Een revolutie in event management: hoe Azavista de Demo Day van Startupbootcamp transformeerde
Over het bedrijf
Elk jaar ontstaan er wereldwijd steeds meer start-ups. Mensen uit verschillende plaatsen, culturen en levensfasen komen samen om iets nieuws te creëren. Ze hebben allemaal iets gemeen: ze verspreiden hun visie, innovatie en realiseren een enorme groei.
Startupbootcamp richt zich op het investeren in en ondersteunen van startups om hen te helpen groeien. Ze hebben 15 acceleratorprogramma's over de hele wereld die meer dan 345 startups hebben geholpen om van start te gaan en elk meer dan € 734.000 hebben opgehaald. Ondernemers krijgen de kans om hun bedrijf te presenteren aan mentoren, partners en investeerders, die drie maanden lang fondsenwerving en ondersteuning zullen verzorgen.
Events zijn erg belangrijk om het beste talent te vinden en hun publiek te betrekken. Daarom organiseert Startupbootcamp elke maand tientallen events. Het belangrijkste event dat ze organiseren is Demo Day, waar ze meer dan 350 mensen uit de startupwereld samenbrengen om de geselecteerde startups te ontmoeten en te zien wat ze te bieden hebben.
Probleemstelling
De opwinding en het enthousiasme rond Demo Day zijn aanstekelijk en het is een belangrijke dag voor alle betrokkenen. Na intensieve begeleiding kan iedereen de ontwikkeling van de teams en hun verbeteringen zien.
De aanloop naar de demodag gaat gepaard met hoge druk, strakke schema's en tal van taken die moeten worden voltooid. Voordat Startupbootcamp Azavista ging gebruiken, werkten de organisatoren van het event met Excel. Deze aanpak was moeilijk op te schalen, leidde tot fouten en kostte ontzettend veel tijd.
Startupbootcamp wil er professioneel uitzien zonder het startupgevoel en de startupcultuur te verliezen. Het inchecken moest gestructureerd, georganiseerd en technisch up-to-date zijn. Om productiever te zijn, tijd te besparen en er professioneel uit te zien, hadden ze een geïntegreerd event check in platform nodig om deelnemers uit te nodigen, te beheren en in te checken.
De oplossing
De oplossingen van Azavista voor event management en check-in bleken de oplossing te zijn. Alejandra, de evenementmanager bij Startupbootcamp, ontdekte de evenementenchecklist van Azavista, wat leidde tot de invoering van verschillende essentiële modules om hun evenementdoelen te bereiken:
Module voor evenementenplanning en -opzet: Azavista hielp Startupbootcamp bij het maken van een aangepaste webpagina en online registratieformulieren, waardoor een naadloos registratieproces voor deelnemers mogelijk werd.
Deelnemersbeheermodule: Dankzij het platform kon Startupbootcamp e-mailreacties automatiseren, de status van deelnemers bijhouden en honderden uitnodigingen tegelijk versturen, waardoor handmatige taken werden geëlimineerd en het risico op fouten werd verminderd.
Check-In-app: Het check-inproces werd getransformeerd met Azavista, waardoor wachtrijen werden geëlimineerd en deelnemers onder de indruk waren van de professionaliteit en efficiëntie. Barcodes versnelden het check-inproces, wat de ervaring van de deelnemers verbeterde.
De toegewijde Customer Success Manager (CSM) van Azavista bood ondersteuning tijdens het hele onboardingproces en zorgde ervoor dat het team van Startupbootcamp goed voorbereid was op hun Demo Day-evenement. Daarnaast bood het marketing- en klantenserviceteam van Azavista ondersteuning ter plaatse tijdens het evenement.
Resultaten en impact
De impact van de oplossingen van Azavista op de Demo Day van Startupbootcamp was enorm. Het evenement verliep vlekkeloos, waardoor de ervaring van de deelnemers en de algehele efficiëntie van het event management aanzienlijk werden verbeterd. De belangrijkste resultaten zijn:
Gestroomlijnde processen: Het platform van Azavista heeft het event management gestroomlijnd en geautomatiseerd, waardoor de chaos waarmee evenementenmanagers vaak te maken hebben, is verminderd en Startupbootcamp zich kan concentreren op meer strategische taken.
Professionaliteit: Het Check-In-proces was opmerkelijk goed georganiseerd, wat indruk maakte op de deelnemers vanwege de professionaliteit van Startupbootcamp. Deze prestatie was van cruciaal belang voor het behoud van het evenwicht tussen professionaliteit en de startupcultuur die Startupbootcamp wilde behouden.
Verbeterde deelnemerservaring: dankzij het ontbreken van wachtrijen bij het Check-In en het gebruik van barcodes werd de deelnemerservaring aanzienlijk verbeterd. Deelnemers konden rekenen op een soepel, efficiënt en professioneel event dat de lat voor toekomstige events hoog heeft gelegd.
