces werd vereenvoudigd. Deze flexibiliteit verbeterde de gebruikerservaring en maakte het event management gemakkelijker voor zowel deelnemers als organisatoren.