Hoe TNW meer dan 10.000 deelnemers controleert

Over TNW

The Next Web (TNW) is een dynamisch mediabedrijf met een vierledige aanpak die TNW News, TNW Deals, TNW Conference en Events omvat. De missie van TNW is om individuen te empoweren door de kloof te overbruggen tussen technologie en de mensen die er gepassioneerd over zijn. Hun belangrijkste events, TNW Amsterdam en TNW NYC, brengen een diverse groep van meer dan 10.000 ondernemers, ontwikkelaars, marketeers, CEO's en beleidsmakers samen, verenigd door hun gedeelde interesse in de technologische wereld en innovaties.

Uitdagingen

• De vorige registratieleverancier gebruikte een arbeidsintensief proces waarbij stickers werden afgedrukt en badges werden aangebracht.
• Deze verouderde aanpak zorgde voor aanzienlijke vertragingen, met lange wachtrijen en frustratie bij de bezoekers tot gevolg.
• TNW wilde een naadloze en gedenkwaardige ervaring bieden, maar het bestaande Check-In-proces was verre van ideaal.

Oplossingen

Een toevallige ontmoeting tussen TNW en Azavista bij de check-inbalie van een evenement van Accenture opende de deur naar een transformatieve oplossing. Azavista, een toonaangevende leverancier van event management software en on-site check-inoplossingen, had eerder indruk gemaakt op TNW met hun efficiënte diensten voor Accenture. TNW zag het potentieel van deze samenwerking en besloot snel om de oplossingen van Azavista te implementeren om hun check-inproces te revolutioneren.

Azavista reageerde met opmerkelijke flexibiliteit, ontwikkelde een uitgebreid logistiek plan en voerde alle noodzakelijke regelingen uit binnen een verbazingwekkend korte termijn van drie weken, een taak die normaal gesproken ongeveer twee maanden in beslag neemt. Ze faciliteerden ook Check-In-balies op tijdelijke locaties zoals Schiphol Airport, Stadsschouwburg, internationale zakenhotels en tal van andere locaties.

Behaalde resultaten

De implementatie van Azavista's oplossingen leverde opmerkelijke resultaten op voor TNW:

Snel Check-In: Het Check-In-proces werd drastisch versneld. Zelfs met meer dan 2000 mensen die per uur incheckten tijdens het hoofdevenement, werd de gemiddelde inchecktijd indrukwekkend teruggebracht tot minder dan 1 minuut.

Efficiënte logistiek: het ondersteuningsteam van Azavista zorgde ervoor dat elk Check-In-station binnen enkele minuten kon worden opgezet en operationeel was.

Verbeterde bezoekerservaring: De snelheid en efficiëntie van het Check-In-proces maakten een blijvende indruk. Een persfotograaf vroeg zelfs om een pauze om een drukker ogende ingang vast te leggen, ondanks dat dit het grootste TNW Amsterdam-event ooit was. De oplossingen van Azavista zorgden voor een naadloos en rustig Check-In-proces, waardoor de algehele bezoekerservaring werd verbeterd.